ЕФС-1 — единая форма, в которой вы отчитываетесь по сотрудникам сразу по нескольким поводам: приём и увольнение, отпуска и больничные, а также страховые взносы на травматизм. Срок зависит от того, какой раздел вы заполняете и какое событие произошло. Единой даты «сдать всё к числу» нет, поэтому календарь удобнее вести по видам отчётности.
Что входит в ЕФС-1 и почему сроков несколько
Форма объединяет несколько разделов и подразделов. Одни касаются кадровых событий, другие — начисленных и уплаченных взносов на травматизм. У каждого блока свой повод для сдачи и своя дата.
Из-за этого бухгалтер и кадровик смотрят на разные сроки. Кадровые события привязаны к дате приказа или договора. Взносы — к отчётному периоду. Если вы держите всё в одной форме, но путаете поводы, легко пропустить дату.
Владельцу бизнеса достаточно понять главное: ЕФС-1 сдают не один раз в год, а по мере событий и по итогам периодов. Дальше разберём, что это значит на практике.
Кадровые события: когда отчитываться сразу
Приём на работу, перевод, увольнение, отпуск, больничный — каждое из этих событий требует отдельной сдачи. Срок короткий, и отсчитывается он от даты события, а не от конца месяца.
Практический порядок такой:
- Издаёте приказ или заключаете договор.
- Сразу передаёте данные тому, кто готовит отчётность.
- Формируете ЕФС-1 по нужному событию и отправляете.
Главная ошибка — «накопить» события и сдать всё вместе в конце месяца. Так нельзя: у кадровых разделов срок привязан к конкретному событию. Если ждать, дата уже пройдёт.
Второй риск — расхождение между приказом и отчётом. Проверяйте, что дата события, должность и данные сотрудника совпадают с документами. Иначе отчёт придётся уточнять.
Взносы на травматизм: отчётность за период
Отдельный блок ЕФС-1 касается взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев. Здесь срок привязан к отчётному периоду, а не к отдельному событию.
Что сделать, чтобы не пропустить:
- заранее поставить дату сдачи в календарь ответственного;
- сверить начисления с расчётами по зарплате до отправки;
- проверить, что уплаченные суммы совпадают с начисленными.
Если в периоде не было начислений, это не повод молчать. Порядок сдачи в такой ситуации уточните у того, кто ведёт вашу отчётность: форма и правила могли обновиться.
Как выстроить календарь, чтобы не пропускать даты
Заведите два разных напоминания: одно — на кадровые события, второе — на отчётные периоды. Это разные поводы, и держать их в одной строке календаря неудобно.
Простой рабочий порядок:
- назначьте одного ответственного за ЕФС-1;
- заведите журнал событий: приём, перевод, увольнение, отпуск, больничный;
- отмечайте в журнале дату сдачи по каждому событию;
- перед отправкой сверяйте данные с приказами и договорами.
Если отчётность ведёт внешний бухгалтер, договоритесь о правиле: вы сообщаете о кадровом событии в день его оформления. Так у него останется время подготовить и отправить форму.
Ошибки и последствия
Самая частая ошибка — сдать кадровый раздел с опозданием, потому что его «забыли» среди текучки. Вторая — указать неверные данные: не ту дату, должность или сотрудника.
Третья ошибка — считать, что при отсутствии начислений отчитываться не нужно. Четвёртая — не отслеживать изменения в форме и правилах заполнения.
Последствия зависят от ситуации: опоздание и недостоверные сведения могут привести к претензиям со стороны фонда. Точные меры в вашем случае лучше уточнять по актуальным правилам, а не по памяти. Исправлять ошибку всё равно придётся: уточнённую форму готовят и отправляют отдельно.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать ЕФС-1 при приёме сотрудника?
Да, приём на работу — отдельное кадровое событие, по нему отчитываются отдельно. Срок отсчитывается от даты события, поэтому тянуть до конца месяца нельзя.
Можно ли сдать все события за месяц одной формой?
Нет. Кадровые события привязаны к своим датам, а взносы на травматизм — к отчётному периоду. Это разные поводы, и сдаются они по отдельности.
Что делать, если в отчёте нашли ошибку?
Подготовьте уточнённую форму по тому же событию или периоду. Перед отправкой сверьте данные с приказами и расчётами по зарплате.
Кто отвечает за сроки, если отчётность ведёт внешний бухгалтер?
Ответственность за своевременную передачу данных о кадровых событиях остаётся за вами. Договоритесь, что вы сообщаете о приказе или договоре в день оформления.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.