6-НДФЛ — это отчёт по налогу на доходы физлиц, который сдают налоговые агенты: ООО и ИП с работниками. В расчёт попадают выплаты сотрудникам и удержанный с них налог. Ниже — порядок действий, пример заполнения по разделам и типичные ошибки.
Кто сдаёт и что попадает в расчёт
Отчёт сдаёт каждый, кто выплачивает физлицам доход, облагаемый НДФЛ. Это не только зарплата. В расчёт входят премии, отпускные, больничные, доходы по договорам подряда, дивиденды учредителям.
Если у вас нет работников и выплат физлицам, сдавать нечего. Пустой расчёт за работодателем не закрепляется.
Форма состоит из титульного листа, первого раздела с суммами налога и второго раздела с датами удержания и перечисления. В первом разделе суммы идут по срокам перечисления налога, во втором — по датам фактического получения дохода.
Порядок действий перед заполнением
Шаг 1. Соберите все выплаты за период. Выгрузите расчётные ведомости, договоры подряда, листки нетрудоспособности, решения о дивидендах.
Шаг 2. Определите дату фактического получения дохода по каждой выплате. Для зарплаты это последний день месяца, для отпускных и больничных — день выплаты. От этой даты зависит, в какой период попадёт доход.
Шаг 3. Посчитайте налог по каждой выплате с учётом вычетов на детей и других положенных вычетов. Проверьте, не превышен ли предел для детских вычетов.
Шаг 4. Определите срок перечисления налога. Для большинства выплат это ближайший рабочий день после удержания. Для отпускных и больничных срок другой — налог перечисляют не позднее последнего дня месяца выплаты.
Шаг 5. Разнесите суммы по строкам разделов и сверьте итоги с платёжками. Сумма налога в расчёте должна совпадать с тем, что вы фактически перечислили в бюджет.
Пример заполнения по разделам
Возьмём компанию с двумя сотрудниками. Первому за месяц начислена зарплата, второму — зарплата и отпускные. Все суммы условные, важна логика.
Титульный лист. Укажите период, налоговый орган, код места представления, название организации или ИП, ИНН, КПП. Проверьте, что период соответствует тому, за который вы отчитываетесь.
Раздел 1. Здесь отражают начисленный доход, налоговые вычеты, исчисленный налог, удержанный налог и перечисленный. Суммы группируют по срокам перечисления. Если налог с зарплаты и с отпускных перечисляется в разные сроки, эти суммы попадут в разные блоки по срокам.
Раздел 2. Здесь показывают даты: получения дохода, удержания налога и перечисления, а также сумму дохода и сумму налога. По зарплате дата получения дохода — последний день месяца, дата удержания — день выплаты. По отпускным дата получения дохода и дата удержания совпадают с днём выплаты.
Сверка. Сложите суммы налога из второго раздела и сравните с первым. Расхождение — сигнал об ошибке в датах или в распределении выплат по срокам.
Ошибки, которые встречаются чаще всего
Первая ошибка — неверная дата получения дохода. Зарплату за декабрь, выплаченную в январе, многие относят не в тот период. Смотрите не на день перевода денег, а на дату получения дохода по правилам.
Вторая ошибка — отпускные и больничные ставят в один блок с зарплатой. У них другой срок перечисления, значит, и место в расчёте другое.
Третья ошибка — забытые вычеты. Если сотрудник принёс заявление на детский вычет, а вы его не применили, налог окажется завышен, а расчёт не сойдётся с данными сотрудника.
Четвёртая ошибка — выплаты по договорам подряда не попадают в расчёт. Они попадают, если это доход, облагаемый НДФЛ.
Пятая ошибка — несовпадение с платёжками. Расчёт показывает одно, а в бюджет ушла другая сумма. Сверяйте перед отправкой.
Последствия ошибок и что делать
За недостоверные сведения и ошибки в расчёте налоговый агент отвечает. За непредставление расчёта в срок наступает ответственность, размеры штрафов смотрите в актуальной редакции нормы: они менялись.
Если нашли ошибку сами, подайте уточнённый расчёт. Если ошибку выявила инспекция, она направит требование — на него нужно ответить в срок, указанный в требовании.
Отдельно проверьте, не привёл ли сбой к недоплате налога. Тогда кроме уточнёнки придётся доплатить налог и пени. Переплату можно вернуть или зачесть.
Храните документы, из которых считали налог: ведомости, договоры, заявления на вычеты. Они понадобятся при сверке и при споре с инспекцией.
Частые вопросы
Нужно ли включать в 6-НДФЛ выплаты подрядчикам?
Да, если это физлицо и доход облагается НДФЛ. Вы как налоговый агент удерживаете налог и отражаете выплату в расчёте.
Куда попадут отпускные, если они выплачены в одном месяце, а отпуск в другом?
В расчёт попадает дата выплаты, а не дата отпуска. Налог с отпускных перечисляют в отдельный срок, поэтому сумма встанет в свой блок по сроку перечисления.
Что делать, если расчёт уже сдан с ошибкой?
Подайте уточнённый расчёт за тот же период. Если ошибка привела к недоплате, доплатите налог и пени.
Сдавать ли нулевой расчёт, если выплат не было?
Если вы не начисляли и не выплачивали доходы физлицам, отчитываться не о чем. Как только появится первая выплата, расчёт нужно будет сдать.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.