Учётная политика — это документ, по которому бухгалтер ведёт ваш учёт. Если вы его не читали, вы не знаете, какие правила применяются в вашей компании. Проверить документ на жизнеспособность можно самому, без специальных знаний: он должен быть понятным, полным и совпадать с тем, что происходит на деле.
Что вообще должно быть в документе
Учётная политика описывает, как в компании ведётся учёт: какие способы применяются, кто за это отвечает, какие формы документов используются. Это рабочий инструмент, а не формальность для проверяющих.
Прочитайте документ и отметьте места, где написано «ведётся согласно законодательству» без пояснений. Такие формулировки ничего не говорят о том, как учёт устроен именно у вас. Хороший признак — когда по каждому способу учёта написано, какой вариант выбран и почему.
Проверьте, что в документе есть разделы про бухгалтерский учёт и про налоги. Если один из них отсутствует, часть работы ведётся без закреплённых правил. Это риск: при смене бухгалтера или проверке никто не сможет объяснить, почему считали именно так.
Проверка на жизнеспособность: пять вопросов к документу
Задайте документу простые вопросы и посмотрите, есть ли в нём ответы.
Первый: кто отвечает за ведение учёта? В документе должно быть названо конкретное лицо или организация, а не просто «бухгалтерия». Если учёт ведёт внешняя компания, это тоже должно быть зафиксировано.
Второй: какие формы первичных документов вы используете? Если в документе перечислены формы, проверьте, что вы действительно работаете с ними. Расхождение между документом и практикой — сигнал, что политику писали для вида.
Третий: как определяется выручка и как признаются расходы? Вам не нужно проверять правильность метода. Важно, чтобы метод был назван и чтобы бухгалтер мог объяснить его вам простыми словами.
Четвёртый: как организован документооборот? Кто, какие документы и в какие моменты передаёт бухгалтеру. Если этого раздела нет, документы будут теряться, а учёт — запаздывать.
Пятый: когда документ пересматривался? Устаревшая политика опаснее отсутствующей: она создаёт видимость порядка. Если с момента последней редакции в компании менялись виды деятельности, структура или порядок работы, документ нужно обновлять.
Что проверить в самом учёте, не заглядывая в проводки
Владелец может оценить качество учёта по косвенным признакам, не разбираясь в счетах.
Спросите, закрыт ли предыдущий период. Если бухгалтер отвечает, что «почти», а сроки сдачи отчётности уже прошли, это тревожно. Закрытый период означает, что цифры зафиксированы и на них можно опираться.
Попросите простой отчёт: сколько денег на счетах, сколько должны вы, сколько должны вам. Если ответ приходится ждать днями или он каждый раз разный, учёт не даёт вам картины.
Проверьте, совпадают ли данные учёта с банковской выпиской и с тем, что вы знаете о своих сделках. Расхождения — повод разбираться, а не списывать на «технические моменты».
Посмотрите, как быстро вам отвечают на вопросы о конкретной операции. Если ответ требует «поднять документы» и занимает много времени, значит, документы хранятся неудобно или их нет.
Что спросить у бухгалтера
Разговор важнее документа. Задайте вопросы и слушайте, насколько ответы конкретны.
Спросите: «Покажите, где в учётной политике написано, как мы считаем этот вид расхода». Ответ «там всё стандартно» — плохой знак. Бухгалтер должен уметь показать место в документе.
Спросите: «Какие документы вам нужны от меня и к какому моменту?» Вы должны получить понятный список, а не общую фразу «присылайте всё».
Спросите: «Что изменится в учёте, если мы начнём работать по-новому?» Речь о новом виде деятельности, новой схеме оплаты, новом сотруднике. Бухгалтер должен уметь заранее сказать, что потребуется поменять в политике.
Спросите: «Кто вас подменяет и где хранятся документы?» Если учёт держится на одном человеке без передачи дел, это уязвимость.
Тревожные сигналы и что с ними делать
Первый сигнал: политика есть, но её никто не открывал с момента создания. Действие — попросить бухгалтера привести документ в соответствие с текущей работой и объяснить изменения вам.
Второй сигнал: вы не можете получить простой отчёт о состоянии дел. Действие — договориться о регулярном отчёте в понятном вам виде и зафиксировать это в договоре или регламенте.
Третий сигнал: ответы на ваши вопросы звучат как «это не ваше дело» или «вы всё равно не поймёте». Учёт существует для того, чтобы владелец принимал решения. Непонятный ответ — проблема не в вас.
Четвёртый сигнал: документы приходят бухгалтеру с опозданием, и вы узнаёте об этом только при сдаче отчётности. Действие — выстроить порядок передачи документов и назначить ответственного с вашей стороны.
Пятый сигнал: при смене бухгалтера новый человек не может разобраться в делах. Это значит, что учёт вёлся без опоры на документ. Действие — восстановить политику и порядок хранения документов до следующей смены.
Если сигналов несколько, не откладывайте. Начните с чтения учётной политики и одного разговора с бухгалтером по вопросам выше. По итогам решите, что нужно поменять: документ, порядок работы или самого исполнителя.
Частые вопросы
Обязательно ли читать учётную политику, если бухгалтер опытный?
Да, стоит прочитать хотя бы разделы о том, кто ведёт учёт и какие правила применяются. Опыт бухгалтера не отменяет того, что правила должны быть зафиксированы и понятны вам.
Можно ли проверить качество учёта, не разбираясь в бухгалтерии?
Можно. Смотрите на понятность отчётов, скорость ответов, совпадение данных с банковскими выписками и на то, может ли бухгалтер объяснить свои действия простыми словами.
Что делать, если учётная политика устарела?
Попросите бухгалтера обновить документ под текущую работу компании и показать вам, что изменилось. После этого проверьте, что практика совпадает с новой редакцией.
Как часто нужно пересматривать учётную политику?
Каждый раз, когда меняются условия работы: виды деятельности, структура, порядок расчётов или состав сотрудников. Кроме того, полезно просматривать документ, когда вы сами не можете вспомнить, что в нём написано.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.