Закрыли обособленное подразделение — сообщите об этом в налоговую в течение трёх дней. Расчёт 6-НДФЛ по закрытому подразделению сдавайте в инспекцию по месту нахождения головной организации. Снятие с учёта налоговая проводит сама на основании вашего сообщения.
Что считается закрытием подразделения
Обособленное подразделение — это любое рабочее место, обособленное от головного офиса. Филиал и представительство — частные случаи. Для налоговой важен сам факт: сотрудники работают по другому адресу, выплаты идут через это подразделение.
Закрытие — это прекращение деятельности через подразделение. Неважно, снимаете вы помещение с аренды, сокращаете всех сотрудников или переводите их в головной офис. Если деятельность по этому адресу больше не ведётся, подразделение закрыто.
Отдельного заявления на снятие с учёта подавать не нужно. Достаточно сообщения о закрытии. Налоговая снимает организацию с учёта по месту нахождения подразделения на основании этого сообщения — в течение 10 дней со дня его получения, но не ранее окончания выездной проверки, если она идёт.
Сроки сообщения в налоговую
Срок зависит от того, что именно закрывается.
- Филиал или представительство: три дня со дня принятия решения о закрытии.
- Иное обособленное подразделение: три дня со дня фактического прекращения деятельности.
Отсчёт идёт в рабочих днях. Не тяните до конца месяца: просрочка — это основание для штрафа.
Если вы не только закрываете подразделение, но и меняете сведения о нём, срок другой — три дня со дня изменения. А вот о создании нового подразделения сообщают в течение месяца.
Куда сдавать 6-НДФЛ после закрытия
Главное правило: отчётность по НДФЛ привязана к месту учёта. Пока подразделение работало, вы сдавали 6-НДФЛ в инспекцию по его адресу. После закрытия такой инспекции больше нет.
Дальше расчёт сдаётся в налоговую по месту нахождения головной организации. Туда же переходит и уплата НДФЛ с выплат сотрудникам закрытого подразделения.
Порядок действий:
- Издайте приказ или примите решение о закрытии подразделения. Зафиксируйте дату прекращения деятельности.
- Подготовьте сообщение в налоговую по месту нахождения подразделения. Срок — три дня.
- Закройте расчёты с сотрудниками: выплатите зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск, другие положенные суммы.
- Сдайте 6-НДФЛ за период работы подразделения в инспекцию по его адресу.
- Дальнейшие расчёты сдавайте в инспекцию головной организации.
Если подразделение наделялось полномочиями начислять выплаты сотрудникам, сведения об этом налоговая учитывает по месту нахождения подразделения. При закрытии эти полномочия прекращаются, и отчётность уходит в головной офис.
Что делать с НДФЛ, удержанным, но не перечисленным
Бывает, что зарплату за последний месяц вы начислили, а НДФЛ ещё не перечислили. Долг не исчезает вместе с подразделением.
Удержанный налог перечисляйте по новым реквизитам — в бюджет по месту нахождения головной организации. В 6-НДФЛ эти суммы попадут в расчёт головного офиса.
Не оставляйте «зависшие» выплаты на потом. Если сотрудник уволился при закрытии подразделения, налог нужно перечислить в установленный срок, а доход и налог отразить в отчётности. Иначе налоговая увидит расхождение между выплатами и уплатой.
Частые ошибки и последствия
Сдали 6-НДФЛ в инспекцию закрытого подразделения. После снятия с учёта отчётность туда не принимается как отчётность действующего налогоплательщика. Расчёт нужно подать в инспекцию головной организации.
Пропустили срок сообщения о закрытии. Три дня — короткий срок, о нём часто забывают за делами. Просрочка означает нарушение обязанности, установленной ст. 23 НК РФ, и риск штрафа.
Не отразили выплаты последнего месяца. Компенсация за отпуск и зарплата за отработанные дни — это доход сотрудников. Он должен попасть в 6-НДФЛ того периода, когда выплачен.
Закрыли подразделение «на бумаге», а люди работают. Если деятельность фактически продолжается, это не закрытие. Налоговая может расценить это как попытку уйти от отчётности по месту работы сотрудников.
Последствие ошибок одно: расхождения в данных, требования пояснений и штрафы. Проверьте перед закрытием, что все выплаты сделаны, налог перечислен, а сообщение отправлено в срок.
Частые вопросы
В какую инспекцию сдавать 6-НДФЛ за месяцы, когда подразделение ещё работало?
В инспекцию по месту нахождения подразделения. После закрытия — в инспекцию головной организации.
Нужно ли подавать отдельное заявление о снятии с учёта?
Нет. Налоговая снимает организацию с учёта на основании вашего сообщения о закрытии подразделения.
Сколько дней даётся на сообщение о закрытии?
Три дня со дня прекращения деятельности через подразделение или со дня решения о закрытии филиала либо представительства.
Что будет, если сдать расчёт не в ту инспекцию?
Отчётность не попадёт в нужную инспекцию, и у налоговой останутся вопросы по срокам. Подайте 6-НДФЛ в инспекцию головной организации.
Услуга по теме: Постановка учёта.