Качественный учёт — это когда по документам можно восстановить любую операцию: что купили, у кого, за сколько, как оплатили и как это отражено в отчётности. Проверить это можно без знания проводок: по составу папки, по скорости ответов бухгалтера и по тому, сходятся ли цифры между собой. Ниже — что посмотреть самому и о чём спросить.
Начните с папки: что в ней должно лежать
Папка с документами — это не архив «на всякий случай», а рабочий инструмент. Если владелец открывает её и не может за минуту найти нужную бумагу, порядок в учёте под вопросом.
В папке должны быть документы по трём группам. Первая — по сделкам с покупателями и заказчиками: договоры, счета, акты, накладные, переписка об условиях. Вторая — по поставщикам и подрядчикам: те же документы плюс счета на оплату и подтверждения оплаты. Третья — по самой компании: документы по сотрудникам, по имуществу, по деньгам в кассе и на счетах.
Отдельно держите то, что подтверждает расходы и доходы: чеки, платёжные поручения, выписки, кассовые документы. Если операция есть в отчётности, но бумаг по ней нет, при проверке её будет сложно объяснить.
Проверка на пять минут: возьмите любую операцию за прошлый месяц и попробуйте собрать по ней полный набор документов. Если получается — учёт в этой части в порядке. Если нет — есть что исправлять.
Проверьте, сходятся ли цифры между собой
Владельцу не нужно читать отчёты построчно. Достаточно сверить несколько показателей между собой и с тем, что вы знаете о бизнесе.
Сравните выручку в отчётности с суммой, которая реально пришла на счёт и в кассу за тот же период. Расхождения бывают, но у них должно быть объяснение: долги покупателей, авансы, возвраты. Если бухгалтер не может объяснить разницу, это сигнал.
Посмотрите, совпадает ли сумма задолженности поставщикам с вашими представлениями о том, кому и сколько вы должны. То же — по долгам покупателей перед вами. Эти цифры должны быть живыми: если в отчёте висит долг контрагента, с которым вы не работаете несколько лет, значит, учёт не чистят.
Проверьте, что остатки денег в отчёте совпадают с выписками банка и кассой. Это самое простое сравнение, и оно сразу показывает, ведётся ли учёт регулярно или его «собирают» перед сдачей отчётности.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов. Цель — не проверить бухгалтера, а понять, как устроена работа.
Спросите, в каком виде и как часто вы получаете сводку по делам компании. Хороший признак — регулярный отчёт, в котором видно доходы, расходы, долги и остатки. Плохой — ответ «когда спросите, тогда и посчитаю».
Спросите, какие документы нужно передавать и в какие сроки, чтобы учёт не отставал от жизни. Если ответ расплывчатый, документы будут копиться и теряться.
Спросите, что происходит с документами, которые вы принесли: где они хранятся, в каком виде, можно ли их найти через полгода. И спросите, кто, кроме бухгалтера, имеет доступ к учёту и что будет, если он заболеет или уйдёт.
Ещё один вопрос: какие операции за последний период вызвали у него вопросы. Если вопросов нет никогда, скорее всего, документы просто не разбирают.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не понимаете, что происходит с деньгами компании, и не можете получить понятный ответ. Учёт существует для владельца, а не наоборот.
Второй — документы просят «потом», «задним числом» или не просят вовсе. Если бумаги не запрашивают, значит, операции не подтверждаются.
Третий — отчётность сдаётся в последний момент, а до этого о ней никто не говорит. Это признак того, что учёт ведут от срока, а не от фактов.
Четвёртый — цифры в отчётах не совпадают с тем, что вы видите в банке и в кассе. Пятый — бухгалтер не может объяснить, откуда взялась та или иная сумма, и отвечает общими словами.
Шестой сигнал — в папке лежат документы без подписей, без дат или с исправлениями. Такие бумаги плохо защищают компанию при спорах.
Что делать, если нашли проблемы
Не начинайте с поиска нового бухгалтера. Сначала соберите факты: какие документы отсутствуют, какие цифры не сходятся, на какие вопросы вы не получили ответа. Запишите это списком.
Затем обсудите список с тем, кто ведёт учёт. Попросите план: что нужно восстановить, какие документы запросить у контрагентов, в каком порядке навести порядок. Хороший признак — конкретные шаги и сроки, плохой — обещания «разобраться».
Если документы утеряны, их можно попробовать восстановить: запросить копии у поставщиков и покупателей, взять выписки в банке, поднять переписку. Это работа, но она возвращает учёту опору.
Параллельно наведите порядок в передаче документов: определите, кто и когда отдаёт бумаги, где они хранятся, как вы получаете сводку. Это снижает риск, что проблема повторится.
Если после разговора ясности не появилось и цифры по-прежнему не сходятся, стоит получить второе мнение по документам компании. Решение о смене бухгалтера принимайте после того, как поймёте масштаб: иногда достаточно наладить обмен документами, а не менять всю схему работы.
Частые вопросы
Можно ли оценить качество учёта, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Смотрите на три вещи: находится ли нужный документ в папке, сходятся ли цифры с банком и кассой, получаете ли вы понятные ответы на свои вопросы.
Какие документы запрашивать у бухгалтера регулярно?
Сводку по доходам, расходам, долгам и остаткам, а также перечень операций, по которым не хватает документов. Так вы видите картину и вовремя закрываете пробелы.
Что делать, если часть документов потеряна?
Попробуйте восстановить копии у контрагентов, возьмите выписки в банке, поднимите переписку и чеки. Затем зафиксируйте порядок передачи документов, чтобы потери не повторялись.
Опасно ли, что отчётность сдаётся в последний момент?
Само по себе — не приговор, но это признак, что учёт ведут от срока сдачи. Спросите, как идёт работа в течение периода и когда вы увидите промежуточные цифры.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.