Проверить это можно без специальных знаний. Попросите бухгалтера найти несколько документов по вашему выбору и посмотрите, сколько времени это займёт и в каком виде вам их покажут. Если поиск идёт долго, с оговорками и «сейчас уточню у коллеги», порядок в учёте под вопросом.
Что значит «быстро найти документ»
Речь не о том, чтобы бухгалтер помнил, где лежит каждая папка. Речь о том, чтобы по любому вашему запросу документ находился за предсказуемое время и в понятном виде. Проверяющий приходит с конкретным вопросом: чем подтверждается сделка, кому и за что перечислены деньги, почему в отчётности такая сумма. Ответ должен собираться из документов, а не из воспоминаний.
Хороший признак — у вас есть доступ к своей первичке. Договоры, счета, акты, платёжные документы хранятся в системе или в папках, которые вы можете открыть сами. Вы не зависите от того, на месте ли бухгалтер и помнит ли он пароль.
Проверки, которые вы можете сделать сами
Первая проверка — выборочный запрос. Возьмите любую операцию за прошлый период: платёж контрагенту, возврат покупателю, покупку оборудования. Попросите показать полный набор документов по ней. Смотрите не только на скорость, но и на полноту: есть ли договор, счёт, закрывающий документ, выписка.
Вторая проверка — запрос «с другого конца». Назовите контрагента и попросите показать все операции с ним за период. Так видно, ведётся ли учёт по контрагентам или всё свалено в общую кучу.
Третья проверка — сверка. Попросите показать, как сходятся ваши данные с данными контрагента по крупной сделке. Если бухгалтер может это объяснить простыми словами и подкрепить документами, учёт в рабочем состоянии.
Четвёртая проверка — архив. Спросите, что происходит с документами, когда период закрыт. Они остаются доступными или уходят в место, откуда их достают «потом»? Проверяющим нужны и прошлые периоды.
Пятая проверка — ваши собственные документы. Если вы подписываете акты и счета и сразу передаёте их бухгалтеру, а через месяц не можете вспомнить, что подписывали, — это ваша зона ответственности тоже. Договоритесь, как вы получаете обратную связь о переданных документах.
Что спросить у бухгалтера
Спросите прямо: «Если завтра придёт запрос по сделке с таким-то контрагентом, за сколько вы соберёте документы и что мне покажете?» Ответ «быстро» ничего не говорит. Хорошо, если вам называют понятный порядок: где смотрят, что выгружают, как оформляют.
Спросите, в каком виде хранится первичка: сканы, бумага, и то и другое. Уточните, что будет, если оригинал потеряется. Спросите, кто, кроме бухгалтера, имеет доступ к документам и что будет, если он заболеет или уйдёт.
Спросите, как устроена нумерация и названия файлов. Если документы называются «скан1», «новый документ», «акт итог», найти их по запросу сможет только автор. Понятные названия и структура папок — признак порядка.
Спросите, как вы получите документы, если проверяющий попросит копии. Есть ли у вас возможность выгрузить их самостоятельно, не дожидаясь бухгалтера.
Тревожные сигналы
Документы ищут долго и с оговорками. Бухгалтер просит «подождать до вечера» по простому запросу. На вопрос о конкретной сделке отвечает общими словами, не показывая бумаги.
Первичка хранится только у бухгалтера, у вас доступа нет. Часть документов есть в бумаге, часть в сканах, часть «у прошлого бухгалтера». Никто не может сказать, где что лежит.
Названия файлов и папок нечитаемые. Документы разных лет лежат в одной куче. Нет разделения по периодам и контрагентам.
На запросы отвечают «это не моя зона» или переадресуют друг другу. Значит, за порядок в документах никто не отвечает.
Вы не получаете обратной связи о переданных документах. Отдали акт — и не знаете, попал ли он в учёт.
Что делать при тревожных сигналах
Начните с разговора. Опишите, что именно вас не устроило: не скорость вообще, а конкретный случай. Попросите предложить порядок хранения и поиска документов. Если бухгалтер готов его выстроить и показать результат на ваших же примерах — ситуация поправима.
Зафиксируйте договорённость. Пусть будет понятно, где лежат документы, как они называются, как вы получаете копии и кто отвечает за архив. Проверьте через некоторое время, что это работает, а не осталось на словах.
Если порядок не наводится, рассмотрите смену бухгалтера или передачу учёта на сторону. При передаче дел обязательно принимайте архив: сверяйте наличие документов по периодам и контрагентам, а не только итоговые цифры. Иначе проблема переедет вместе с вами.
Частые вопросы
Можно ли оценить качество учёта, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Смотрите на скорость и полноту ответа на ваш запрос, на доступ к документам и на понятность объяснений. Если по простому вопросу приходится ждать и напоминать, это уже сигнал.
Сколько времени должен занимать поиск документа?
Универсального срока нет, он зависит от объёма документов и системы хранения. Ориентируйтесь на предсказуемость: бухгалтер называет порядок поиска и укладывается в него, а не отвечает «когда получится».
Что делать, если документы частично утеряны?
Не замалчивайте. Обсудите с бухгалтером, какие документы можно восстановить у контрагентов и банка, а где придётся объяснять ситуацию. Чем раньше вы это сделаете, тем больше вариантов.
Нужен ли мне доступ к первичке, если учёт ведёт бухгалтер?
Да, он полезен. Вы быстрее отвечаете на запросы и контролируете, что подписываете. Доступ не заменяет бухгалтера, но снимает зависимость от одного человека.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.