Аннулировать справку в 6-НДФЛ — значит убрать из отчётности сведения о доходе и налоге, которых не было. Сделать это можно только через корректирующий расчёт: первичный расчёт не удаляют и не переписывают. В корректировке вы повторяете прежние данные и показываете нулевые суммы по ошибочной справке.
Когда справку нужно аннулировать
Аннулирование требуется, если справка попала в расчёт по ошибке. Например, выплату провели дважды в учёте, и доход задвоился. Или сотрудник указан в разделе по выплатам, которых он не получал.
Бывает и обратная ситуация: человек уволился, а доход ему начислили после увольнения по ошибке. Тогда в корректировке доход и налог по этому человеку обнуляют.
Отдельно разберитесь с материальной выгодой. По ст. 212 НК РФ экономия на процентах у работодателя признаётся доходом, и с него считают НДФЛ. Если такую выгоду отразили зря, справку по этому доходу тоже аннулируют через корректировку.
Что подготовить до корректировки
Сначала найдите ошибку в учёте, а не в отчёте. Сверьте выплаты по каждому человеку с расчётными ведомостями и платёжками. Пока причина не найдена, корректировку не отправляйте: ошибка вернётся в следующем расчёте.
Затем определите, за какой период подан ошибочный расчёт. Корректировка подаётся за тот же период. Если ошибка тянется через несколько кварталов, корректируйте каждый период отдельно.
Проверьте, удержан ли налог по ошибочной справке. Если налог удержали и перечислили, обнуление дохода в отчёте не вернёт деньги автоматически. Сначала исправьте учёт, потом решайте вопрос с переплатой.
Порядок действий в корректировке
- Сформируйте корректирующий расчёт за тот же период, в котором подан ошибочный.
- Укажите номер корректировки: первый исправленный расчёт — 001, второй — 002 и далее.
- Перенесите в корректировку все верные данные из первичного расчёта.
- По ошибочной справке покажите нулевые суммы дохода и налога.
- Проверьте, что итоги по разделу совпадают с суммой по остальным людям.
- Отправьте расчёт в налоговую тем же способом, что и первичный.
Если ошибочная справка была единственной по этому человеку, нулевые строки всё равно нужны. Так налоговая увидит, что прежние сведения недействительны. Удалить строку целиком нельзя: расчёт сверяют с предыдущей версией.
Ошибки, из-за которых корректировку не примут
Первая ошибка — подать корректировку за другой период. Налоговая сопоставляет её с первичным расчётом и не находит совпадений. Расчёт зависает, а ошибка остаётся в отчётности.
Вторая — обнулить доход, но оставить налог. Итоги перестают сходиться, и расчёт возвращают на доработку. Суммы дохода и налога по аннулируемой справке обнуляйте вместе.
Третья — не указать номер корректировки. Тогда расчёт считается первичным, и данные могут задвоиться. Всегда проверяйте этот реквизит перед отправкой.
Четвёртая — исправлять только отчёт, не тронув учёт. Через месяц ошибка снова попадёт в расчёт. Сначала наведите порядок в ведомостях и начислениях.
Последствия для бизнеса
Если в отчётности остались недостоверные сведения, налоговая может запросить пояснения. Ответить нужно в срок, указанный в требовании. За просрочку ответа возможны санкции по Налоговому кодексу, размер уточняйте в действующей редакции.
Ошибочный доход влияет и на самого работника. Лишняя сумма в справке может увеличить его налог или испортить расчёт вычетов. По ст. 221 НК РФ предприниматель без подтверждающих документов получает вычет 20 процентов от доходов. Если доход в отчёте завышен, вычет тоже считается неверно.
Переплату по НДФЛ можно вернуть или зачесть. Для этого подайте заявление в налоговую. Но сначала убедитесь, что корректировка принята и в лицевом счёте нет старых начислений.
Частые вопросы
Можно ли просто удалить справку из 6-НДФЛ?
Нет. Первичный расчёт не удаляют. Ошибочные сведения аннулируют корректировкой с нулевыми суммами дохода и налога.
За какой период подавать корректировку?
За тот же период, в котором подан ошибочный расчёт. Если ошибка повторяется в нескольких периодах, корректируйте каждый отдельно.
Что делать, если налог по ошибочной справке уже перечислен?
Исправьте учёт и отчётность, затем подайте заявление на возврат или зачёт переплаты. Деньги вернутся после того, как налоговая учтёт корректировку.
Грозит ли штраф за ошибочную справку?
Прямого штрафа за саму ошибку нет. Но за неответ на требование налоговой возможны санкции по Налоговому кодексу. Размер уточняйте в действующей редакции.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.