Порядок в доступе к документам виден по простому признаку: каждый получает ровно те бумаги и файлы, которые нужны ему для работы, а остальное закрыто. Проверить это владелец может сам, без специальных знаний. Достаточно посмотреть, кто и как получает документы, и задать бухгалтеру несколько прямых вопросов.
Кто на самом деле имеет доступ
Начните с простого списка. Выпишите всех, кто может открыть бухгалтерские файлы: сотрудники, подрядчики, бухгалтер на аутсорсе, родственники, бывшие работники. Отметьте, кому какой доступ нужен по работе.
Дальше сверьте список с реальностью. Попросите показать, у кого есть права в программе учёта, в облачном хранилище, в банке, в сервисах отчётности. Часто выясняется, что доступ остался у человека, который давно не работает, или что у подрядчика открыто больше, чем нужно для его задач.
Отдельно проверьте бумажные документы. Где лежат папки с первичкой, кто может их взять, есть ли учёт выдачи. Если папки стоят в общем коридоре и брать их может любой, доступа к документам вы не контролируете.
Признаки, что доступ устроен правильно
Хороший порядок узнаётся по нескольким чертам.
Каждый работает под своим логином. Нет общей учётной записи, под которой заходят все сразу. По действиям в программе можно понять, кто что сделал.
Права выдают по задачам. Помощник вводит первичку, но не проводит платежи. Подрядчик видит только свои документы. Бухгалтер ведёт учёт, но не распоряжается деньгами единолично.
Доступ закрывают при уходе человека. Есть понятная процедура: сотрудник увольняется, и его права снимают в тот же день. То же с подрядчиками, когда заканчивается договор.
Есть следы работы. Видно, кто и когда открывал документ, кто его менял, кто выгружал. Это не слежка, а обычный порядок: если что-то пошло не так, можно разобраться.
Доступ к деньгам отделён от доступа к документам. Тот, кто готовит платёж, не должен сам его подтверждать. Это касается и владельца: подпись и подтверждение платежей лучше держать при себе.
Что проверить самому за один вечер
Проверки простые и не требуют подготовки.
Зайдите в программу учёта и посмотрите список пользователей. Удивились хотя бы одной фамилии — уже повод разобраться.
Откройте банковское приложение и проверьте, у кого есть доступ к счёту и кто может создавать платежи. Список должен совпадать с теми, кому вы действительно доверяете.
Посмотрите, как хранятся сканы и файлы. Если всё лежит в одной общей папке, куда скидывают все, порядок стоит навести.
Спросите у пары сотрудников, куда они кладут документы и кто ещё туда заходит. Ответы покажут, как устроено на самом деле, а не на бумаге.
Проверьте, что происходит с документами при уходе человека. Есть ли понятный порядок передачи дел и снятия прав.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и посмотрите на реакцию. Спокойный и точный ответ — хороший знак. Раздражение или общие слова — повод копать дальше.
Спросите, кто имеет доступ к учёту и на каком основании. Попросите перечислить по именам и ролям.
Спросите, как выдаются и снимаются права. Что происходит, когда сотрудник увольняется или заканчивается договор с подрядчиком.
Спросите, кто может менять данные задним числом и как это фиксируется. Хорошо, если такие правки видны и их можно отследить.
Спросите, как хранятся документы и что будет, если файлы пропадут. Есть ли резервные копии и кто к ним имеет доступ.
Спросите, кто подтверждает платежи и можно ли провести платёж без вашего участия. Ответ на этот вопрос важнее остальных.
Тревожные сигналы
Есть ситуации, на которые стоит реагировать сразу.
Общая учётная запись, под которой заходят несколько человек. Так вы не узнаете, кто что сделал.
Доступ у бывших сотрудников и подрядчиков, с которыми уже не работаете. Это самая частая дыра.
Права шире, чем нужно для задач. Например, человек только вводит документы, но может проводить платежи или менять настройки.
Документы хранятся в общем месте без учёта, кто их берёт. Файлы пересылают в личных мессенджерах, и никто не помнит, где исходник.
Бухгалтер не может назвать, у кого есть доступ, или отвечает уклончиво. Это значит, что порядка нет даже у него в голове.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала составьте список всех, у кого есть доступ. Без этого списка дальше двигаться бессмысленно.
Затем уберите лишнее. Закройте доступ бывшим сотрудникам и подрядчикам, заведите отдельные учётные записи вместо общей, сузьте права до нужных задач.
Разделите полномочия. Подготовка платежа и его подтверждение должны быть у разных людей. Подтверждение держите за собой.
Заведите простое правило выдачи и снятия прав. Кто просит, кто разрешает, когда закрывают. Достаточно одной страницы, но она должна работать.
Проверьте, что документы хранятся в одном месте и туда попадают все файлы. Настройте резервные копии и решите, кто к ним имеет доступ.
Повторяйте проверку время от времени. Люди приходят и уходят, доступы накапливаются. Порядок поддерживают, а не наводят один раз.
Частые вопросы
Как понять, что доступ к документам есть у нужных людей?
Посмотрите список пользователей в программе учёта, в банке и в хранилище файлов. Сверьте его с теми, кому доступ нужен по работе. Если в списке есть лишние люди, порядок нарушен.
Можно ли проверить это без специальных знаний?
Да. Достаточно посмотреть, кто заходит в программу и банк, где лежат документы и кто может их взять. Эти проверки не требуют подготовки и занимают немного времени.
Что делать, если доступ остался у бывшего сотрудника?
Закрыть его сразу. Затем проверить, не осталось ли других лишних доступов, и завести понятное правило: при уходе человека права снимают в тот же день.
Как часто стоит возвращаться к этому вопросу?
Регулярно, например при каждом приёме и уходе сотрудника и при смене подрядчика. Доступы накапливаются незаметно, поэтому проверку лучше сделать привычкой.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.