Изменения в кадровом делопроизводстве в 2026 году касаются прежде всего расчёта страховых взносов и условий применения пониженных тарифов. Часть норм, на которые привыкли опираться кадровики и бухгалтеры, уже не действует. Проверьте свои документы и расчёты, чтобы не переплатить взносы или не получить доначисления.
Что изменилось в выплатах работникам
Из статьи 422 НК РФ убрали абзац, который освобождал от страховых взносов отдельные выплаты. Федеральный закон от 23.11.2020 N 374-ФЗ признал его утратившим силу. Практический вывод простой: если вы платите работнику что-то сверх оклада, не считайте автоматически, что взносы на эту сумму не начисляются.
Проверьте все выплаты, которые проходят по расчётным ведомостям: премии, компенсации, доплаты. По каждой сумме должно быть понятно, облагается она взносами или нет и на каком основании. Основание лучше зафиксировать в локальном акте или в трудовом договоре.
Отдельно посмотрите на компенсации при увольнении. В статье 422 НК РФ прямо названы случаи, когда речь идёт о работниках, уволенных в связи с сокращением численности или штата, ликвидацией организации, реорганизацией, прекращением деятельности ИП, прекращением полномочий нотариуса или статуса адвоката. Если у вас другое основание увольнения, не переносите на него эти правила механически.
Компенсации дистанционным работникам
Если сотрудник работает удалённо и использует своё или арендованное оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации, вы возмещаете ему расходы. Статья 422 НК РФ упоминает такое возмещение в числе сумм, по которым действуют специальные правила обложения взносами. Размер возмещения нужно определять документально.
Что сделать. Закрепите в трудовом договоре или дополнительном соглашении перечень оборудования и средств, которые работник использует. Определите порядок расчёта компенсации. Храните документы, подтверждающие расходы: чеки, договоры аренды, расчётные листы.
Ошибка, которая встречается чаще всего: компенсация выплачивается фиксированной суммой без связи с фактическими расходами и без документов. В этом случае обосновать необложение взносами сложно. Последствие — доначисление взносов, пени и штраф по итогам проверки.
Пониженные тарифы взносов и численность
Статья 427 НК РФ устанавливает условия применения пониженных тарифов. Для ряда организаций важно соблюсти требование к средней численности работников. Она определяется в порядке, который устанавливает федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области статистики.
Для отдельных категорий плательщиков средняя численность за девять месяцев года, предшествующего году перехода на пониженные тарифы, должна составлять не менее семи человек. Это правило действует в редакции Федерального закона от 14.07.2022 N 239-ФЗ. Кроме того, средняя численность за соответствующий расчётный или отчётный период не должна быть меньше средней численности за предшествующий период.
Что это значит на практике. Право на пониженный тариф нужно подтверждать расчётом, а не общими словами о численности. Считайте показатель заранее, до начала года, в котором планируете применять тариф. Если численность падает, проверьте, сохраняется ли право на льготу в следующем периоде.
Отдельно проверьте, относится ли ваша деятельность к тем, для кого предусмотрен пониженный тариф. В статье 427 НК РФ есть условия, связанные с подтверждающими документами, в том числе для организаций в сфере кинематографии. Если вид деятельности не подпадает под норму, применять пониженный тариф нельзя.
Порядок действий для владельца бизнеса
Начните с инвентаризации кадровых документов. Возьмите трудовые договоры, дополнительные соглашения, положения об оплате труда и премировании, приказы о приёме и увольнении. Сверьте, какие выплаты прописаны и как они обоснованы.
Затем проверьте расчёт взносов за текущий год. Выпишите все виды выплат и отметьте, какие облагаются взносами, а какие нет. По спорным суммам подготовьте подтверждающие документы.
Далее проверьте право на пониженный тариф. Рассчитайте среднюю численность за нужные периоды и сравните с требованиями статьи 427 НК РФ. Если показатель близок к порогу, планируйте кадровые решения заранее.
В конце обновите локальные акты. Приведите положения об оплате труда и о дистанционной работе в соответствие с фактическими выплатами. Так у проверяющих будет меньше вопросов, а у вас — меньше риска пересчёта.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — платить компенсации без документов. Вторая — применять пониженный тариф, не проверив численность и вид деятельности. Третья — считать, что любая выплата работнику не облагается взносами, если раньше так было принято.
Последствия одинаковые: доначисление взносов, пени за период просрочки и штраф. Кроме того, приходится переделывать отчётность и объясняться с работниками, у которых меняются суммы. Исправлять ошибку задним числом всегда дороже, чем проверить документы до сдачи отчётности.
Частые вопросы
Нужно ли пересчитывать взносы за прошлые годы?
Только если вы нашли выплаты, которые облагались взносами, но взносы с них не начислялись. Начните с проверки текущего года и документов по спорным суммам.
Как подтвердить компенсацию дистанционному работнику?
Закрепите перечень оборудования и порядок расчёта в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Храните документы о расходах работника.
Что будет, если средняя численность ниже порога?
Право на пониженный тариф по статье 427 НК РФ может не сохраниться. Проверьте расчёт до начала периода применения тарифа.
Облагается ли взносами компенсация при увольнении?
Зависит от основания увольнения. В статье 422 НК РФ названы конкретные случаи, включая сокращение численности или штата и ликвидацию организации.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.