Увольнение меняет не только штатное расписание, но и данные в 6-НДФЛ. В расчете нужно правильно показать дату получения дохода, момент удержания налога и срок его перечисления. Если выплата пришлась на конец месяца, а сотрудник ушел раньше, ошибки в этих датах встречаются чаще всего.
Когда возникает доход при увольнении
Для зарплаты датой фактического получения дохода считается последний день месяца, за который она начислена. Это правило действует и тогда, когда сотрудник в этом месяце уже уволился. Поэтому выплата за отработанные дни и компенсация за неиспользованный отпуск попадают в доход того месяца, за который они начислены.
Отдельно считаются выплаты, которые не являются оплатой труда. Для них дата дохода определяется по дню выплаты. Это влияет на то, в какой раздел расчета попадет сумма и когда налог нужно перечислить в бюджет.
Компенсация за неиспользованный отпуск — это доход, с которого удерживается НДФЛ. А вот выходное пособие в пределах установленных законом размеров от налога освобождено. Если вы платите больше, с превышения налог удерживается.
Что показать в расчете
В 6-НДФЛ увольнение отражается в двух частях. В первой части показываются общие суммы начисленного и удержанного налога, а также количество сотрудников, получивших доход. Во второй части суммы разносятся по датам получения дохода и срокам перечисления налога.
Порядок такой. Сначала определите дату фактического получения дохода по каждой выплате. Затем посмотрите, в какой день вы удержали налог: при выплате денег — в день выплаты. После этого поставьте срок перечисления налога в бюджет и разнесите сумму в соответствующий блок второй части.
Если в месяце увольнения были и зарплата, и компенсация отпуска, проверьте, совпадают ли у них даты дохода. Когда даты разные, суммы попадают в разные блоки. Когда совпадают — в один.
Сроки перечисления налога
По общему правилу налог, удержанный при выплате дохода, перечисляется не позднее следующего рабочего дня. Это касается и расчета при увольнении. Если последний день срока выпал на выходной или праздник, срок сдвигается на ближайший рабочий день.
Отдельно стоит правило для выплат по больничному и отпускным. По ним срок перечисления другой — до конца месяца, в котором они выплачены. Поэтому компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении нужно проверить по этому правилу, а не по общему сроку.
Ошибка в сроке — это не только неверные данные в расчете. За задержку перечисления налога налоговый агент отвечает перед бюджетом. Поэтому дату выплаты и дату перечисления лучше фиксировать в одном документе — расчетном листке или платежной ведомости.
Если налог удержать не удалось
Бывает, что при увольнении сотруднику выплатили доход в натуральной форме или выдали заем, а денег для удержания налога не хватило. В этом случае вы обязаны сообщить в налоговую о невозможности удержать налог. Сделать это нужно в установленный срок, а в расчете показать сумму неудержанного налога.
Не пытайтесь удержать налог из выплат, которые законом защищены от взыскания. Это приведет к спору с сотрудником и к претензиям проверяющих. Лучше сразу зафиксировать сумму долга и направить уведомление.
Сотрудник, получивший такой доход, платит налог сам. В его обязанности входит подать декларацию по ст. 229 НК РФ. В декларации он указывает источник выплаты дохода, суммы налога, удержанные налоговым агентом, и суммы, подлежащие доплате.
Частые ошибки работодателя
Первая ошибка — указывать дату выплаты вместо даты получения дохода. Из-за этого сумма попадает не в тот блок, и налоговая видит расхождение с платежами.
Вторая ошибка — путать сроки по зарплате и по отпускным. Общий срок «следующий рабочий день» применяют ко всем выплатам, хотя для отпускных и больничных действует другое правило.
Третья ошибка — не показывать компенсацию за неиспользованный отпуск отдельно от зарплаты, когда даты дохода различаются. В результате налог по одной из сумм оказывается не перечислен в срок.
Четвертая ошибка — забыть про доходы в натуральной форме и материальную выгоду. По займам, выданным сотруднику, дата дохода определяется как последний день каждого месяца в течение срока, на который предоставлены средства. При увольнении такой доход тоже нужно отразить.
Как проверить расчет перед сдачей
Сверьте каждую выплату при увольнении с датой получения дохода. Затем проверьте, что удержанный налог совпадает с суммой в платежном поручении. После этого сравните сроки перечисления с календарем рабочих дней.
Отдельно проверьте сотрудников, у которых были займы, подарки или оплата за них. По таким доходам дата определяется особыми правилами, и они легко выпадают из расчета.
Если нашли ошибку уже после сдачи, подайте уточненный расчет. Это лучше, чем ждать, пока расхождение найдут при проверке.
Частые вопросы
Нужно ли включать в 6-НДФЛ компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении?
Да, это доход, облагаемый НДФЛ. Покажите его в расчете с той датой получения дохода, которая определена для этой выплаты.
В какой срок перечислить налог с расчета при увольнении?
По общему правилу — не позднее следующего рабочего дня после выплаты. Для отпускных и больничных действует отдельный срок — до конца месяца выплаты.
Что делать, если при увольнении не удалось удержать налог?
Сообщите в налоговую о невозможности удержания и покажите сумму в расчете. Дальше налог платит сам сотрудник, подавая декларацию по ст. 229 НК РФ.
Грозит ли ответственность за неверные даты в расчете?
Да. За задержку перечисления налога налоговый агент отвечает перед бюджетом. Поэтому проверяйте даты дохода и сроки уплаты до подачи расчета.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.