Упрощённый кадровый учёт — это режим для малого бизнеса, при котором часть обязательных кадровых документов можно не вести. Решение принимает руководитель, но не автоматически: нужно попасть в критерии и оформить отказ от части документов. Ниже — что именно можно убрать, как это сделать и где чаще всего ошибаются.
Кому доступен упрощённый кадровый учёт
Режим рассчитан на небольшие компании и ИП с работниками. Он касается только тех документов, которые работодатель обязан хранить по трудовому законодательству, и не отменяет трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, табели и расчёты по зарплате.
Если вы микропредприятие или небольшая организация, вы вправе отказаться от части локальных актов. Вместо них условия работы прописываются прямо в трудовом договоре с сотрудником. Это удобно, когда штат небольшой и правила для всех примерно одинаковые.
Есть и ограничение: режим не подходит, если в компании есть работники, чьи условия труда нельзя описать типовым договором. Например, когда много разных графиков, надбавок и особых условий. Тогда проще вести полный комплект документов.
Какие документы можно не оформлять
При упрощённом учёте можно не составлять правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и ряд других внутренних актов. Их содержание переносится в трудовой договор.
Обязательными остаются трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы о приёме, переводе и увольнении, личные карточки, табели учёта рабочего времени, расчётные листки, документы по охране труда и кадровые документы по отпускам и больничным.
Отказ от документов оформляется решением руководителя. В трудовые договоры нужно внести недостающие условия: режим работы, порядок оплаты, размеры надбавок, порядок премирования, условия отпуска. Если этого не сделать, при проверке будет считаться, что условия работы не закреплены.
Порядок действий: пошагово
- Проверьте, подходите ли вы под критерии малого бизнеса и нет ли работников с особыми условиями труда.
- Издайте решение руководителя об отказе от части локальных актов с даты введения режима.
- Перепишите трудовые договоры: добавьте режим работы, оплату, надбавки, премии, отпуск. С действующими работниками подпишите дополнительные соглашения.
- Отмените внутренние акты, от которых отказались, отдельным решением. Не оставляйте их в силе — иначе они продолжают действовать.
- Проверьте, что табели, расчётные листки и приказы ведутся как раньше. Упрощение их не отменяет.
- Храните документы установленный срок. Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся долго, выбрасывать их нельзя.
Если вы только начинаете работу, сразу оформляйте трудовые договоры с полными условиями. Так вы не будете переделывать документы при переходе на упрощённый учёт.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — считать, что упрощённый учёт отменяет кадровые документы целиком. Это не так: табель, расчётные листки, приказы и трудовые договоры остаются обязательными. За их отсутствие возможна ответственность по трудовому законодательству.
Вторая ошибка — отказаться от локальных актов, но не перенести их условия в договоры. В итоге режим работы, оплата и премии нигде не закреплены. При споре с работником или проверке это обернётся против работодателя.
Третья ошибка — ввести упрощённый учёт, хотя в компании есть работники с условиями, которые нельзя описать типовым договором. Тогда часть документов всё равно придётся вести, и лучше вернуть полный комплект.
Четвёртая ошибка — не отменить старые внутренние акты. Формально они продолжают действовать, и проверяющий вправе требовать их исполнения. Решение об отмене нужно оформить письменно.
Пятая ошибка — потерять документы при переходе. Старые договоры и приказы нужно хранить, даже если вы переписали договоры. Сроки хранения не сокращаются.
Что учесть при смене режима налогообложения
Кадровый учёт не зависит от налогового режима, но при смене системы налогообложения нагрузка на документы меняется. Если организация перешла с упрощённой системы налогообложения на общий режим, в том числе из-за утраты права на УСН, это не отменяет кадровые обязанности.
Отдельно стоит помнить про страховые взносы. Организация, которая перешла с УСН на общий режим и раньше применяла пониженные тарифы страховых взносов, продолжает применять такие тарифы до истечения срока, предусмотренного ст. 427 НК РФ. Это влияет на расчёт зарплатных налогов, но не на состав кадровых документов.
Если вы не уверены, сохраняется ли льгота по взносам после смены режима, проверьте расчёт по ст. 427 НК РФ до сдачи отчётности. Ошибка в тарифах приводит к недоплате взносов, пеням и уточнённым расчётам.
Частые вопросы
Обязателен ли упрощённый кадровый учёт для малого бизнеса?
Нет, это право, а не обязанность. Вы можете вести полный комплект документов, если так удобнее.
Можно ли отказаться от трудовых договоров?
Нет. Трудовые договоры, приказы, табели и расчётные листки остаются обязательными. Упрощение касается только части внутренних актов.
Что будет, если не перенести условия работы в договоры?
Условия работы останутся незакреплёнными. При проверке или споре с работником это создаст риск претензий к работодателю.
Нужно ли переписывать договоры с уже работающими сотрудниками?
Да, с действующими работниками подписываются дополнительные соглашения. Новым сотрудникам договор оформляется сразу с полными условиями.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.