Цель налогового учета — сформировать полную и достоверную информацию о том, как вы учитываете хозяйственные операции для налогообложения за отчетный и налоговый период. Эти данные нужны и вам, и проверяющим: по ним видно, правильно ли исчислен налог, полно ли и вовремя ли он уплачен в бюджет. Проще говоря, налоговый учет отвечает на вопрос «откуда взялась сумма налога», а не «как выглядит бизнес в целом».
Что именно должен показать налоговый учет
Налоговый учет — это система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе первичных документов, сгруппированных в порядке, который задает НК РФ. База считается не из головы и не из таблички в бухгалтерской программе по умолчанию, а из документов.
Данные налогового учета должны отражать несколько вещей. Порядок формирования суммы доходов и расходов. Порядок определения доли расходов, которые учитываются для налогообложения в текущем отчетном или налоговом периоде. Сумму остатка расходов или убытков, которую вы отнесете на расходы в следующих периодах. Порядок формирования сумм создаваемых резервов. И сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.
Если хотя бы один из этих блоков не прослеживается, вы не сможете объяснить цифру в декларации. При проверке это превращается в спор о каждом расходе.
Чем подтверждаются данные налогового учета
Подтверждением данных налогового учета служат три группы документов. Первичные учетные документы, включая справку бухгалтера. Аналитические регистры налогового учета. Расчет налоговой базы.
Отсюда практический вывод: цепочка должна быть непрерывной. Есть операция — есть первичный документ. Документ попал в регистр. Регистр дал цифру в расчет базы. Если на каком-то шаге звено пропало, сумма налога держится на словах.
Формы аналитических регистров налогового учета, которые вы используете для определения базы, должны в обязательном порядке содержать набор реквизитов. Наименование регистра. Период или дату составления. Измерители операции в натуральном выражении, если это возможно, и в денежном. Дальше — то, что требует ст. 313 НК РФ для вашей ситуации.
Как организовать учет: пошаговый порядок
Систему налогового учета вы организуете самостоятельно. Никакой универсальной обязательной формы вам не спустят: налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета. Это одновременно свобода и ответственность — правила игры задаете вы сами, но и отвечать за них вам.
Порядок ведения налогового учета устанавливается в учетной политике для целей налогообложения, и утверждает ее руководитель. Это первый документ, который смотрит проверяющий, когда просит объяснить расчет.
Действуйте так. Определите, каких данных бухгалтерских регистров вам не хватает для расчета базы. Если информации в регистрах бухгалтерского учета недостаточно, вы вправе дополнять их нужными реквизитами — так получаются регистры налогового учета. Либо вести самостоятельные регистры налогового учета. Выбор за вами, но он должен быть зафиксирован.
Затем опишите в учетной политике, какие регистры вы ведете, кто их заполняет и в какой срок. Отдельно пропишите принципы и порядок отражения для целей налогообложения новых видов деятельности — как только вы начали ими заниматься, это нужно определить и отразить в учетной политике.
Система налогового учета применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Принцип последовательности — не формальность: он защищает вас от претензий о том, что методика менялась задним числом.
Когда можно менять правила
Изменение порядка учета отдельных хозяйственных операций или объектов в целях налогообложения допускается в двух случаях. При изменении законодательства о налогах и сборах. Или при изменении применяемых методов учета.
Сроки разные. Если меняются применяемые методы учета, решение о внесении изменений в учетную политику для целей налогообложения принимается с начала нового налогового периода. Если меняется законодательство — не ранее чем с момента вступления в силу изменений норм законодательства.
Практический смысл: не переписывайте учетную политику в середине года под удобную цифру. Такая правка видна сразу, и объяснить ее сложно.
Ошибки, которые дороже всего обходятся
Первая ошибка — учетная политика есть, но она не про вас. Скачанный шаблон без ваших регистров, без описания новых видов деятельности, без ответственного. Формально документ есть, а порядка ведения налогового учета в нем нет.
Вторая — регистры ведутся, но в них нет обязательных реквизитов. Наименование, период составления, измерители — это минимум, без которого регистр не является документом налогового учета.
Третья — разрыв между первичкой и расчетом базы. Расход подтвержден накладной, но в регистр не попал, и в декларации его нет. Или наоборот: в декларации сумма есть, а документа под нее нет.
Четвертая — резервы. Порядок формирования сумм создаваемых резервов должен быть описан и отражен в данных учета. Если резерв создан «по факту» в декларации, а в учете его нет, возникнет вопрос о расхождении.
Последствие у всех этих ошибок одно: вы не можете подтвердить данные налогового учета. Дальше начинается пересчет базы, и доказывать правоту приходится вам, а не проверяющим.
Что сделать в ноябре, до закрытия года
Проверьте учетную политику для целей налогообложения: есть ли в ней порядок ведения налогового учета и перечень ваших регистров. Пройдите по одному-двум крупным расходам весь путь — от первичного документа до строки в расчете базы. Если звено теряется, добавьте реквизиты в бухгалтерский регистр или заведите отдельный регистр налогового учета.
Если в этом году вы начали новый вид деятельности, принципы и порядок его отражения для целей налогообложения нужно определить и отразить в учетной политике. Изменения, связанные с методами учета, планируйте с начала нового налогового периода.
Частые вопросы
Зачем нужен налоговый учет, если есть бухгалтерский?
Бухгалтерский учет показывает состояние бизнеса, налоговый — определяет налоговую базу по налогу. Совпадать они не обязаны: часть доходов и расходов в налоговом учете признается иначе. Поэтому цель налогового учета — дать полную и достоверную информацию именно для налогообложения.
Обязательно ли вести отдельные регистры налогового учета?
Нет. Если в регистрах бухгалтерского учета не хватает информации для определения базы, вы вправе дополнить их нужными реквизитами. Можно и вести самостоятельные регистры налогового учета. Выбранный вариант закрепите в учетной политике.
Кто утверждает порядок ведения налогового учета?
Порядок устанавливается в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой руководителем. Налоговые органы не вправе навязывать вам обязательные формы документов налогового учета.
Можно ли поменять правила учета в середине года?
При изменении применяемых методов учета решение принимается с начала нового налогового периода. При изменении законодательства о налогах и сборах — не ранее вступления в силу этих изменений. Произвольная правка середины года создает риск спора.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.