Учёт НИОКР строится на одних и тех же документах: первичке, регистрах бухгалтерского учёта и налоговом учёте. Бухгалтерскую базу вы считаете по данным регистров бухучёта, налоговую — по первичным документам, сгруппированным по правилам НК РФ. Если в регистрах бухучёта не хватает данных для налога, вы вправе дополнить их своими реквизитами или вести отдельные регистры налогового учёта.
Что считается основой учёта НИОКР
Начинается всё с первичных документов. Это договоры на исследования и разработки, акты выполненных работ, технические задания, отчёты об этапах, документы на оборудование и материалы, которые ушли на разработку. Без них не собрать ни бухгалтерскую, ни налоговую базу.
Дальше информация попадает в регистры бухгалтерского учёта. По ст. 54 НК РФ налогоплательщик-организация исчисляет налоговую базу по итогам каждого налогового периода на основе данных этих регистров и (или) иных документально подтверждённых данных об объектах налогообложения.
Налоговый учёт по ст. 313 НК РФ — это система обобщения информации для определения налоговой базы на основе первичных документов, сгруппированных по порядку, который установлен НК РФ. Его цель — сформировать полную и достоверную информацию о том, как учтены хозяйственные операции за отчётный (налоговый) период, и обеспечить этой информацией внутренних и внешних пользователей для контроля за правильностью исчисления и полнотой уплаты налога.
Как выстроить порядок действий
Сначала определите, что именно вы разрабатываете и на каком этапе находится работа. Заведите на каждый проект отдельную папку: договор, техническое задание, акты по этапам, отчёты, счета и платёжные документы. Так у вас будет документальное подтверждение каждой суммы, которую вы относите на НИОКР.
Затем проверьте, хватает ли ваших регистров бухучёта для расчёта налоговой базы. Если данных недостаточно, по ст. 313 НК РФ вы вправе самостоятельно дополнить применяемые регистры бухгалтерского учёта дополнительными реквизитами, сформировав тем самым регистры налогового учёта, либо вести самостоятельные регистры налогового учёта. Решите это один раз и закрепите в учётной политике, чтобы каждый месяц не изобретать порядок заново.
Отдельно продумайте, кто отвечает за сбор документов от исполнителей и подрядчиков. Если акт по этапу приходит с опозданием, расходы и результаты разработки «зависают» между периодами. Это прямая дорога к искажениям в базе.
Ошибки в учёте НИОКР и их последствия
Самая частая ошибка — расходы на разработки проведены без подтверждающих документов. Тогда сумму нечем обосновать ни в бухучёте, ни в налоговом учёте, а база посчитана на недостоверных данных.
Вторая ошибка — перепутаны периоды. По ст. 54 НК РФ при обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым налоговым (отчётным) периодам, в текущем налоговом (отчётном) периоде перерасчёт налоговой базы и суммы налога производится за период, в котором были совершены указанные ошибки (искажения). То есть просто «поправить» цифру в текущем месяце нельзя: пересчёт идёт по тому периоду, где ошибка возникла.
Третья ошибка — регистры налогового учёта не ведутся или ведутся формально. Если при проверке вы не покажете, как из первички получилась налоговая база, объяснить расчёт будет нечем.
Последствие у всех этих ошибок одно: база по налогу посчитана неверно, а значит, есть риск доначислений и споров с налоговым органом. Исправлять лучше сразу, как только нашли искажение, а не тянуть до конца года.
Отчётность и сроки
Если у организации нет обязанности представлять годовую бухгалтерскую (финансовую) отчётность, составляющую государственный информационный ресурс бухгалтерской (финансовой) отчётности по Федеральному закону от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ, она представляет такую отчётность в налоговый орган по месту нахождения не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года. Исключения по ст. 23 НК РФ: случаи, когда организация по указанному закону не обязана вести бухгалтерский учёт, религиозные организации и организации, представляющие годовую отчётность в Центральный банк Российской Федерации, если иное не предусмотрено этим подпунктом.
Проверьте, попадаете ли вы в это правило. Если да — поставьте срок в календарь заранее, до конца марта. Если нет — ориентируйтесь на общий порядок сдачи отчётности, который применяется к вашей организации.
Что держать под контролем
Раз в квартал сверяйте три вещи: перечень проектов НИОКР, суммы по актам и то, что попало в регистры. Расхождение между папкой документов и учётом — сигнал, что где-то потерялся акт или неверно определён период.
Храните документы по разработкам так, чтобы их можно было поднять без поиска по всей бухгалтерии. Это касается и первички, и регистров: именно ими вы подтверждаете расчёт базы.
Если меняете порядок учёта НИОКР, зафиксируйте новое правило в учётной политике с начала года. Так у вас будет единая логика и в бухгалтерском, и в налоговом учёте.
Частые вопросы
Нужно ли вести отдельные регистры налогового учёта НИОКР?
Не обязательно. По ст. 313 НК РФ можно дополнить применяемые регистры бухучёта дополнительными реквизитами либо вести самостоятельные регистры налогового учёта. Выбор за вами, но он должен быть закреплён в учётной политике.
Что делать, если ошибка в учёте НИОКР нашлась в следующем году?
По ст. 54 НК РФ перерасчёт налоговой базы и суммы налога производится за период, в котором были совершены ошибки (искажения). Исправляйте тот прошлый период, а не текущий.
Можно ли считать налоговую базу только по регистрам бухучёта?
Да, по ст. 54 НК РФ база исчисляется на основе данных регистров бухучёта и (или) иных документально подтверждённых данных об объектах налогообложения. Главное — чтобы данных хватало и они были подтверждены документами.
В какой срок сдавать годовую отчётность, если организация не обязана представлять её в государственный информационный ресурс?
По ст. 23 НК РФ — не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года, с исключениями, перечисленными в этой норме. Проверьте, относится ли исключение к вашей организации.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.