Зарплату за неполный месяц считают пропорционально отработанным дням или часам — в зависимости от того, как в вашей компании считается оплата труда. Оклад — это плата за полностью отработанную норму месяца, поэтому за половину месяца платят половину оклада. Ошибки начинаются там, где в расчёт забывают включить премии, доплаты и районные коэффициенты или путают календарные дни с рабочими.
С чего начать: посмотрите, как у вас установлена оплата
Откройте трудовой договор и положение об оплате труда. Там должно быть написано, платите вы по окладу, по дневной или часовой ставке. От этого зависит формула.
Если установлен оклад, считайте так: оклад разделите на количество рабочих дней в месяце по графику сотрудника и умножьте на фактически отработанные дни. При часовой ставке умножайте ставку на отработанные часы.
Не берите календарные дни, если сотрудник работает по пятидневке. Праздники и выходные в норму не входят, и расчёт по календарным дням даст завышенную или заниженную сумму.
Какие выплаты входят в расчёт, а какие нет
Пропорционально отработанному времени считайте только ту часть оплаты, которая привязана к норме месяца: оклад или тариф. Премии и доплаты считайте по правилам, которые сами установили в локальном акте.
Если в положении о премировании написано, что премия начисляется за фактически отработанное время, — пересчитывайте её так же, как оклад. Если премия фиксированная и не зависит от выработки, она выплачивается в полном размере, если условия премирования выполнены.
Районные коэффициенты и процентные надбавки начисляйте на фактическую сумму заработка, а не на полный оклад. Иначе переплатите и получите вопрос при проверке.
Отдельно про компенсации при увольнении. По ст. 217 НК РФ не облагается налогом выходное пособие и средний месячный заработок на период трудоустройства в части, не превышающей трёхкратный размер среднего месячного заработка. Для работников из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей лимит — шестикратный размер. Для руководителя, его заместителей и главного бухгалтера — трёхкратный размер. Всё, что выше лимита, облагайте налогом.
Пошаговый порядок расчёта
- Определите норму рабочего времени на месяц по графику сотрудника.
- Посчитайте фактически отработанные дни или часы, исключив больничные, отпуска и прогулы.
- Начислите оплату пропорционально: оклад делить на норму и умножать на факт.
- Добавьте доплаты и надбавки по вашим локальным актам.
- Начислите районный коэффициент и процентную надбавку на фактический заработок.
- Удержите НДФЛ и начислите страховые взносы на всю сумму выплат.
Страховые взносы считайте по итогам каждого календарного месяца с суммы выплат в пользу каждого работника — так установлено ст. 421 НК РФ. Неполный месяц не освобождает от взносов и не меняет общий порядок.
Отдельный случай — выплаты руководителю, который является единоличным исполнительным органом. Если сумма таких выплат за месяц меньше минимального размера оплаты труда, база для взносов принимается равной этому минимальному размеру (ст. 421 НК РФ). Если полномочия действовали не весь месяц, величина определяется пропорционально календарным дням.
Что делать с МРОТ
Проверьте сумму начисленной зарплаты за полностью отработанную норму месяца. Она не может быть ниже минимального размера оплаты труда. Если сотрудник отработал месяц не полностью, сравнивать с МРОТ нужно пропорционально отработанному времени.
Если сотрудник болел, был в отпуске или отсутствовал, его заработок может быть ниже МРОТ — это нормально. Нарушение только тогда, когда человек отработал всю норму, а получил меньше минимума.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — считать по календарным дням при окладной системе. Сотрудник получает сумму, которая не совпадает с его нормой, и при увольнении требует перерасчёт.
Вторая — забыть про доплаты и надбавки. Если они установлены трудовым договором или локальным актом, их нужно начислять и за неполный месяц.
Третья — неправильно посчитать средний заработок для отпускных и больничных. Для этих выплат действует отдельный порядок, и зарплата за неполный месяц в него входит через фактически начисленные суммы и отработанные дни.
Четвёртая — неверно удержать НДФЛ. Налог считайте с фактически начисленной суммы, а не с полного оклада.
Последствия: при занижении зарплаты работник может обратиться в инспекцию труда или в суд, и вам придётся доплатить с процентами. При завышении вы теряете деньги, а переплату сложно вернуть.
Как оформить и проверить
Расчёт делайте в расчётной ведомости, где видно оклад, норму, факт, доплаты и итог. Сотрудник должен получать расчётный листок с расшифровкой — это снимает большинство вопросов.
Перед выплатой сверьте три цифры: норму дней по графику, фактически отработанные дни и итоговую сумму к выплате. Если они не сходятся с табелем, ищите ошибку до перечисления денег.
Частые вопросы
Как считать зарплату, если сотрудник отработал половину месяца?
Разделите оклад на норму рабочих дней месяца по графику и умножьте на фактически отработанные дни. К результату добавьте доплаты и надбавки, которые положены за отработанное время.
Нужно ли платить полную премию за неполный месяц?
Зависит от того, как премия описана в вашем локальном акте. Если она привязана к фактически отработанному времени — пересчитывайте, если нет — платите в полном размере при выполнении условий премирования.
Облагается ли выходное пособие при увольнении?
По ст. 217 НК РФ не облагается часть, не превышающая трёхкратный размер среднего месячного заработка. Для работников Крайнего Севера и приравненных местностей — шестикратный, для руководителя, заместителей и главного бухгалтера — трёхкратный.
Что будет, если заплатить меньше МРОТ за полный месяц?
Это нарушение трудового законодательства. Работник вправе обратиться в инспекцию труда, и вам придётся доплатить сумму с процентами. Сравнивайте с МРОТ только тех, кто отработал полную норму месяца.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.