6-НДФЛ за 3 месяца — это расчёт за первый квартал: его сдают по итогам января, февраля и марта. Отчёт показывает, сколько дохода вы выплатили работникам, сколько налога удержали и перечислили в бюджет. Срок сдачи и состав отчёта зависят от того, как вы платите доходы.
Что это за отчёт и за какой период
6-НДФЛ — расчёт сумм налога на доходы физических лиц, который считает и удерживает налоговый агент. Налоговым агентом выступает организация или ИП, которые выплачивают доходы людям. Если вы платите зарплату, премии, отпускные или вознаграждения по договорам подряда, вы налоговый агент.
«За 3 месяца» в запросе — это первый квартал. Отчётный период здесь — квартал, а не три произвольных месяца. Поэтому 6-НДФЛ за январь — март сдают один раз, а не помесячно.
Годовой отчёт — это расчёт за налоговый период, то есть за календарный год. Квартальные расчёты идут нарастающим итогом: в отчёте за полугодие вы показываете данные с января по июнь, а не только за апрель — июнь. Это стоит держать в голове, чтобы не задвоить суммы.
Когда сдавать расчёт за первый квартал
Сроки сдачи отчётности установлены ст. 229 НК РФ. Точную дату для конкретного отчётного периода проверьте в актуальной редакции нормы или в своём налоговом календаре: сроки переносятся, если дата выпадает на выходной.
Практический порядок такой:
- Закройте последний месяц квартала: начислите зарплату, отпускные, больничные и прочие выплаты.
- Проверьте, по каким выплатам вы уже удержали налог, а по каким срок перечисления ещё не наступил.
- Заполните расчёт и сверьте суммы с платежами в бюджет.
- Отправьте отчёт в налоговую по месту учёта.
Если вы закрываете квартал заранее, не отправляйте отчёт до последних выплат месяца. Иначе придётся подавать уточнёнку.
Что отразить в отчёте
В расчёте две части. Первая — общие суммы: сколько дохода начислено, сколько налога исчислено и удержано, сколько возвращено. Вторая — разбивка по датам фактического получения дохода и срокам перечисления налога.
Что чаще всего ломает отчёт:
- Дата фактического получения дохода. Для зарплаты это последний день месяца, за который она начислена. Для отпускных и больничных — день выплаты.
- Срок перечисления налога. Он привязан к дате выплаты дохода, а не к дате начисления. Если зарплата за последний месяц квартала выплачена позже, налог попадает в следующий отчётный период.
- Выплаты по гражданско-правовым договорам. По ст. 221 НК РФ исполнитель по договору работ (услуг) вправе уменьшить доход на документально подтверждённые расходы. Если он заявил такой вычет через вас как агента, это нужно отразить корректно.
- Переплаты и возвраты. Если вы вернули работнику излишне удержанный налог, это отдельная строка, а не «минус» в общей сумме.
Отдельно про ИП. Предприниматель, который платит доходы физлицам, выступает налоговым агентом по этим выплатам. Его собственный доход от бизнеса в 6-НДФЛ не попадает — по ст. 227 НК РФ он считает налог по своей декларации и учитывает суммы, удержанные агентами, а также фактически уплаченные авансы.
Ошибки, из-за которых отчёт приходится переделывать
Начислили, но не выплатили. Доход в расчёте показывают по дате фактического получения. Если зарплата за последний месяц квартала только начислена, а выплачена позже, она может не попасть в квартальный отчёт. Проверьте это до отправки.
Смешали квартал и год. В расчёте за первый квартал не должно быть декабрьских выплат, даже если вы перечислили налог с них в январе. Период определяется датой получения дохода, а не датой платежа.
Забыли про выплаты не по трудовым договорам. Аренда помещения у физлица, подряд, авторские вознаграждения — всё это доходы, с которых вы удерживаете налог. Такие суммы часто теряются, потому что бухгалтерия ведёт их отдельно от зарплаты.
Не сверили с бюджетом. Перед отправкой сравните удержанный налог с фактическими платежами. Расхождение — повод разобраться до того, как его найдёт налоговая.
Последствия ошибок и опозданий
За непредставление расчёта в срок налоговый агент отвечает по НК РФ: предусмотрен штраф за каждый месяц просрочки. Конкретный размер штрафа смотрите в действующей редакции нормы — он менялся.
Ошибки в суммах исправляют уточнённым расчётом. Если вы занизили налог, доплатите его и пени, затем подайте корректный отчёт. Если завысили — подайте уточнёнку с верными суммами, переплата отразится в ваших расчётах с бюджетом.
Отдельно про перерасчёты. По ст. 228 НК РФ налог, исчисленный по результатам перерасчёта ранее исчисленной суммы, уплачивается не позднее 28-го числа третьего месяца, следующего за месяцем, в котором сформировано уведомление в связи с таким перерасчётом. Это касается ситуаций, когда налоговая сама пересчитала налог и направила уведомление.
Как выстроить работу, чтобы не нервничать в конце квартала
Заведите правило: закрывать месяц в первые рабочие дни следующего. Тогда к концу квартала у вас уже есть начисления за все три месяца, и остаётся только собрать отчёт.
Держите отдельный список выплат, которые не являются зарплатой: подряды, аренда, авторские. Отмечайте по каждой дату выплаты и дату перечисления налога. Это снимает большую часть ошибок.
Перед отправкой делайте короткую сверку: сумма удержанного налога в отчёте должна совпадать с платежами в бюджет за тот же период. Расхождение ищите сразу, а не после требования из налоговой.
Частые вопросы
6-НДФЛ за 3 месяца — это за январь, февраль и март?
Да, это расчёт за первый квартал. В нём отражаются доходы, полученные в течение этих трёх месяцев.
Можно ли сдать отчёт раньше окончания квартала?
Технически можно, но рискованно. Если после отправки появятся выплаты за последний месяц квартала, придётся подавать уточнённый расчёт.
Что будет, если опоздать с расчётом?
Налоговый агент платит штраф за каждый месяц просрочки. Размер штрафа уточняйте в действующей редакции НК РФ.
Нужно ли включать в расчёт выплаты подрядчикам-физлицам?
Да, если вы выплачиваете им доход и удерживаете налог. По ст. 221 НК РФ такие исполнители вправе заявить вычет по документально подтверждённым расходам.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.