6-НДФЛ за 3 квартал (девять месяцев) нужно сдать не позднее 25-го числа месяца, следующего за этим периодом. Расчёт подают все налоговые агенты: ООО и ИП, которые выплачивали доходы физлицам. Если дата выпадает на выходной, срок переносится на следующий рабочий день.
Что это за отчёт и кто его сдаёт
6-НДФЛ — это расчёт сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом. В нём видно, сколько вы начислили людям, сколько удержали налога и когда его перечислили в бюджет. Отчёт сдают организации и предприниматели, которые платят физлицам зарплату, премии, отпускные, больничные, доходы по договорам подряда или оказания услуг.
Если в отчётном периоде выплат физлицам не было, нулевой расчёт по 6-НДФЛ не сдают. Но это касается именно отсутствия выплат: если доходы были, отчёт обязателен, даже когда налог удержать не удалось. Проверьте, были ли в третьем квартале любые начисления в пользу людей — от зарплаты директора до разовой оплаты подрядчику.
Отдельно про обособленные подразделения. Российские организации с обособленными подразделениями представляют сведения о доходах физлиц и расчёт сумм налога с учётом особенностей, установленных ст. 230 НК РФ. На практике это значит, что за работников подразделений отчитываются по месту их учёта. Уточните, как у вас распределены сотрудники между подразделениями, чтобы не отправить расчёт не туда.
До какого числа подать расчёт за 3 квартал
Сроки установлены ст. 230 НК РФ. Расчёт за первый квартал, полугодие и девять месяцев подают не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. За год — не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом.
Для третьего квартала, то есть периода девять месяцев, действует общее правило: отчёт подаётся не позднее 25-го числа следующего месяца. Конкретную дату сверяйте с производственным календарём: если 25-е число приходится на субботу или воскресенье, крайний срок сдвигается на ближайший рабочий день. Не откладывайте на последний день: при отправке по почте или через оператора связи дата определяется по моменту отправки, и техническая задержка может стоить штрафа.
Отдельно про сведения о доходах физлиц. Документ с данными о доходах за истёкший налоговый период и суммах исчисленного и удержанного налога по каждому физлицу подают не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом. Это годовой отчёт, он не заменяет квартальные расчёты.
Как подготовить и сдать отчёт: порядок действий
Сначала соберите все выплаты физлицам за июль, август и сентябрь. Включите зарплату, авансы, отпускные, больничные, премии, доходы по гражданско-правовым договорам. Сверьте суммы с расчётными ведомостями и платёжными документами, чтобы в отчёт не попали лишние или пропущенные начисления.
Затем проверьте удержанный и перечисленный налог. Суммы в расчёте должны совпадать с тем, что вы фактически отправили в бюджет. Расхождения — частая причина требований из налоговой и уточнений.
Далее заполните расчёт и проверьте контрольные соотношения. Ошибки в идентификационных данных сотрудников, неверные даты выплат и суммы дохода — типичные причины, по которым отчёт приходится подавать заново. После проверки отправьте расчёт через оператора электронного документооборота или на бумаге, если у вас есть право на такой способ. Сохраните подтверждение отправки и квитанцию о приёме.
Частые ошибки и их последствия
Первая ошибка — пропустить срок. За несвоевременную подачу расчёта налоговый агент платит штраф: за каждый полный или неполный месяц просрочки. Точный размер штрафа смотрите в актуальной редакции налогового кодекса, а не в старых памятках. Кроме штрафа, налоговая может приостановить операции по счетам, если расчёт не подан в течение установленного срока.
Вторая ошибка — неверные суммы. Если вы указали доход или налог неправильно, подайте уточнённый расчёт. Это лучше, чем ждать, пока расхождения найдут при проверке.
Третья ошибка — забыть про выплаты по гражданско-правовым договорам. Подрядчики и исполнители — тоже физлица, и их доходы попадают в расчёт. Проверьте, не остались ли такие выплаты вне отчёта.
Четвёртая ошибка — путать сроки. Квартальный расчёт и годовые сведения о доходах — разные документы с разными сроками. Не переносите дату годового отчёта на квартальный и наоборот.
Что сделать заранее, чтобы не спешить в последний день
Составьте календарь отчётности на год и отметьте в нём все сроки по ст. 230 НК РФ. Назначьте ответственного, который сверяет выплаты и налог до отправки. Держите под рукой подтверждения перечислений налога — по ним проще поймать расхождение до того, как его найдёт налоговая.
Если у вас есть обособленные подразделения, заранее определите, куда и по каким сотрудникам подаётся расчёт. Проверьте, что в вашем учёте корректно указаны данные физлиц: ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Ошибки в них приводят к тому, что отчёт не проходит проверку.
И последнее: не ориентируйтесь на старые статьи и памятки из интернета. Законы менялись, сроки и правила уточнялись. Перед отправкой сверяйтесь с действующей редакцией ст. 230 НК РФ.
Частые вопросы
До какого числа сдавать 6-НДФЛ за 3 квартал?
Не позднее 25-го числа месяца, следующего за девятью месяцами. Если эта дата выпадает на выходной, срок переносится на следующий рабочий день.
Нужно ли сдавать нулевой расчёт, если выплат не было?
Нет. Если в третьем квартале вы не выплачивали физлицам никаких доходов, расчёт не подаётся. Если выплаты были, отчёт обязателен.
Что будет, если опоздать с отчётом?
Налоговый агент платит штраф за каждый полный или неполный месяц просрочки. Кроме того, налоговая может приостановить операции по счетам.
Включать ли в расчёт выплаты подрядчикам по договорам оказания услуг?
Да. Доходы физлиц по гражданско-правовым договорам попадают в расчёт, если вы выступаете налоговым агентом по таким выплатам.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.