Заместитель главного бухгалтера нужен, чтобы считать налоги и сдавать отчётность, когда главбух в отпуске, на больничном или уволился. Требования к нему простые: он должен вести бухгалтерский и налоговый учёт, готовить документы для инспекции и отвечать на её запросы. Ниже — что именно от него ждать и как это проверить до найма.
Что такой сотрудник делает каждый день
Заместитель главного бухгалтера ведёт учёт операций: проводит выручку, закупки, зарплату, налоги. Он готовит отчётность и отвечает за то, чтобы цифры в декларациях совпадали с данными учёта. Если главбух уходит в отпуск или на больничный, заместитель закрывает период вместо него.
Отдельная часть работы — документы. По ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан представлять в налоговые органы документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Заместитель собирает эти документы по запросу инспекции и следит, чтобы они были в порядке.
Какие знания проверять на собеседовании
Спрашивайте не про стаж, а про конкретные ситуации. Попросите рассказать, как он закрывает месяц: какие операции проводит, как сверяет данные, что делает перед сдачей декларации. Так вы увидите, работал человек с учётом или только смотрел, как это делают другие.
Проверьте, знает ли он свои обязанности по ст. 23 НК РФ. Сотрудник должен понимать: документы для инспекции нужно представить, а законные требования об устранении нарушений — выполнить. Если кандидат не может объяснить, зачем нужны первичные документы, доверять ему учёт рано.
Спросите про хранение. По ст. 23 НК РФ нужно в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Заместитель главбуха отвечает за это вместе с главбухом: следит, чтобы документы не терялись и лежали в доступном месте.
Какие документы закрепить за ним
Составьте список обязанностей письменно и включите его в трудовой договор или должностную инструкцию. Иначе при проверке или споре вы не докажете, что участок был закреплён за конкретным человеком. В списке перечислите: ведение учёта, подготовка отчётности, сбор документов по требованиям инспекции, хранение документов.
Отдельно пропишите, кто отвечает за учёт, когда главбуха нет на месте. Если заместитель замещает его, у него должны быть доступы к учётной программе, банку и электронной отчётности. Без доступов он не сможет ни сдать отчётность, ни ответить на запрос.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — брать человека без проверки на реальных задачах. Красивый диплом не показывает, умеет ли он сводить данные и находить расхождения. Дайте тестовое задание на закрытие месяца или на разбор выписки.
Вторая ошибка — не давать заместителю доступ к документам. Если он не видит первичку, учёт разваливается, а ошибки всплывают уже в декларации. Третья — не фиксировать передачу дел. Когда главбух уходит, часть документов теряется, и восстановить их к проверке не получается.
Последствия запущенного учёта
Если документы не собраны и не сохранены, инспекция при проверке может не принять расходы и вычеты. Тогда налог доначислят, а вместе с ним — пени и штраф. Точные суммы зависят от ситуации, но платить придётся из денег компании.
Есть и другой риск. По ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан не препятствовать законной деятельности должностных лиц налоговых органов. Если заместитель главбуха не отвечает на требования и не передаёт документы, отвечать будет компания, а не сотрудник.
Как выстроить работу с заместителем
Определите, какие участки он ведёт сам, а какие остаются за главбухом. Проверяйте результаты раз в месяц: сверяйте декларации с учётом, смотрите, все ли документы на месте. Раз в квартал проверяйте, что документы за последние годы лежат в архиве и их можно найти.
Если учёт ведёт один человек и он уходит, заранее решите, кто его подменит. Заместитель главбуха — это не формальная должность, а страховка на случай отпуска, болезни или увольнения. Без неё компания остаётся без отчётности в самый неудобный момент.
Частые вопросы
Обязан ли заместитель главного бухгалтера хранить документы?
Да, вместе с главбухом. По ст. 23 НК РФ компания обязана в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и документов, нужных для исчисления и уплаты налогов.
Что будет, если заместитель не ответит на требование инспекции?
Отвечать будет компания. По ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан представлять документы для исчисления и уплаты налогов и выполнять законные требования об устранении нарушений.
Можно ли взять заместителя без опыта главбуха?
Можно, если он уверенно ведёт учёт и готовит отчётность. Проверьте это на реальной задаче — например, на закрытии месяца, а не на вопросах про стаж.
Нужна ли должностная инструкция?
Да. Без письменного списка обязанностей вы не докажете, какой участок был закреплён за сотрудником. Включите в инструкцию учёт, отчётность, сбор документов по требованиям инспекции и хранение.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.