Зависшая дебиторка видна не в отчёте, а в сверке с покупателями. Если вы регулярно сверяете расчёты и получаете подтверждение от контрагентов, долги не копятся незаметно. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках.
Что такое сверка и зачем она нужна
Сверка — это сравнение ваших данных о долге покупателя с его данными. По итогам составляют акт сверки: в нём видно, сколько покупатель должен вам и сколько вы должны ему. Подписанный обеими сторонами акт подтверждает сумму долга.
Без сверки долг живёт только в вашей программе. Покупатель может считать иначе: не получил закрывающие документы, не согласен с суммой, оплатил по другому счёту. Пока разногласие не выявлено, вы считаете деньги своими, а их нет.
Сверка нужна и для взыскания. Если дело дойдёт до суда, подписанный акт помогает доказать размер долга. Без него спорить придётся о каждой поставке.
Как часто сверять и с кем
Сверяйте не всех подряд, а по риску. С постоянными крупными покупателями — регулярно, по графику. С теми, кто платит с задержкой, — чаще. С разовыми — по факту закрытия сделки.
Заведите простое правило: сверка идёт перед каждым крупным платежом и перед закрытием месяца по проблемным контрагентам. Так вы не тратите время на всех, но не пропускаете рост долга.
Отдельно держите список покупателей с просроченной оплатой. Он должен быть у вас, а не только у бухгалтера. Просматривайте его сами.
Что владелец может проверить сам
Вам не нужен доступ к проводкам. Достаточно нескольких проверок.
Первое — список долгов на конец месяца. Попросите его в понятном виде: покупатель, сумма, дата отгрузки, дата оплаты по договору. Если такого списка нет или его собирают вручную неделю, это сигнал.
Второе — акты сверки. Спросите, с кем сверялись за последний период и кто подписал акт. Отсутствие подписанных актов по крупным долгам — тревожно.
Третье — закрывающие документы. По каждой отгрузке покупатель должен получить счёт, накладную или акт. Если документы уходят с задержкой, покупатель не платит, потому что не может закрыть сделку у себя.
Четвёртое — оплаты. Сравните, что покупатель должен был заплатить по договору и что заплатил. Расхождения должны быть объяснены, а не списаны на «потом разберёмся».
Пятое — списания и зачёты. Спросите, не закрывали ли долг взаимозачётом или списанием без вашего согласия. Такие операции меняют картину.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте вопросы про долги, а не про отчётность. Так вы быстрее поймёте, как ведётся учёт.
Спросите: «С кем из покупателей мы не сверялись дольше всего?» Ответ покажет, где копится риск.
Спросите: «По каким долгам у нас нет подписанных документов?» Это кандидаты на спор.
Спросите: «Какие долги старше срока оплаты по договору и что мы по ним сделали?» Должен быть план: напоминание, претензия, приостановка отгрузок.
Спросите: «Кто отвечает за отправку закрывающих документов и как вы проверяете, что покупатель их получил?» Без этой проверки долги растут из-за бумаг, а не из-за денег.
Спросите: «Как я узнаю о новом просроченном долге?» Ответ «я скажу» плохой. Нужен регулярный отчёт.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — долг растёт, а вы узнаёте об этом последним. Значит, отчётности по дебиторке нет или она не доходит до вас.
Второй — сверки не проводятся или акты подписывает только ваша сторона. Односторонний акт слабее, а разногласия остаются скрытыми.
Третий — покупатели жалуются, что не получают документы. Это прямая причина неоплаты, и она решается быстро.
Четвёртый — долги закрывают зачётами и списаниями без обсуждения с вами. Проверяйте каждую такую операцию.
Пятый — на вопрос о конкретном покупателе бухгалтер отвечает «надо посмотреть» и не возвращается с ответом. Учёт есть, а управления долгом нет.
Шестой — в списке долгов есть покупатели, с которыми вы не работаете или которые закрылись. Такие суммы надо разбирать отдельно.
Что делать при сигналах
Начните с инвентаризации долгов. Попросите полный список с датами и документами по каждому покупателю. Сверьте его со своей памятью о сделках.
Затем проведите сверку с крупнейшими должниками. Отправьте акт, дождитесь подписания или мотивированного отказа. Разногласия фиксируйте письменно.
По долгам без документов восстановите бумаги: запросите у покупателя подтверждение, отправьте закрывающие документы повторно. Пока документов нет, долг сложно защитить.
По просроченным долгам решите, что делаете: напоминаете, приостанавливаете отгрузки или готовите претензию. Решение принимайте по каждому должнику, а не «в целом».
И настройте регулярность. Раз в месяц вы получаете короткий отчёт по дебиторке и сами просматриваете его. Так зависший долг виден сразу, а не через полгода.
Частые вопросы
Обязательно ли подписывать акт сверки с покупателем?
Нет, но подписанный акт помогает подтвердить сумму долга при споре. Без него придётся доказывать каждую поставку отдельно.
Что делать, если покупатель не возвращает акт сверки?
Отправьте акт повторно и зафиксируйте отправку. Продолжайте направлять закрывающие документы и напоминания об оплате.
Может ли бухгалтер сам решать, какие долги списывать?
Списание долга меняет ваши доходы и расходы, поэтому решение принимаете вы. Бухгалтер должен показать вам такие операции и объяснить причину.
Как часто владельцу смотреть дебиторку?
Достаточно регулярного просмотра списка долгов и сверок с крупными покупателями. Главное — делать это постоянно, а не от случая к случаю.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.