Приложение 1 к 6-НДФЛ — это справка о доходах и суммах налога по каждому человеку, которому вы выплачивали доход. Заполнять её нужно по каждому сотруднику и подрядчику отдельно, а затем включить все справки в расчёт за год. Ниже — порядок действий и ошибки, из-за которых отчёт приходится пересдавать.
Что такое приложение 1 и когда оно нужно
Приложение 1 — это персональная часть расчёта. В ней по каждому физлицу показывают доходы, вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Без приложений сам расчёт неполный.
Справки включаются в расчёт за налоговый период. Если вы выплачивали доход человеку в течение года, справка по нему должна быть в отчёте. Это касается и тех, с кем вы расстались до конца года.
Отдельно учтите: если доходов не было совсем, справки не заполняются. Пустых приложений быть не должно.
Шаг 1. Соберите данные по каждому человеку
Начните с перечня всех, кому вы платили в отчётном периоде. Это штатные сотрудники, совместители, люди на договорах подряда и оказания услуг, бывшие работники, получившие выплаты после увольнения.
По каждому человеку нужны: ИНН, СНИЛС, дата рождения, паспортные данные, статус (резидент или нет), код страны гражданства. Проверьте, что данные совпадают с документами. Опечатка в ИНН или СНИЛС — частая причина, по которой отчёт не проходит проверку.
Дальше соберите суммы. Понадобятся начисления по месяцам, даты фактического получения дохода и даты удержания налога. Основание — расчётные ведомости и платёжные документы.
Шаг 2. Разнесите доходы по месяцам и кодам
В справке доходы показываются помесячно. Каждая выплата попадает в тот месяц, когда она фактически стала доходом. Для зарплаты это последний день месяца, за который она начислена. Для отпускных и больничных — день выплаты.
Каждой сумме присваивается код вида дохода. Код зависит от того, что вы заплатили: зарплата, премия, отпускные, больничные, дивиденды, доход по договору подряда. Неверный код искажает картину по человеку и по расчёту в целом.
Если вы применяете вычеты, покажите их в соответствующих строках. Это стандартные, социальные и имущественные вычеты, которые вы предоставляли как работодатель. Сумма вычета уменьшает базу, с которой считается налог.
Шаг 3. Посчитайте налог по каждой справке
Налог считается по каждому человеку отдельно, а не общей суммой по компании. Это ключевое отличие персональной справки от сводного раздела.
Покажите три величины: исчисленный налог, удержанный и перечисленный. Они могут не совпадать. Например, зарплата за декабрь начислена в декабре, а удержан налог при выплате в январе. Такое расхождение нормально, но его нужно правильно отразить.
Если человек получал доходы по разным ставкам, для каждой ставки заполняется свой блок. Не складывайте доходы, облагаемые по разным ставкам, в одну сумму.
Шаг 4. Проверьте справку перед отправкой
Пройдитесь по контрольным точкам. Сумма доходов в справках должна биться с суммой в сводном разделе расчёта. Налог по всем справкам должен совпадать с налогом в разделе 1.
Сверьте даты. Дата получения дохода, дата удержания и срок перечисления — это разные даты, и путать их нельзя. Ошибка в дате удержания приводит к неверному отражению налога в сводных строках.
Проверьте, что в отчёте нет лишних людей. Иногда в справки попадают те, кому выплат не было, или наоборот — теряются уволенные, получившие расчёт в отчётном периоде.
Частые ошибки и последствия
Самая частая ошибка — неверные персональные данные. Отчёт с ошибкой в ИНН или СНИЛС налоговая не примет или потребует уточнёнку. Это лишняя работа и время.
Вторая ошибка — доходы, разнесённые не по тем месяцам. Особенно часто путают зарплату за декабрь и выплату в январе. Из-за этого не сходятся суммы налога между справками и сводным разделом.
Третья ошибка — забытые выплаты. Например, материальная помощь, подарки, оплата по договору подряда. Если доход облагается налогом, он должен быть в справке.
Последствия зависят от того, что именно пошло не так. Неверные данные или суммы — повод для уточнённого расчёта. Если налог не удержан или удержан не полностью, это отдельная обязанность работодателя как налогового агента. Сроки и штрафы за нарушения в этой статье не приводим: проверяйте актуальные нормы на момент сдачи.
Как упростить работу
Ведите учёт выплат по каждому человеку в течение года, а не в последнюю неделю перед сдачей. Тогда справки собираются из готовых данных.
Храните документы, по которым видно дату выплаты и её основание. Это поможет доказать правильность расчёта, если налоговая задаст вопросы.
Перед отправкой прогоните отчёт через проверку. Многие программы для сдачи отчётности показывают несоответствия между справками и сводным разделом до отправки.
Частые вопросы
Нужно ли включать в приложение 1 сотрудника, который уволился в начале года?
Да, если вы выплачивали ему доходы в отчётном периоде. В справке покажите все выплаты, включая расчёт при увольнении.
Что делать, если после сдачи нашли ошибку в справке?
Подайте уточнённый расчёт с исправленными справками. Неверные данные и суммы — основание пересдать отчёт.
Может ли сумма налога в справках не совпадать со сводным разделом?
Не должна. Если расхождение есть, значит, доходы или налог разнесены неверно. Проверьте даты получения дохода и удержания налога.
Нужно ли заполнять справку, если человек только числился, но выплат не было?
Нет. Приложение заполняется по тем, кому вы фактически выплачивали доход. Пустые справки в расчёт не включаются.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.