Кадровый учёт иностранных граждан — это набор документов и процедур, которые работодатель обязан выполнить при приёме такого сотрудника. Кроме обычного трудового договора и приказа нужно проверить законность пребывания человека в России и оформить постановку на учёт по месту пребывания. Без этого работать с иностранцем нельзя, даже если он давно живёт в Москве.
Какие документы проверить до приёма на работу
Сначала убедитесь, что человек законно находится в России и имеет право работать. Попросите паспорт, миграционную карту, документ о регистрации по месту пребывания, а также разрешение на работу или патент, если они требуются. Сделайте копии и храните их вместе с личным делом сотрудника.
Проверьте срок действия документов. Если патент или разрешение истекает, право работать по нему заканчивается в ту же дату. Принимать человека с просроченным документом нельзя: это нарушение правил привлечения иностранной рабочей силы.
Отдельно уточните статус человека. Для граждан стран ЕАЭС действуют одни правила, для остальных иностранцев — другие. От статуса зависит, нужен ли патент и какие документы вы обязаны оформлять.
Постановка на учёт по месту пребывания
Постановка на учёт по месту пребывания — обязанность принимающей стороны. Если сотрудник живёт в гостинице, организации отдыха, медицинской организации, организации социального обслуживания или в учреждении, исполняющем уголовное или административное наказание, учёт ведут эти организации. В остальных случаях оформлением занимается принимающая сторона, то есть чаще всего работодатель.
Порядок такой: получите от сотрудника документы, заполните уведомление о прибытии и передайте его в принимающий орган в установленный срок. Срок и форму уточняйте в действующих правилах на дату оформления: они менялись. Сохраните отметку о приёме уведомления — это подтверждение, что вы выполнили обязанность.
Если сотрудник снимает квартиру, принимающей стороной может быть собственник жилья. Тогда закрепите в документах, кто подаёт уведомление, чтобы обязанность не осталась ни за кем. Путаница здесь встречается часто: работодатель считает, что учёт оформит арендодатель, а арендодатель — что работодатель.
Трудовой договор и локальные документы
С трудовым договором работайте как обычно: письменная форма, приказ о приёме, запись в трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Укажите должность, условия работы, место работы и срок договора, если он срочный.
Проверьте, нет ли ограничений по должности. Иностранцы с патентом работают по профессии, указанной в патенте, и в регионе, где патент выдан. Если вы хотите перевести человека на другую должность или в другое подразделение в другом регионе, сначала убедитесь, что документы это позволяют.
Заведите личное дело сотрудника. В нём храните копии паспорта, миграционной карты, документа о постановке на учёт, патента или разрешения на работу, трудового договора и приказов. Так при проверке вы сможете показать полный комплект.
Что учесть по налогам и взносам
Ставка налога на доходы зависит от статуса работника: резидент или нерезидент. Смотрите ст. 224 НК РФ и проверяйте статус на каждую дату выплаты дохода, потому что он может измениться в течение года. Ошибка в статусе приводит к неверно удержанному налогу и перерасчёту.
Ведите отдельный учёт по каждому иностранному сотруднику: даты въезда и выезда, срок действия документов, статус. Так вы вовремя увидите, что патент заканчивается или человек сменил адрес. Напоминания по датам снижают риск пропустить срок.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — принять человека без действующего патента или разрешения. Вторая — не оформить постановку на учёт по месту пребывания. Третья — не проверить, совпадает ли должность с указанной в патенте. За каждое из этих нарушений предусмотрена ответственность, в том числе штрафы для организации и должностных лиц.
Четвёртая ошибка — хранить документы не полностью. Копии паспорта, миграционной карты и уведомления о постановке на учёт нужны на случай проверки. Пятая — не отслеживать сроки: просроченный патент превращает законного работника в нарушителя, а работодателя — в того, кто принял его с нарушением.
Отдельно про госпошлину. За постановку на учёт по месту пребывания в гостинице или ином средстве размещения, в организации отдыха детей и их оздоровления, в медицинской организации со стационаром, в организации социального обслуживания со стационарной формой, в учреждении, исполняющем уголовное или административное наказание, госпошлина не уплачивается. Это касается тех случаев, когда учёт ведёт сама принимающая организация.
Частые вопросы
Нужно ли оформлять постановку на учёт, если сотрудник живёт в съёмной квартире?
Да, постановка на учёт по месту пребывания нужна. Оформляет её принимающая сторона: чаще всего собственник жилья, но обязанность стоит закрепить в документах, чтобы не было споров.
Что будет, если принять иностранца без патента?
Это нарушение правил привлечения иностранной рабочей силы. Ответственность несут организация и должностные лица, поэтому сначала проверьте документы, а потом подписывайте договор.
Как часто проверять документы сотрудника?
Проверяйте срок действия патента или разрешения на работу и адрес проживания. Удобно вести таблицу с датами: так вы заранее увидите, что документ скоро закончится.
Платят ли госпошлину за постановку на учёт в гостинице?
Нет. За постановку на учёт по месту пребывания в гостинице или ином средстве размещения госпошлина не уплачивается.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.