Присоединение меняет не только структуру бизнеса, но и порядок отчётности по НДФЛ. Расчёт по доходам сотрудников придётся сдавать и присоединяемой, и принимающей компании — но за разные периоды и по разным правилам. Ниже — что происходит с 6-НДФЛ до и после присоединения, как действовать и где чаще всего ошибаются.
Кто и за какой период сдаёт расчёт
Присоединяемая компания остаётся самостоятельным налогоплательщиком до момента, когда в реестр внесена запись о прекращении её деятельности. За период до этой даты она отчитывается по НДФЛ сама: и как налоговый агент по выплатам своим сотрудникам, и по своим обязательствам. Расчёт за этот период сдаётся в обычном порядке — по месту учёта компании.
Принимающая компания становится правопреемником. С даты присоединения она отвечает за отчётность по доходам, которые выплачивает уже как новый работодатель. При этом обязанности по НДФЛ присоединённой компании переходят к ней — это касается и тех выплат, которые были начислены, но ещё не отражены в отчётности.
Практический вывод: у вас не одна отчётность, а две линии. Первая — закрыть период присоединяемой компании. Вторая — корректно принять её данные в свою отчётность после присоединения.
Что сделать до внесения записи в реестр
До завершения присоединения присоединяемая компания должна закрыть свои расчёты с сотрудниками и отразить их в отчётности. Проверьте, что все выплаты за отработанное время начислены и удержан НДФЛ. Если часть доходов начислена, но не выплачена, это нужно зафиксировать в учёте — данные перейдут правопреемнику.
Отдельно проверьте расчёт по сотрудникам, которые увольняются в связи с присоединением и получают выплаты. Эти суммы относятся к периоду присоединяемой компании и должны попасть в её отчётность.
Соберите документы, которые понадобятся правопреемнику: регистры налогового учёта по НДФЛ, сведения о доходах и удержанном налоге, данные по невыплаченным суммам. Без этих документов принимающая компания не сможет корректно продолжить учёт.
Как действует принимающая компания
После присоединения принимающая компания встаёт на учёт по обособленным подразделениям, если присоединённая компания работала в другом регионе. Это влияет на то, куда сдавать расчёт: НДФЛ и отчётность по нему привязываются к месту учёта.
Данные присоединённой компании не «переезжают» в её расчёт автоматически. Правопреемник отражает у себя выплаты, которые производит сам, и закрывает обязательства, перешедшие к нему. Если сотрудники присоединённой компании продолжают работать, их доходы с даты присоединения учитываются уже у нового работодателя.
Проверьте, как в вашем учёте разграничены периоды. Ошибка — тянуть доходы присоединённой компании в свой расчёт за те месяцы, когда она ещё работала самостоятельно. Это приводит к двойному отражению одних и тех же выплат.
Типичные ошибки
Первая ошибка — сдать один расчёт «за всех» и не закрыть отчётность присоединяемой компании. У неё остаются собственные обязательства за период до присоединения, и их нужно отразить отдельно.
Вторая — потерять данные о начисленных, но не выплаченных доходах. Если такие суммы есть, они переходят к правопреемнику, и он должен их отразить. Без передачи регистров это почти невозможно сделать правильно.
Третья — неверно определить место сдачи расчёта после присоединения. Если у присоединённой компании было обособленное подразделение в другом регионе, отчётность по её сотрудникам может относиться к другому налоговому органу.
Четвёртая — не обновить кадровые документы. Присоединение не прекращает трудовые договоры автоматически, но работодателем становится другая компания. Это нужно оформить, иначе данные о доходах и вычетах поедут не туда.
Последствия и как себя обезопасить
Некорректный расчёт по НДФЛ при реорганизации приводит к расхождениям с данными налогового органа. Компания может получить требование пояснить расхождения, а по итогам проверки — доначисления и санкции. Для правопреемника риск выше: к нему переходят обязательства присоединённой компании, в том числе по отчётности.
Что помогает снизить риск. Сверьте данные по НДФЛ с налоговым органом до присоединения и после него. Сохраните регистры и подтверждающие документы по обеим компаниям. Разграничьте периоды в учёте так, чтобы было видно, какая выплата к какому работодателю относится.
Если сомневаетесь, как отразить конкретную выплату, зафиксируйте свою позицию документально. Это пригодится, если налоговая задаст вопросы.
Частые вопросы
Кто сдаёт 6-НДФЛ за сотрудников присоединённой компании?
За период до присоединения — сама присоединяемая компания. После присоединения отчитывается принимающая компания как правопреемник.
Нужно ли увольнять сотрудников при присоединении?
Нет, присоединение само по себе не прекращает трудовые договоры. Меняется работодатель, и это нужно оформить документально.
Что делать с доходами, начисленными, но не выплаченными до присоединения?
Их нужно зафиксировать в учёте и передать правопреемнику вместе с регистрами по НДФЛ. Отражать их будет принимающая компания.
Куда сдавать расчёт после присоединения, если у компании было подразделение в другом регионе?
Отчётность по НДФЛ привязывается к месту учёта, поэтому сначала проверьте, как компания встала на учёт после присоединения. От этого зависит, в какой налоговый орган идёт расчёт.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.