6-НДФЛ за 9 месяцев нужно сдать не позднее 25 октября. Это общий срок для всех налоговых агентов: и для ООО, и для ИП с работниками. Если 25-е число выпадает на выходной, срок переносится на следующий рабочий день.
Что это за отчет и кто его сдает
6-НДФЛ — расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом. Его сдают все, кто выплачивает доходы физлицам и выступает по ним налоговым агентом. То есть практически любое ООО с сотрудниками и любой ИП, у которого есть наемные работники или подрядчики-физлица.
Отчет включает два блока. Первый — общие суммы начисленного и удержанного налога за период. Второй — сведения о доходах по каждому человеку и суммах налога по нему. Именно вторая часть показывает, сколько получил каждый сотрудник и сколько налога с него удержано.
Если в отчетном периоде вы никому не платили, сдавать нулевой расчет не нужно. Но есть исключение: если выплаты были в одном из предыдущих кварталов года, отчет за 9 месяцев сдать придется. Налоговая ждет расчет за каждый период, пока в году были выплаты.
Срок сдачи 6-НДФЛ за 9 месяцев
Срок установлен ст. 230 НК РФ. За первый квартал, полугодие и девять месяцев расчет сдают не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. Значит, за 9 месяцев крайний срок — 25 октября.
За год срок другой: не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Не путайте эти даты. Многие ошибочно переносят февральский срок на квартальные отчеты и опаздывают.
Отдельно о сведениях о доходах. Документ с данными по каждому физлицу за истекший год подают не позднее 25 февраля следующего года. Это годовая отчетность, к расчету за 9 месяцев она не относится.
Если у компании есть обособленные подразделения, отчетность по работникам таких подразделений представляют с учетом особенностей, установленных ст. 230 НК РФ. Проверьте, что каждый сотрудник привязан к правильному подразделению и коду.
Что будет, если опоздать
За несданный в срок расчет налоговый агент платит штраф. За каждый полный или неполный месяц просрочки начисляют штраф в установленном размере. Отчитываться нужно даже тогда, когда налог удержан и перечислен вовремя: сам факт опоздания с документом уже основание для штрафа.
Если задержка превысит 10 рабочих дней, налоговая может приостановить операции по банковским счетам. Это блокировка, которая останавливает платежи и поступления. Разблокировать счет получится только после сдачи расчета.
Руководителя и главного бухгалтера могут привлечь к административной ответственности за нарушение сроков представления налоговой отчетности. Размер взыскания зависит от конкретных обстоятельств, поэтому лучше не доводить до разбирательства.
Как подготовиться к сдаче
Начните с проверки выплат за июль, август и сентябрь. Сверьте данные бухгалтерии с банковскими выписками и ведомостями на зарплату. Каждая выплата должна попасть в расчет в том периоде, когда она фактически произведена.
Проверьте даты фактического получения дохода. Для зарплаты это последний день месяца, за который она начислена. Для командировочных — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. Для материальной выгоды от экономии на процентах по займу — последний день каждого месяца в течение срока, на который выдан заем. Эти правила установлены ст. 223 НК РФ.
Сверьте суммы удержанного налога с тем, что вы перечислили в бюджет. Расхождение между отчетом и платежами — частая причина требований от налоговой. Если нашли разницу, разберитесь в причине до отправки, а не после.
Проверьте, что в расчете нет сотрудников, которые уволились в прошлых периодах и уже не получают доходов. Лишние строки создают путаницу и вопросы. И наоборот, убедитесь, что все новые работники попали в отчет с первого месяца выплат.
Частые ошибки
Первая ошибка — путать сроки. За 9 месяцев отчет сдают до 25 октября, а не до 25 февраля. Февральский срок относится только к годовому расчету и сведениям о доходах.
Вторая ошибка — не сдавать отчет при отсутствии выплат в третьем квартале. Если доходы были в первом или втором квартале, расчет за 9 месяцев нужен. Нулевой отчет не подают только тогда, когда выплат не было вовсе с начала года.
Третья ошибка — неверное распределение выплат по периодам. Зарплату, выданную в октябре за сентябрь, отражают в расчете за год, а не за 9 месяцев. Смотрите на дату фактической выплаты, а не на месяц, за который начислена зарплата.
Четвертая ошибка — забыть про обособленные подразделения. Работники филиалов должны быть отражены по правилам ст. 230 НК РФ. Если сотрудника привязали не к тому подразделению, отчет придется уточнять.
Частые вопросы
До какого числа сдавать 6-НДФЛ за 9 месяцев?
Не позднее 25 октября. Этот срок установлен ст. 230 НК РФ для отчетных периодов — квартала, полугодия и девяти месяцев.
Нужно ли сдавать отчет, если в третьем квартале выплат не было?
Да, если выплаты были в первом или втором квартале года. Нулевой расчет не подают только при полном отсутствии выплат с начала года.
Что грозит за просрочку?
Штраф за каждый полный или неполный месяц опоздания. При задержке более 10 рабочих дней налоговая может приостановить операции по счетам компании.
Когда сдавать годовой расчет?
Не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом. В эту же дату подают сведения о доходах физлиц за истекший год.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.