Задержали зарплату — придётся доплатить не только долг, но и пени за каждый день просрочки. Пени начисляются в пользу работника автоматически, даже если он не жаловался и не подавал заявление. Считать их нужно от суммы, которую сотрудник не получил в срок, за весь период задержки по день фактической выплаты.
Что такое пени по зарплате и когда они возникают
Пени — это денежная компенсация работнику за то, что зарплату, отпускные, расчёт при увольнении или другие выплаты по трудовым отношениям задержали. Обязанность возникает у работодателя сама по себе, из факта просрочки. Согласие или несогласие работника здесь ни при чём.
Просрочка начинается со следующего дня после установленной даты выплаты. Даты должны быть закреплены в трудовом договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре. Если конкретной даты в документах нет, это уже само по себе нарушение, и спорить о сроках будет сложно.
Пени считаются по день фактического перечисления денег работнику включительно. День выплаты тоже входит в период просрочки. Если зарплата пришла на карту позже установленного срока хотя бы на день, компенсация уже положена.
Из каких сумм считать пени
В базу включают суммы, которые работник должен был получить, но не получил в срок. Это оклад и другие части зарплаты, премии, если они входят в систему оплаты труда, отпускные, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении, больничные и другие выплаты по трудовым отношениям.
Из базы не вычитают налог на доходы физических лиц. Работник получает сумму за вычетом налога, но пени начисляются на ту сумму, которая была положена к выплате, то есть до удержания налога. Это частая ошибка: бухгалтер считает компенсацию от суммы «на руки», и расчёт оказывается заниженным.
Если задержали только часть зарплаты — например, аванс выплатили, а вторую часть нет, — пени считают именно от задержанной части. Если долг гасили частями, период разбивают на отрезки: от даты просрочки до каждой частичной выплаты и от неё до полного погашения. Каждый отрезок считают от остатка долга.
Как посчитать пени: порядок действий
Сначала зафиксируйте факт и размер долга. Возьмите расчётные документы, табели, трудовые договоры и определите, какая сумма и каким сотрудникам не выплачена в срок. Сверьте даты: когда выплата должна была пройти по документам и когда прошла фактически.
Затем определите период просрочки по каждому работнику. Начало — день, следующий за установленной датой выплаты. Окончание — день фактической выплаты. Если долг ещё не погашен, период считают на дату расчёта, а потом пересчитывают при выплате.
Дальше примените размер компенсации, установленный трудовым договором или локальным актом. Работодатель вправе установить повышенный размер по сравнению с тем, что предусмотрено трудовым законодательством. Если в документах ничего не сказано, действует размер, установленный законом.
Расчёт оформите письменно. Сделайте ведомость или справку-расчёт по каждому сотруднику: сумма долга, даты начала и окончания просрочки, количество дней, размер компенсации, итоговая сумма. Этот документ понадобится, если работник обратится с жалобой или в суд.
Выплатите долг и пени одновременно. Нельзя сначала закрыть зарплату, а компенсацию перечислить позже: пени продолжают начисляться на сумму долга, пока он не погашен. В платёжном поручении укажите назначение так, чтобы было видно, что это компенсация за задержку.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — считать пени от суммы после удержания налога. База — начисленная сумма к выплате. Вторая — не включать в расчёт премии и другие выплаты, входящие в оплату труда. Если премия предусмотрена системой оплаты труда и её задержали, она тоже входит в базу.
Третья ошибка — начинать отсчёт со дня, когда работник пожаловался. Пени начисляются с первого дня просрочки, независимо от обращения. Четвёртая — не считать пени, если работник написал заявление о переносе выплаты. Такое заявление не отменяет обязанность работодателя платить в срок.
Пятая ошибка — считать пени один раз и не пересчитывать при частичном погашении долга. Каждая выплата меняет остаток, а значит, и дальнейший расчёт. Шестая — не оформлять расчёт документом. Без письменного расчёта сложно доказать, что компенсация выплачена правильно и в полном объёме.
Последствия для ООО и ИП
Помимо самих пеней, задержка зарплаты грозит административной ответственностью. Проверка может прийти по жалобе работника, а также по данным о нарушении сроков выплат. Для руководителя и организации последствия разные, и при повторном нарушении они усиливаются.
Работник вправе обратиться в инспекцию труда, прокуратуру или суд. Суд может взыскать не только долг и пени, но и компенсацию морального вреда. Кроме того, за каждый день задержки начисляются проценты, и сумма растёт, пока долг не закрыт.
Для ИП ситуация похожа: обязанность выплачивать зарплату в срок и компенсировать просрочку не зависит от формы собственности. Если предприниматель ведёт кадровый учёт сам, расчёт пеней стоит делать сразу при обнаружении просрочки, не дожидаясь жалоб.
Отдельно стоит проверить документы: даты выплат в трудовых договорах и локальных актах должны быть конкретными. Если в договоре указана размытая формулировка вместо точной даты, это создаёт неопределённость и риск спора. Приведите формулировки к точным датам.
Частые вопросы
Нужно ли платить пени, если работник не жаловался?
Да. Компенсация положена за сам факт задержки, независимо от обращения работника. Отсутствие жалобы не освобождает от расчёта и выплаты.
Считаются ли пени, если задержали только часть зарплаты?
Да, но только от задержанной суммы. Если аванс выплатили вовремя, а вторую часть нет, база — сумма второй части.
Что делать, если долг уже погашен, а пени не выплачены?
Рассчитайте пени за весь период просрочки и выплатите их отдельно. Пока компенсация не выплачена, обязанность не считается исполненной.
Может ли работодатель установить свой размер компенсации?
Да, в трудовом договоре или локальном акте можно предусмотреть повышенный размер. Если такого условия нет, применяется размер, установленный законом.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.