Требования для бухгалтера в первую очередь означают, что учёт должен быть в порядке: документы готовы к проверке, данные хранятся пять лет, а законные требования налоговой выполняются. Отвечает за это сам налогоплательщик — ООО или ИП, даже если учёт ведёт наёмный бухгалтер или сторонняя компания. Поэтому проверять стоит не диплом бухгалтера, а то, как организована работа с документами.
Что закон требует от налогоплательщика
Обязанности установлены ст. 23 НК РФ. Налогоплательщик должен представлять в налоговые органы документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, — в случаях и порядке, которые предусмотрены Кодексом. Это значит, что по требованию налоговой документы нужно передать, а не искать по коробкам неделю.
Вторая обязанность — выполнять законные требования налогового органа об устранении выявленных нарушений и не препятствовать работе его должностных лиц. Если инспектор пришёл с проверкой, а бухгалтер «не в курсе, где документы», это проблема владельца бизнеса, а не инспектора.
Третья обязанность касается хранения. В течение пяти лет нужно обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. В том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов и уплату или удержание налогов, если иное не предусмотрено Кодексом.
Какие документы должны быть под рукой
Требования для бухгалтера на практике сводятся к простому правилу: любой документ, который подтверждает доход, расход или налог, должен существовать в понятном виде и находиться быстро. Это первичные документы по сделкам, документы, подтверждающие расходы, и документы об уплате или удержании налогов.
Отдельно держите данные учёта — регистры, отчёты, выгрузки из программ. Через год-два никто не вспомнит, почему в отчётности стоит именно эта сумма. Данные учёта и документы, на которых они построены, должны храниться вместе и быть взаимно проверяемыми.
Проверьте себя: если вы попросите бухгалтера показать документы по любой сделке прошлого года, сколько времени это займёт? Если ответ «надо поднять архив и посмотреть» — порядок хранения не организован.
Порядок действий для владельца бизнеса
Сначала определите, кто отвечает за учёт и хранение. Если бухгалтер один, закрепите это в договоре или должностной инструкции: какие документы он принимает, какие формирует, где они хранятся и кто отвечает за передачу их в налоговую. Устная договорённость здесь не работает.
Затем составьте перечень документов, которые должны храниться. Пройдитесь по своим сделкам за последний год: доходы, расходы, уплаченные налоги. Для каждой операции должен быть документ и место, где он лежит.
Дальше установите порядок передачи документов в налоговую. Когда приходит требование, сроки короткие, и искать бумаги некогда. Заранее решите, кто отвечает на требование, в каком виде передаются документы и где хранится их копия.
И последнее — проверяйте хранение. Раз в год выборочно запросите документы по нескольким сделкам за прошлые периоды. Это простая проверка, которая показывает, работает ли схема.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — считать, что за документы отвечает бухгалтер, а владелец ни при чём. Обязанности по ст. 23 НК РФ лежат на налогоплательщике. Если документов нет, отвечать будет организация или ИП.
Вторая ошибка — хранить документы меньше пяти лет. Срок хранения прямо установлен ст. 23 НК РФ. Выбрасывать документы «за ненадобностью» через два-три года нельзя.
Третья ошибка — хранить документы в разных местах: часть у бухгалтера, часть в офисе, часть в переписке с контрагентом. При требовании налоговой это превращается в срочный поиск и риск не успеть.
Четвёртая ошибка — игнорировать требования налогового органа об устранении нарушений. Закон обязывает их выполнять. Молчание или отговорки не снимают обязанность.
Последствия
Если документы не представлены или данные учёта не сохранены, налоговая может снять расходы и вычеты: подтверждать их будет нечем. Тогда налог пересчитают, а к нему добавятся пени и штраф. Точные суммы зависят от ситуации и норм Кодекса.
Если не выполнены законные требования об устранении нарушений, это тоже становится отдельным нарушением со своими последствиями. Спорить с инспектором о том, что «бухгалтер не передал», бессмысленно: обязанность лежит на налогоплательщике.
Отдельный риск — препятствование работе должностных лиц налоговых органов. Отказ пускать, прятать или затягивать передачу документов только усугубляет ситуацию.
Частые вопросы
Сколько лет нужно хранить документы бухгалтерского учёта?
Пять лет. Это требование ст. 23 НК РФ: в течение пяти лет обеспечивается сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Кто отвечает, если документы потерял бухгалтер?
Налогоплательщик — ООО или ИП. Обязанности по ст. 23 НК РФ возложены на него, поэтому разбираться с налоговой будет владелец бизнеса, а с бухгалтером он решает вопрос отдельно.
Обязан ли бухгалтер передавать документы в налоговую?
Налогоплательщик обязан представлять в налоговые органы документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в случаях и порядке, предусмотренных Кодексом. Кто именно это делает — бухгалтер или владелец — решается внутри бизнеса.
Что будет, если не выполнить требование налоговой об устранении нарушений?
Это нарушение обязанности, установленной ст. 23 НК РФ. Последствия зависят от конкретной ситуации и применяемых норм Кодекса.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.