Организация ведения бухгалтерского учета — это ваше решение как руководителя: кто считает, по каким правилам и какими документами это подтверждается. Отвечает за постановку учета руководитель компании, даже если считает наемный бухгалтер или сторонняя фирма. Начать стоит с учетной политики и приказа о том, кто ведет учет.
Кто отвечает за учет и что закрепить приказом
Ответственность за организацию учета лежит на руководителе. Он решает, будет ли учет вести штатный бухгалтер, главбух, сторонняя организация или он сам. Решение оформляется приказом: кто ведет учет, какие участки ему переданы, в какие сроки сдает отчетность.
Если учет ведет сторонняя компания, с ней заключается договор. В договоре опишите состав работ: обработка первичных документов, расчет налогов, подготовка и сдача отчетности, ответы на требования налоговой. Без этого часть работы может остаться ничьей.
Отдельно закрепите порядок документооборота. Кто выставляет счета, кто подписывает акты, к какому числу документы попадают к бухгалтеру, где хранятся оригиналы. Чем короче путь документа от сделки до учета, тем меньше расхождений к концу квартала.
Учетная политика: два документа или один
Учетная политика нужна для двух целей: бухгалтерского и налогового учета. Порядок ведения налогового учета вы устанавливаете сами в учетной политике для целей налогообложения, и утверждает ее руководитель (ст. 313 НК РФ). Налоговые органы не вправе навязывать вам обязательные формы документов налогового учета (ст. 313 НК РФ).
Систему налогового учета вы организуете самостоятельно, по принципу последовательности применения правил от периода к периоду (ст. 313 НК РФ). Это значит: выбранный порядок действует весь год и дальше, а не переписывается под каждую сделку. Менять порядок учета отдельных операций можно при изменении законодательства о налогах.
На практике удобно сделать два раздела в одном документе: правила бухгалтерского учета и правила налогового учета. В налоговом разделе опишите, как формируются регистры: на основе бухгалтерских программ, таблиц или самостоятельных регистров. Закон допускает оба варианта (ст. 313 НК РФ).
Как выстроить учет по шагам
Шаг первый — инвентаризация. Посмотрите, какие операции у вас есть: продажи, закупки, зарплата, касса, банк, кредиты, аренда. Для каждой операции должен быть документ и ответственный.
Шаг второй — выбор способа учета. Варианты: штатный бухгалтер, главбух, сторонняя организация, сам руководитель. Сравнивайте не по цене, а по объему: сколько документов в месяц, сколько сотрудников, сколько налоговых режимов и счетов.
Шаг третий — учетная политика и приказ. Опишите рабочий план счетов, формы первичных документов, порядок и сроки документооборота, состав регистров налогового учета. Утвердите документ у руководителя и ознакомьте с ним тех, кто готовит документы.
Шаг четвертый — передача документов. Назначьте ответственного за сбор первички и срок, к которому она попадает в учет. Проверяйте комплектность: договор, счет, акт или накладная, платежный документ.
Шаг пятый — контроль. Раз в месяц смотрите обороты по счетам, расчет налогов, состояние расчетов с контрагентами и бюджетом. Раз в квартал сверяйтесь с налоговой по расчетам.
Регистры налогового учета и первичные документы
Налоговый учет нужен, чтобы собрать полную и достоверную информацию об операциях за период и обеспечить контроль за правильностью исчисления и уплаты налога (ст. 313 НК РФ). Регистры можно формировать на основе бухгалтерских регистров или вести отдельные (ст. 313 НК РФ).
Что должно быть в регистре: дата операции, содержание, сумма, основание — документ, по которому операция отражена. Если регистр не позволяет восстановить картину, при проверке придется объяснять цифры по памяти.
Первичные документы храните в порядке, который сами установили. Определите, где лежат оригиналы, кто имеет к ним доступ и как выдаются копии. Электронные документы храните так, чтобы их можно было открыть и подтвердить подпись.
Частые ошибки и последствия
Ошибка первая — учет ведется, но нигде не закреплен. Нет приказа и учетной политики, значит, нет ответа на вопрос, кто и по каким правилам считает. При проверке это первое, что попросят показать.
Ошибка вторая — учетная политика скачана из интернета и не совпадает с реальными операциями. В документе написано одно, в жизни другое. Такой документ не защищает, а создает расхождения.
Ошибка третья — документы приходят к бухгалтеру с задержкой. Сделка закрыта, акт не подписан, оплата прошла. В результате налоги считаются по неполным данным, а исправлять приходится уже сданную отчетность.
Ошибка четвертая — нет разделения: один человек и считает, и подписывает, и хранит оригиналы. Это удобно, но при смене сотрудника восстановить учет сложно.
Последствия у всех ошибок похожи: недостоверные данные в отчетности, вопросы от налоговой, необходимость восстанавливать документы и пересчитывать налоги. Чем раньше наведен порядок в документах и правилах, тем дешевле исправления.
Частые вопросы
Кто обязан организовать бухгалтерский учет в ООО?
Руководитель компании. Он выбирает способ ведения учета и закрепляет решение приказом, а также утверждает учетную политику.
Можно ли передать учет сторонней организации?
Да. Способ ведения учета выбирает руководитель, а отношения со сторонней организацией оформляются договором с описанным составом работ.
Обязательно ли вести налоговый учет отдельно от бухгалтерского?
Нет. Регистры налогового учета можно формировать на основе бухгалтерских регистров либо вести самостоятельные регистры (ст. 313 НК РФ).
Как часто можно менять правила налогового учета?
Порядок применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Менять порядок учета отдельных операций можно при изменении законодательства о налогах (ст. 313 НК РФ).
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.