Бухгалтер первичной документации отвечает за документы, на которых держится весь учёт: накладные, акты, счета-фактуры, кассовые и платёжные документы. Он проверяет их правильность, собирает, регистрирует и передаёт дальше — в бухгалтерию и в налоговый учёт. Без таких документов нельзя подтвердить расходы и посчитать налоги.
Что входит в работу с первичкой
Первичный документ фиксирует хозяйственную операцию: отгрузку, покупку, оплату, оказание услуги. Бухгалтер первичной документации следит, чтобы по каждой операции был документ с корректными реквизитами. Он сверяет данные документов с договорами и условиями сделок.
Дальше документы регистрируются: попадают в книгу покупок, книгу продаж, журнал учёта счетов-фактур. По ст. 169 НК РФ сведения из этих регистров включаются в налоговую декларацию по НДС. Поэтому ошибка в счёте-фактуре или пропущенный документ отражаются на отчётности.
Отдельная часть работы — налоговый учёт. По ст. 313 НК РФ данные налогового учёта подтверждаются первичными учётными документами, включая справку бухгалтера, аналитическими регистрами налогового учёта и расчётом налоговой базы. Бухгалтер первички готовит и проверяет первые два элемента, чтобы расчёт налогов был обоснован.
Как выстроить порядок в документах
Начните с перечня операций, которые проходят через компанию: закупки, продажи, услуги, банк, касса, зарплата. Для каждой операции определите, какой документ её подтверждает и кто его оформляет. Так вы увидите, где документы теряются.
Затем закрепите порядок движения документов. Кто получает накладную от поставщика, в какой срок передаёт её бухгалтеру, где хранится оригинал. Если документы приходят в электронном виде, настройте приём и проверку так же строго, как бумажных.
Проверяйте документы при поступлении, а не в конце квартала. Бухгалтер первичной документации сверяет реквизиты, суммы, даты и соответствие договору. Исправлять ошибку проще, пока контрагент на связи и операция свежая.
Ведите аналитические регистры налогового учёта. По ст. 313 НК РФ их формы должны содержать наименование регистра, период или дату составления, измерители операции в натуральном и денежном выражении, наименование хозяйственных операций и подпись ответственного лица с расшифровкой. Без этих реквизитов регистр не подтверждает расчёт налога.
Что проверить в работе бухгалтера по первичке
Смотрите, есть ли документ по каждой крупной операции. Выборочно возьмите несколько сделок за месяц и проследите путь от договора до записи в учёте. Если на каком-то шаге документа нет, это разрыв в цепочке подтверждения.
Проверьте, совпадают ли суммы в первичных документах с данными отчётности. Расхождения означают, что либо документ оформлен неверно, либо операция не попала в учёт. И то и другое создаёт риск при проверке.
Уточните, кто отвечает за регистры налогового учёта и кто их подписывает. По ст. 313 НК РФ подпись ответственного лица — обязательный реквизит. Если подписывать некому, регистр не соответствует требованиям.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — работать без документа и «дособрать» его потом. Расход без подтверждения нельзя учесть при расчёте налога, и его придётся снять. Это прямой рост налоговой нагрузки.
Вторая — принимать документы с ошибками в реквизитах. Неверный счёт-фактура не даёт права на вычет по НДС. Исправление требует времени и участия контрагента.
Третья — путать бухгалтерский и налоговый учёт. По ст. 313 НК РФ налоговый учёт ведётся для формирования налоговой базы, и его данные должны показывать порядок формирования доходов и расходов, долю расходов, остатки расходов и убытков, суммы резервов и задолженность перед бюджетом. Если этих данных нет, налоговая база ничем не подтверждена.
Четвёртая — небрежно хранить документы. По ст. 313 НК РФ содержание данных налогового учёта, включая данные первичных документов, является налоговой тайной. Лица, получившие доступ к этой информации, обязаны её хранить и несут ответственность за разглашение. Доступ стоит ограничить кругом тех, кому он нужен по работе.
Что будет при беспорядке в первичке
При проверке налоговая смотрит именно документы. Если расход не подтверждён первичкой, его исключают из расчёта, и налог доначисляют. Спорить без документов почти бесполезно.
Отдельно проверяют счета-фактуры и регистры по НДС. По ст. 169 НК РФ сведения из книги покупок, книги продаж и журнала учёта счетов-фактур включаются в декларацию. Ошибки в этих данных ведут к вопросам по вычетам и суммам налога.
Разглашение данных налогового учёта тоже имеет последствия: по ст. 313 НК РФ за это предусмотрена ответственность по законодательству. Поэтому доступ к первичке и регистрам должен быть под контролем.
Частые вопросы
Чем бухгалтер первичной документации отличается от главного бухгалтера?
Первый отвечает за сбор, проверку и регистрацию документов по операциям. Главный бухгалтер отвечает за учёт в целом, отчётность и расчёт налогов.
Можно ли вести первичку самому владельцу бизнеса?
Можно, если вы готовы проверять реквизиты, вести регистры и следить за сроками. Но при росте операций ошибки в документах обходятся дороже, чем передача этой работы бухгалтеру.
Что делать, если поставщик не прислал документы?
Запросите документ письменно и не учитывайте расход, пока его нет. Без подтверждения расход нельзя принять при расчёте налога.
Нужны ли аналитические регистры, если учёт ведётся в программе?
Да. По ст. 313 НК РФ регистры подтверждают данные налогового учёта и должны содержать обязательные реквизиты, включая подпись ответственного лица.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.