Если у вашей компании есть обособленные подразделения, НДФЛ с доходов их работников платится отдельно — по месту нахождения каждого подразделения. Отчитываться тоже нужно в несколько инспекций. Ниже — порядок действий и типичные ошибки.
Что считается обособленным подразделением
Обособленное подразделение — это рабочее место вне адреса самой компании. Если вы арендовали офис в другом городе и там постоянно работают люди, это уже подразделение. Его нужно поставить на учет в налоговой по месту нахождения.
Отдельная касса или склад без постоянных рабочих мест подразделением не считается. Но как только там появляется сотрудник с рабочим местом, возникает обязанность платить налоги по новому адресу.
Куда платить НДФЛ
Сумма налога, удержанная с доходов работников подразделения, перечисляется по месту учета организации в налоговом органе, а также по месту нахождения каждого обособленного подразделения. Это правило закреплено в п. 7 ст. 226 НК РФ.
Налог по месту нахождения подразделения считайте с выплат его работникам. В расчет входят и доходы по договорам гражданско-правового характера, которые подразделение заключает от имени организации.
Есть исключение. Если организация и все ее подразделения находятся на территории одного муниципального образования, можно платить налог по месту нахождения организации. Налоговый орган выбирает сам налоговый агент с учетом порядка из п. 2 ст. 230 НК РФ.
Как отчитываться по 6-НДФЛ
Расчет 6-НДФЛ сдавайте в налоговую по месту учета организации и по месту нахождения каждого подразделения. Сведения о доходах физических лиц подаются в те же инспекции.
Если подразделения находятся в одном муниципальном образовании, можно выбрать одну инспекцию для отчетности. О своем выборе нужно уведомить налоговый орган. Выбранную инспекцию нельзя менять в течение налогового периода.
Уведомление подавайте заново, если изменилось количество подразделений на территории муниципального образования. Также уведомление нужно, если произошли другие изменения, влияющие на порядок представления сведений о доходах и расчета сумм налога.
Страховые взносы: отдельный расчет
По страховым взносам действует похожая логика. Сумма взносов по месту нахождения подразделения определяется исходя из базы, относящейся к этому подразделению. Это установлено п. 12 ст. 431 НК РФ.
Взносы по месту нахождения головной организации считайте как разницу. Из общей суммы взносов по организации в целом вычтите совокупную сумму взносов по всем подразделениям. Так сказано в п. 13 ст. 431 НК РФ.
Если подразделение находится за пределами России, взносы платит и расчеты сдает головная организация по месту своего нахождения. Это правило из п. 14 ст. 431 НК РФ.
Порядок действий для владельца бизнеса
Сначала проверьте, есть ли у вас подразделения, которые не поставлены на учет. Постановка на учет — обязанность, а не опция. Затем определите, в каком муниципальном образовании они находятся.
Если все подразделения в одном муниципальном образовании с головной организацией, решите, куда платить налог и сдавать отчетность. Направьте уведомление о выборе инспекции. Зафиксируйте решение на весь налоговый период.
Дальше настройте учет так, чтобы выплаты работникам каждого подразделения попадали в отдельную аналитику. Без этого вы не сможете правильно разделить налог и взносы. Проверьте, что платежные поручения формируются с верными реквизитами по каждому адресу.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — платить весь НДФЛ по месту нахождения головной организации. Это приводит к недоимке по месту нахождения подразделения и переплате по месту головной компании. За недоимку начисляются пени, а за неверно сданный расчет возможен штраф.
Вторая ошибка — сдавать один 6-НДФЛ на все подразделения, когда они находятся в разных муниципальных образованиях. Отчетность нужно подавать в каждую инспекцию по месту нахождения подразделения.
Третья ошибка — забыть уведомление о выборе инспекции. Без него налоговая не знает, куда вы будете отчитываться, и это создает путаницу в расчетах.
Четвертая ошибка — неверное распределение базы по страховым взносам. Если база по подразделению посчитана неправильно, пострадают расчеты и по головной организации, и по подразделению.
Пятая ошибка — не сообщить об открытии или закрытии подразделения. Изменение количества подразделений влияет на порядок отчетности, и уведомление нужно подать заново.
Частые вопросы
Нужно ли платить НДФЛ по месту нахождения подразделения, если оно в том же городе, что и офис?
Если организация и подразделения находятся на территории одного муниципального образования, налог можно платить по месту нахождения организации. Для этого выберите инспекцию и подайте уведомление.
Куда сдавать 6-НДФЛ, если подразделений несколько?
В инспекцию по месту учета организации и в каждую инспекцию по месту нахождения подразделений. Если все они в одном муниципальном образовании, можно выбрать один налоговый орган.
Как считаются страховые взносы по подразделению?
По базе, которая относится к этому подразделению. Взносы головной организации считаются как разница между общей суммой по организации и суммой по всем подразделениям.
Можно ли менять инспекцию, выбранную для отчетности, в течение года?
Нет. Уведомление о выборе налогового органа не подлежит изменению в течение налогового периода по налогу.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.