Аудит кадрового учёта — это проверка кадровых документов и порядка их оформления на соответствие требованиям. Он нужен, когда вы хотите заранее увидеть слабые места в оформлении сотрудников и успеть их закрыть. По итогам проверки вы получаете отчёт: что оформлено неверно, чем это грозит и что исправить в первую очередь.
Когда стоит провести проверку
Поводом становится смена кадровика или уход бухгалтера, который вёл кадры. Новый человек принимает дела и не всегда может отличить рабочее оформление от ошибки. Проверка покажет, в каком состоянии остались документы.
Второй случай — рост бизнеса. Пока сотрудников было двое, кадровый учёт вёлся как получится. Когда штат вырос, старые недочёты начинают накапливаться и мешать.
Третий повод — подготовка к проверке или к сделке. Покупатель бизнеса или инвестор смотрит не только на выручку, но и на то, как оформлены люди. Кадровые документы здесь такая же часть картины, как договоры с контрагентами.
Проверку имеет смысл провести и без внешнего повода: раз в год или при заметных изменениях в штате. Так дешевле, чем разбираться с последствиями задним числом.
Что проверяют в первую очередь
Начинают с трудовых договоров. Смотрят, есть ли договор у каждого сотрудника, совпадают ли условия в нём с тем, как человек работает на самом деле. Расхождения между бумагой и реальностью — самая частая проблема.
Дальше — приказы о приёме, переводах и увольнении. Проверяют, что приказ есть на каждое кадровое событие и что сотрудник с ним ознакомлен. Отдельно смотрят личные карточки и трудовые книжки, если они ведутся.
Затем — локальные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, график отпусков. Важно, чтобы они существовали не для вида, а соответствовали тому, как вы работаете.
Отдельный блок — отпуска и больничные. Проверяют, что отпуска предоставляются по графику, что есть заявления и приказы, что нет неотгуленных отпусков, которые копятся годами.
Как проходит аудит
Сначала вы вместе с проверяющим определяете границы: какие подразделения и какой период смотреть. Если сотрудников много, разумно начать с выборки, а не поднимать все папки сразу.
Затем вы передаёте документы. Это могут быть копии или доступ к электронному документообороту. Проверяющий сверяет документы между собой: договор с приказом, приказ с карточкой, карточку с расчётными данными.
По ходу проверки составляют перечень найденных расхождений. Каждое описывают так, чтобы было понятно, что не так и какой документ это подтверждает. Спорные места лучше обсуждать сразу, а не в конце.
Завершается работа отчётом. В нём — список нарушений, оценка риска по каждому и предложения, что исправить. Хороший отчёт отвечает на вопрос «что делать», а не только «что не так».
Типичные ошибки, которые находят
Самая распространённая — работа без оформленного договора или с договором, который не соответствует реальности. Человек числится на одной должности, а делает другое, или оформлен как подрядчик, хотя фактически подчиняется вашему распорядку.
Вторая ошибка — отсутствие обязательных локальных документов. Правила распорядка, положение об оплате труда и документы по персональным данным часто существуют только на словах.
Третья — беспорядок в приказах и ознакомлении. Приказ есть, подписи сотрудника нет. Или приказ датирован позже фактического события. Такие мелочи при проверке складываются в общую картину.
Четвёртая — накопленные отпуска и нарушения графика. Сотрудник годами не ходит в отпуск, а заменяющая его компенсация оформлена неверно.
Пятая — путаница в хранении. Документы лежат в разных местах, часть утеряна, часть осталась у прежнего кадровика. Восстанавливать приходится по памяти.
Что делать с результатами
Не пытайтесь исправить всё сразу. Возьмите отчёт и разложите нарушения по двум группам: те, что создают риск прямо сейчас, и те, что можно закрыть планомерно. Первую группу закрывайте в первую очередь.
По каждому пункту определите, какой документ нужно оформить или переделать. Где-то достаточно привести в порядок приказ, где-то потребуется восстановить утерянный документ или оформить недостающий.
Исправления оформляйте аккуратно и по текущей дате, если иное не требуется. Не стоит задним числом переписывать историю: это создаёт новые расхождения. Если документ утерян, его восстанавливают отдельным документом с пояснением.
После исправлений имеет смысл ввести простое правило: кадровое событие оформляется сразу, а не «потом соберёмся». Это дешевле любой проверки.
Частые вопросы
Чем аудит кадрового учёта отличается от аудита бухгалтерского?
Это разные области. Бухгалтерский аудит смотрит на отчётность и расчёты с бюджетом, кадровый — на оформление сотрудников и кадровые документы. Пересекаются они в расчётах по зарплате, но задачи у проверок разные.
Нужно ли проверять кадры, если сотрудников всего несколько?
Да, стоит. При небольшом штате ошибки обычно проще и быстрее исправить, а риск от неверно оформленного договора не зависит от числа сотрудников.
Что будет, если ничего не исправлять?
Недочёты не исчезают сами. Они всплывают при проверке, при увольнении сотрудника или при продаже бизнеса, и разбираться с ними тогда дороже и дольше.
Можно ли провести проверку своими силами?
Можно, если у вас есть человек, который знает требования к кадровым документам. Сторонний взгляд полезен тем, что проверяющий не привык к вашим порядкам и замечает то, что внутри компании стало нормой.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.