6-НДФЛ сдают не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. За год расчёт подают не позднее 25 февраля следующего года. Если 25-е выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.
Какие сроки действуют
Отчётных периодов четыре: первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. За первые три расчёт подают не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. За год — не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом. Это правило закреплено в ст. 230 НК РФ.
Разберём на примере. За первый квартал 2026 года расчёт нужен до 25 апреля 2026 года. За полугодие — до 25 июля. За девять месяцев — до 25 октября. За весь 2026 год — до 25 февраля 2027 года.
Срок един для всех: и для компаний, и для ИП с работниками. Численность сотрудников и сумма дохода значения не имеют. Отчитываться обязаны все, кто выплачивал доходы физлицам и выступал налоговым агентом.
Что входит в расчёт
6-НДФЛ — это отчёт о доходах, которые вы выплатили сотрудникам, и об удержанном налоге. В расчёт попадают зарплата, премии, отпускные, больничные, дивиденды, доходы по договорам подряда. Если вы платили людям что-то из этого, отчёт подавать нужно.
Отдельно подаются сведения о доходах физических лиц за истёкший год и суммах исчисленного и удержанного налога. Этот документ сдают не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом. То есть по итогам 2026 года — до 25 февраля 2027 года.
Если у вас есть обособленные подразделения, отчётность подаётся с учётом этого. Российские организации с обособленными подразделениями представляют сведения по установленным правилам. Уточните порядок подачи по месту учёта подразделений заранее, чтобы не дублировать и не терять данные.
Порядок действий
Сначала соберите данные по всем выплатам за период. Проверьте, что в расчёт попали все сотрудники и все договоры подряда. Сверьте суммы с расчётными ведомостями и платёжками.
Затем проверьте удержанный налог. Ошибки в сумме налога — самая частая причина, по которой отчёт приходится сдавать заново. Пересчитайте налог по каждому человеку, особенно если были отпускные, больничные или выплаты в последних числах месяца.
Подайте расчёт в налоговую по месту учёта. Сделайте это заранее, не в последний день. Если отправите в день срока и в отчёте найдётся ошибка, времени на исправление не останется.
Сохраните подтверждение отправки. Если отчёт отправлен по электронным каналам, у вас останется квитанция. Она пригодится, если возникнет спор о дате сдачи.
Частые ошибки
Первая ошибка — путать сроки за квартал и за год. За квартал отчёт нужен до 25-го числа следующего месяца, за год — до 25 февраля. Не переносите квартальный срок на годовой.
Вторая — забыть про выплаты по договорам подряда. Подрядчик не в штате, но доход он получил, и налог с него удержан. Такой человек тоже попадает в расчёт.
Третья — сдать отчёт с неверными суммами и не исправить. Если нашли ошибку после сдачи, подайте уточнённый расчёт. Не ждите, пока налоговая найдёт расхождение сама.
Четвёртая — не учесть материальную выгоду. По ст. 212 НК РФ доходом может признаваться экономия на процентах, в том числе когда заём выдал работодатель. Такие суммы требуют отдельного внимания при расчёте базы. Если у вас были займы сотрудникам, проверьте, нужно ли включать выгоду в расчёт.
Последствия опоздания
За несданный в срок расчёт налоговый агент привлекается к ответственности. Штраф и блокировку счёта применяют по нормам НК РФ. Точный размер санкции зависит от обстоятельств, поэтому сверяйтесь с действующей редакцией перед принятием решений.
Кроме штрафа, налоговая может приостановить операции по счёту. Это означает, что платежи уйдут не сразу, а работа компании затормозится. Восстановить операции можно только после сдачи отчёта.
Если ошибка в суммах, налоговая выставит требование. На ответ обычно даётся ограниченное время. Пропустите его — получите дополнительные санкции.
Как не пропустить срок
Поставьте напоминание за неделю до 25-го числа каждого отчётного месяца. Отметьте в календаре 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 февраля. Это четыре даты, которые закрывают весь год.
Назначьте ответственного. Если отчёт готовит бухгалтер, уточните, что он получил все данные о выплатах. Если ведёте учёт сами, начните подготовку заранее, а не в последний день.
Проверяйте выплаты в конце каждого месяца. Так вы не забудете про премии, отпускные и договоры подряда. Чем раньше собраны данные, тем меньше риск ошибки.
Частые вопросы
До какого числа сдавать 6-НДФЛ за квартал?
Не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. За первый квартал — до 25 апреля, за полугодие — до 25 июля, за девять месяцев — до 25 октября.
До какого числа сдавать годовой расчёт?
Не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом. За 2026 год — до 25 февраля 2027 года.
Что будет, если опоздать с отчётом?
Налоговая применит санкции к налоговому агенту и может приостановить операции по счёту. Сдайте расчёт как можно скорее, чтобы прекратить ограничения.
Нужно ли сдавать расчёт, если сотрудников нет?
Если вы не выплачивали доходы физлицам, обязанности налогового агента не возникает. Но при любой выплате, включая договор подряда, расчёт подавать нужно.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.