«Документы в порядке» — это когда по любой операции вы можете быстро найти подтверждение: договор, счёт, акт, платёжку, чек. И когда цифры в отчётности совпадают с тем, что вы знаете о своём бизнесе. Проверить это можно самому, без знания проводок и кодов — достаточно задать несколько вопросов и посмотреть на несколько вещей.
Что значит «в порядке» на практике
Порядок в документах — это не идеальная папка на полке, а возможность подтвердить каждую сумму. Если проверяющий или банк спросит, откуда взялась цифра в отчёте, ответ должен находиться за пару минут. Это и есть главный смысл: документы существуют, они относятся к вашей сделке и совпадают с тем, что прошло по счёту.
Второй признак — цифры не расходятся с реальностью. Вы знаете, сколько денег на счетах и в кассе, сколько должны вам и сколько должны вы. Бухгалтерия показывает то же самое. Если ваши представления и отчёты расходятся, значит, часть операций где-то потерялась.
Третий признак — работа идёт по расписанию, а не от пожара к пожару. Документы собираются в течение месяца, а не в последний день перед сдачей. Тогда ошибки находятся вовремя, а не тогда, когда исправлять их дорого.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с денег. Сверьте остаток по банковской выписке с тем, что показывает бухгалтерия на отчётную дату. Затем посмотрите кассу: если наличные принимаются, остаток по кассе должен совпадать с тем, что физически лежит в ящике. Расхождение — первый повод для разговора.
Дальше возьмите несколько последних платежей и попробуйте найти к каждому полный комплект. Платёж, счёт, договор, закрывающий документ. Если по оплате нет закрывающего документа, деньги ушли, а расход не подтверждён. Это касается и ваших собственных продаж: выставлен счёт, есть ли оплата и отгрузка.
Посмотрите на список контрагентов. В нём не должно быть фирм, о которых вы ничего не знаете. Каждое название должно вызывать у вас понятную ассоциацию: поставщик, подрядчик, покупатель. Незнакомые строки — повод спросить, откуда они.
Проверьте, как хранятся документы. Вы должны уметь попросить бумаги по любой сделке за прошлый период и получить их. Если ответ «это надо поднять из архива, подождите неделю», это сигнал, что учёт ведётся неаккуратно.
И последнее: посмотрите на отчётность перед отправкой. Не на проводки, а на сам документ. Суммы доходов и расходов должны быть вам знакомы. Если цифра вас удивляет, спросите, из чего она сложилась.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопрос про долги. Сколько вам должны покупатели и сколько вы должны поставщикам и бюджету. Ответ должен быть конкретным, с названиями и суммами, а не общими словами.
Спросите, все ли операции за период отражены. Бывает, что часть первичных документов лежит необработанной. Уточните, есть ли такие документы и когда они попадут в учёт.
Поинтересуйтесь, как принимаются документы от поставщиков. Кто проверяет, что счёт и акт относятся к вашей сделке, что суммы совпадают. Если проверка не описана, значит, её, скорее всего, нет.
Спросите про сверку с контрагентами. Регулярно ли она делается и есть ли расхождения. Сверка — самый простой способ поймать ошибку, пока она не превратилась в проблему.
И наконец, спросите, что происходит при обнаружении ошибки. Кто её фиксирует, как исправляет и сообщает ли вам. Молчаливое исправление прошлых периодов — плохой признак.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не можете получить документы по своим же сделкам. Второй — суммы в отчётах не совпадают с вашим пониманием бизнеса. Третий — бухгалтер отвечает общими фразами и не называет конкретных цифр.
Настораживает, когда документы собираются в последний момент и постоянно что-то «не успевают». Также плохо, если вы узнаёте о проблемах от банка или контрагента, а не от своего бухгалтера. И если на ваши вопросы отвечают раздражением вместо объяснений.
Отдельный сигнал — отсутствие связи между оплатой и закрывающими документами. Деньги уходят, а подтверждения расходов нет. Это создаёт риск при проверке и мешает видеть реальную прибыль.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте, что именно не сходится. Составьте короткий список: какая операция, какая сумма, какой документ отсутствует. С конкретным списком разговор идёт по делу, а не про общие ощущения.
Затем обсудите список с бухгалтером и договоритесь, что и когда будет исправлено. Попросите показать результат: найденные документы, исправленные записи, сверку. Проверьте сами, что пункты закрыты.
Если расхождения повторяются, стоит пересмотреть, как устроен учёт. Возможно, не хватает порядка в передаче документов внутри компании: вы или сотрудники не отдаёте первичку вовремя. Тогда проблема решается регламентом, а не сменой бухгалтера.
Когда исправить не получается и вы не видите движения, разумно получить второе мнение. Показать документы другому бухгалтеру и услышать оценку со стороны. Это дешевле, чем разбираться с последствиями запущенного учёта.
Частые вопросы
Можно ли проверить бухгалтерию, если я не разбираюсь в учёте?
Да. Начните с денег: сверьте остатки по банку и кассе с тем, что показывает бухгалтерия. Затем попробуйте найти полный комплект документов по нескольким последним сделкам.
Как часто нужно делать такую проверку?
Регулярно, а не один раз. Достаточно выделять время раз в месяц или квартал, чтобы сверять остатки и смотреть, все ли документы на месте. Так ошибки находятся раньше и стоят дешевле.
Что делать, если документы по сделке не находятся?
Запишите, какой именно документ отсутствует и по какой операции. Обсудите это с бухгалтером и попросите восстановить подтверждение: запросить копию у контрагента или оформить документ заново.
О чём спросить бухгалтера в первую очередь?
О долгах: сколько должны вам и сколько должны вы. И о том, все ли операции за период отражены. Конкретные суммы и названия контрагентов покажут, насколько учёт прозрачен.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.