6-НДФЛ сдают не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом, а за год — не позднее 25 февраля следующего года. Отчётность квартальная: первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Срок одинаков для ООО и ИП, у которых есть наёмные работники.
Какие сроки действуют в 2026 году
Правило установлено ст. 230 НК РФ. За первый квартал отчитываются не позднее 25-го числа месяца, следующего за этим периодом. То же правило действует для полугодия и девяти месяцев.
За год срок отдельный — не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом. То есть отчёт за 2026 год нужно сдать не позднее 25 февраля 2027 года.
Если 25-е число выпадает на выходной, действует общий порядок переноса сроков. Проверяйте календарь на конкретный год заранее, чтобы не спорить с инспекцией о дате.
Что входит в расчёт и справки о доходах
6-НДФЛ — это расчёт сумм налога, исчисленных и удержанных налоговым агентом. В нём видно, сколько дохода вы выплатили физлицам, сколько налога удержали и перечислили.
Отдельно сдаются сведения о доходах физических лиц за истёкший год и суммах налога по каждому человеку. Срок тот же — не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом.
Если у компании есть обособленные подразделения, отчётность представляют с учётом этого. Российские организации с обособленными подразделениями подают сведения о доходах и расчёт по установленным правилам. Уточните, как вы отчитываетесь сейчас: по головной организации или отдельно по подразделениям.
Порядок действий перед каждой сдачей
Шаг 1. Соберите выплаты за период. Проверьте зарплату, премии, отпускные, больничные, договоры подряда с физлицами. Каждая выплата должна попасть в расчёт.
Шаг 2. Сверьте налог. Сравните удержанный НДФЛ с тем, что фактически перечислено в бюджет. Расхождение — повод разобраться до сдачи, а не после требования из инспекции.
Шаг 3. Проверьте данные по людям. ИНН, ФИО, суммы дохода и налога по каждому сотруднику должны совпадать с вашими учётными документами.
Шаг 4. Сдайте расчёт и сохраните подтверждение приёма. Квитанция о приёме — ваш аргумент, если возникнет спор о дате.
Шаг 5. Поставьте напоминание на следующий срок. Квартальная отчётность легко выпадает из памяти в сезон отпусков и отчётных нагрузок.
Ошибки, которые приводят к проблемам
Первая ошибка — путать срок уплаты налога и срок сдачи отчёта. Это разные даты и разные последствия. Перечисление денег в бюджет не заменяет подачу расчёта.
Вторая — сдавать отчёт только по головной организации, забывая про обособленные подразделения. Проверьте свою схему отчётности до наступления срока.
Третья — неверные суммы дохода или налога по конкретному человеку. Это видно при сверке, и расчёт придётся уточнять.
Четвёртая — сдача в последний день. Технический сбой, очередь в приёме отчётности или ошибка в файле оставляют вас без запаса времени.
Пятая — забыть про сведения о доходах за год. Это отдельный документ со своим сроком — не позднее 25 февраля.
Последствия опоздания и что делать
За нарушение сроков сдачи расчёта предусмотрена ответственность. Точный размер штрафа зависит от периода просрочки и суммы налога, поэтому сверяйтесь с действующей редакцией норм перед принятием решений.
Практический порядок при опоздании такой. Сначала сдайте расчёт — просрочка без отчёта хуже, чем просрочка с уже поданным документом. Затем проверьте, удержан ли и перечислен налог. Если нет, закройте долг по налогу.
Дальше дождитесь требования из инспекции и ответьте на него. Если ошибка техническая, приложите подтверждение попытки сдачи. Если вы нашли неточность сами, подайте уточнённый расчёт до того, как это сделает инспекция.
Отдельно про материальную выгоду. По ст. 212 НК РФ экономия на процентах у работодателя рассматривается как доход работника. Правила по таким доходам, полученным с 01.01.2024, применяются в редакции, указанной в норме. Если вы выдаёте сотрудникам займы, проверьте, не появляется ли у них облагаемый доход.
Частые вопросы
Когда сдавать 6-НДФЛ за первый квартал?
Не позднее 25-го числа месяца, следующего за первым кварталом. Это правило установлено ст. 230 НК РФ.
Какой срок сдачи расчёта за год?
Не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом. За 2026 год — не позднее 25 февраля 2027 года.
Нужно ли сдавать сведения о доходах отдельно от расчёта?
Да, это отдельный документ. Срок его представления — не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом.
Что делать, если пропустили срок?
Сдайте расчёт как можно скорее, проверьте уплату налога и ответьте на требование инспекции. Уточнённый расчёт при найденной ошибке лучше подать самому.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.