Переход на электронный документооборот не должен менять цифры в учёте. Если после подключения ЭДО суммы в отчётности те же, что и раньше, а бумажные и электронные документы не задваиваются, учёт ведётся корректно. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках.
Что такое двойной учёт после перехода на ЭДО
Двойной учёт — это когда один и тот же документ попадает в учёт дважды. Например, контрагент прислал счёт и акт по ЭДО, а бухгалтер дополнительно внёс бумажную копию, которую вы подписали заранее. В итоге расходы и задолженность вырастают, хотя реальной операции было меньше.
Вторая форма проблемы — документ не попал в учёт вообще. Электронный счёт завис в почте или в личном кабинете оператора, бухгалтер его не увидел, и в книге покупок он не отражён. Тогда расходы занижены, а контрагент считает, что вы ему должны.
Обе ситуации опасны тем, что выглядят безобидно. Отчётность сдана, налоги уплачены, но цифры не совпадают с реальностью. Ошибка всплывает при сверке с контрагентом или при проверке.
Признаки, что с учётом всё в порядке
Хороший признак — суммы в отчётности совпадают с тем, что вы видите в своих банковских выписках и в актах сверки с контрагентами. Если расхождений нет, скорее всего, документы не задваиваются.
Второй признак — у каждого документа один источник. Либо бумага, либо электронный файл, но не оба сразу. Бухгалтер может объяснить, откуда взялась конкретная сумма, и показать сам документ.
Третий признак — вы получаете от бухгалтера регулярную сводку: сколько документов пришло, сколько проведено, есть ли непроведённые. Если такой сводки нет, попросите её. Это простая таблица, её можно делать раз в месяц.
Четвёртый признак — контрагенты не жалуются на расхождения в актах сверки. Если жалуются, значит, у кого-то из вас документы учтены не так.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с одного контрагента, с которым у вас больше всего операций. Запросите у него акт сверки за период и сравните со своей стороны. Суммы должны сойтись. Если не сходятся, попросите бухгалтера показать документы, из которых сложилась ваша цифра.
Проверьте, нет ли в учёте двух похожих записей по одной сделке. Попросите список операций по этому контрагенту за месяц. Если видите один и тот же счёт дважды, с разными датами или номерами, — это сигнал.
Посмотрите, как оформлены документы, которые вы подписывали на бумаге. Если вы подписали бумажный акт, а потом тот же акт пришёл по ЭДО, убедитесь, что в учёт попал только один из них. Спросите бухгалтера прямо, какой именно.
Сверьте банк и учёт. Сумма поступлений и списаний по выписке должна соответствовать тому, что отражено в учёте. Расхождение по крупным платежам — повод разбираться.
Проверьте, что происходит с документами, которые приходят в конце месяца или квартала. Именно там чаще всего теряются счёта и акты. Спросите, кто и когда их разносит.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, как устроен порядок приёма документов из ЭДО. Кто их смотрит, как часто, что происходит с документом, который пришёл без подписи или с ошибкой. Ответ должен быть конкретным, а не «мы всё проверяем».
Спросите, как исключается двойной ввод. Если бумажный документ уже проведён, а электронный пришёл позже, что делает бухгалтер. Хороший ответ — сверяет по номеру и дате и не проводит повторно.
Спросите, есть ли список документов, которые не проведены. Попросите показывать его вам. Это самый простой способ увидеть, что что-то зависло.
Спросите, как сверяются расчёты с контрагентами и как часто. Регулярная сверка ловит двойной учёт раньше, чем он превратится в проблему.
Спросите, что изменилось в учёте после перехода на ЭДО. Если бухгалтер говорит, что ничего не изменилось, а документы теперь приходят иначе, — уточните, как именно они попадают в учёт.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — суммы в отчётности выросли или упали сразу после перехода на ЭДО без понятной причины. Спросите, за счёт чего.
Второй — контрагент присылает акт сверки, и расхождения повторяются из месяца в месяц. Это значит, что проблема не разовая.
Третий — бухгалтер не может быстро показать конкретный документ. Если на простой вопрос «покажите акт за такой-то месяц» ответа нет, значит, порядок хранения и поиска не налажен.
Четвёртый — вы сами подписываете бумажные документы, хотя сделка уже прошла по ЭДО. Так появляется лишняя копия, и её легко провести дважды.
Пятый — документы приходят, но вы не понимаете, учтены они или нет. Отсутствие обратной связи само по себе риск.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте проблему на бумаге. Составьте список операций или контрагентов, где видите расхождение. Так разговор с бухгалтером будет предметным.
Попросите провести сверку по этим операциям и показать результат. Если ошибка есть, её нужно исправить в учёте и, при необходимости, в отчётности. Уточните, какие документы для этого понадобятся.
Договоритесь о регулярной проверке. Например, раз в месяц вы получаете короткую сводку: сколько документов пришло, сколько проведено, есть ли расхождения с контрагентами. Это снимет большую часть рисков.
Если расхождения повторяются, а объяснений нет, стоит показать учёт другому бухгалтеру или аудитору. Это не обязательно смена исполнителя, но взгляд со стороны помогает найти причину.
Частые вопросы
Как быстро можно заметить двойной учёт?
Обычно при первой же сверке с контрагентом или при сравнении отчётности с банковскими операциями. Если сверки не проводятся, ошибка может жить в учёте долго.
Нужно ли хранить бумажные копии документов, которые пришли по ЭДО?
Это зависит от того, как организован ваш документооборот. Главное — чтобы в учёт попадал один документ, а не два. Уточните порядок у бухгалтера.
Что делать, если контрагент прислал документ дважды?
Сообщите бухгалтеру и попросите проверить, не проведён ли документ повторно. Лишнюю запись нужно убрать до сдачи отчётности.
Может ли двойной учёт возникнуть не по вине бухгалтера?
Да, например, если документы приходят из разных источников и никто их не сверяет. Поэтому важен порядок приёма и проверки, а не только работа бухгалтера.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.