Налоговый учет нужен, чтобы собрать полную и достоверную информацию о том, как вы считаете налоги: доходы, расходы, резервы, задолженность перед бюджетом. Порядок ведения вы устанавливаете сами и закрепляете в учетной политике для целей налогообложения, которую утверждает руководитель. Налоговые органы не вправе навязывать вам обязательные формы документов налогового учета.
Какие виды налогового учета бывают
Строгого перечня «видов» в законе нет. На практике разделение идет по двум линиям.
Первая линия — по налогам. Учет ведут по каждому налогу, где есть объект налогообложения и база: по налогу на прибыль, по НДС, по другим налогам, которые платит ваша компания. Для каждого налога свои правила формирования доходов, расходов и базы.
Вторая линия — по способу ведения. Можно строить налоговый учет на основе бухгалтерского: брать данные бухучета и корректировать их, формируя регистры налогового учета. А можно вести самостоятельные регистры налогового учета. Выбор фиксируется в учетной политике.
Отдельно стоит учет при совмещении режимов. Если вы начали новый вид деятельности, вы обязаны определить и отразить в учетной политике принципы и порядок его отражения для целей налогообложения. Это прямо записано в ст. 313 НК РФ.
Чем подтверждаются данные налогового учета
Подтверждением данных налогового учета служат три вещи. Первичные учетные документы, включая справку бухгалтера. Аналитические регистры налогового учета. Расчет налоговой базы.
К регистрам закон предъявляет требования по составу реквизитов. В каждом регистре должны быть: наименование регистра; период или дата составления; измерители операции в натуральном выражении, если это возможно, и в денежном; наименование хозяйственных операций; подпись и расшифровка подписи ответственного за составление регистра.
Если регистр не содержит этих реквизитов, он не выполняет свою функцию документа для налогового учета. При проверке подтвердить расчет базы будет нечем.
Что должно отражать налоговое учет
Данные налогового учета должны показывать несколько вещей. Порядок формирования суммы доходов и расходов. Порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом или отчетном периоде. Сумму остатка расходов или убытков, которую вы отнесете на расходы в следующих налоговых периодах. Порядок формирования сумм создаваемых резервов. И сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.
Это не абстрактный список. Каждый пункт — это ответ на вопрос, который задаст инспектор: почему в декларации именно такая цифра. Если у вас есть резервы, покажите, как вы их считали. Если есть убыток прошлых лет, покажите, какая часть переносится и когда.
Как организовать учет: порядок действий
Шаг первый. Определите, по каким налогам вы ведете учет и какие хозяйственные операции формируют базу. Начните с тех налогов, по которым вы сдаете отчетность.
Шаг второй. Выберите способ: на основе бухгалтерского учета с корректировками или отдельные налоговые регистры. Для небольшой компании первый вариант обычно дешевле в исполнении.
Шаг третий. Опишите порядок ведения налогового учета в учетной политике для целей налогообложения и утвердите ее у руководителя. Опишите и новые виды деятельности, если вы их начали.
Шаг четвертый. Сделайте шаблоны аналитических регистров с полным набором реквизитов. Проверьте, что каждый регистр заполняется по ходу года, а не восстанавливается перед сдачей отчетности.
Шаг пятый. Настройте хранение. Содержание данных налогового учета, в том числе данных первичных документов, является налоговой тайной. Лица, получившие доступ к этой информации, обязаны ее хранить и несут ответственность за разглашение.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — учет «в голове». Пока операции простые, кажется, что регистры не нужны. К концу года восстановить логику расчета базы по каждой операции уже невозможно.
Вторая ошибка — регистры без обязательных реквизитов. Формально документ есть, но подтвердить им данные налогового учета нельзя.
Третья ошибка — учетная политика не меняется при смене методов учета. Решение о внесении изменений в учетную политику при изменении применяемых методов учета принимается с начала нового налогового периода. При изменении законодательства о налогах и сборах — не ранее чем с момента вступления в силу изменений норм законодательства. Если поменять правила задним числом, возникнет разрыв между декларацией и регистрами.
Четвертая ошибка — новый вид деятельности не описан в политике. Это прямое нарушение требования ст. 313 НК РФ.
Последствие у всех этих ошибок одно: вы не можете объяснить цифру в декларации. Дальше следуют вопросы при проверке, доначисления и споры, в которых у вас нет документального подтверждения расчета.
Частые вопросы
Обязаны ли налоговые органы утвердить формы моих регистров?
Нет. Систему налогового учета вы организуете самостоятельно, и налоговые и иные органы не вправе устанавливать для вас обязательные формы документов налогового учета. Но состав реквизитов регистра должен соответствовать требованиям ст. 313 НК РФ.
Можно ли вести налоговый учет на основе бухгалтерского?
Да. Закон допускает оба варианта: формировать регистры налогового учета на основе данных бухучета либо вести самостоятельные регистры. Выбранный способ закрепите в учетной политике для целей налогообложения.
Что делать, если мы начали новый вид деятельности?
Определить и отразить в учетной политике для целей налогообложения принципы и порядок отражения этого вида деятельности. Это обязанность налогоплательщика по ст. 313 НК РФ.
Кто отвечает за разглашение данных налогового учета?
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в данных налогового учета, обязаны хранить налоговую тайну. За разглашение они несут ответственность, установленную действующим законодательством.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.