Если бухгалтерия работает с копиями, а оригиналы документов лежат где-то ещё, вы не видите полной картины своего учёта. Проверить это можно самому, без специальных знаний. Достаточно посмотреть, какие документы есть у вас на руках и что именно бухгалтер запрашивает у вас каждый месяц.
Что значит «работать с копиями»
Речь не только о сканах. Копия — это фотография накладной, пересланный в мессенджере счёт, документ, который вы подписали электронной подписью, но не сохранили у себя, или бумага, оригинал которой остался у поставщика. Бухгалтер может добросовестно вносить данные из таких файлов, но при проверке или споре подтвердить операцию будет нечем.
Оригинал — это документ, который существует в единственном экземпляре или в установленном числе экземпляров и хранится у вас. Для бумажных документов это подписанный экземпляр с вашей стороны. Для электронных — файл в согласованном формате, полученный от контрагента по каналу обмена, а не пересланный вручную.
Разница проявляется не сразу. Пока всё спокойно, копии ничем не мешают. Проблемы начинаются, когда нужно подтвердить расход, вернуть товар, ответить на запрос или восстановить учёт после смены бухгалтера.
Признаки, что учёт держится на копиях
Первый признак — вы не помните, когда последний раз передавали бухгалтеру бумажные оригиналы. Всё уходит фотографиями в чат или на почту. Бухгалтер принимает, спасибо, работа идёт.
Второй — у вас нет папки с документами за текущий период. Договоры, счета, акты, накладные разбросаны по почте, чатам и ящикам стола. Собрать их в один комплект вы сможете только с усилием.
Третий — бухгалтер не возвращается к вам с вопросами по документам. Нет подписи, нет даты, нет расшифровки — а учёт всё равно закрывается. Это значит, что недостающее либо додумывается, либо подменяется тем, что есть под рукой.
Четвёртый — вы не получаете от бухгалтера списка того, чего не хватает. Хороший признак качественной работы — регулярный перечень недостающих документов с указанием, что именно нужно и от кого.
Пятый — оригиналы хранятся у контрагента или у курьера, а вы этим не управляете. Например, акт вы подписали у поставщика и забрали только копию. Или документы отправлены почтой и не вернулись.
Шестой — при смене бухгалтера выясняется, что часть документов отсутствует. Новому человеку передают архив, в котором есть сканы, но нет подписанных экземпляров.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с простого. Возьмите любую крупную операцию за последний месяц — закупку, оплату подрядчику, отгрузку. Попробуйте собрать по ней полный комплект: договор, счёт, документ об оплате, документ о передаче товара или результата работ. Если чего-то нет в оригинале, это уже сигнал.
Посмотрите, где физически лежат документы. Если у вас нет места, где хранится текущий архив, — значит, его нет вообще или он у бухгалтера. Уточните, в каком виде он там хранится.
Проверьте, как вы передаёте документы. Если единственный канал — мессенджер, задайте вопрос: что происходит с бумажными экземплярами и электронными файлами после того, как вы отправили фото.
Спросите у бухгалтера, какие документы он считает обязательными для каждой типовой операции. Сравните список с тем, что реально есть у вас. Расхождение покажет, где учёт опирается на неполные данные.
Ещё одна проверка — попросите показать, как выглядит ваша папка с документами за квартал. Не отчёт, не таблицу, а сами документы. Если бухгалтер может открыть комплект и показать его — это хороший знак. Если отвечает, что всё в системе и «там всё есть», попросите выгрузить.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо, без обвинений. Ответы покажут, как устроена работа.
Спросите, какие документы он получает в оригинале, а какие — в копиях. Попросите назвать категории: договоры, акты, счета, чеки, транспортные документы.
Спросите, что он делает, если оригинал не пришёл. Ждёт, запрашивает, ставит операцию на паузу или проводит по копии? Любой ответ допустим, если он осознанный и вы о нём знаете.
Спросите, где хранятся оригиналы и кто отвечает за их сохранность. Если это ваша зона ответственности, вы должны знать, что и как хранить.
Спросите, как он сверяет данные с контрагентами. Сверка — хороший индикатор: она показывает, что бухгалтер работает с реальными документами, а не только со своими записями.
Спросите, что произойдёт, если придёт запрос от проверяющих. Сможет ли он собрать подтверждающие документы и за какой срок.
Тревожные сигналы
Опасны не сами копии, а ситуации, когда копия подменяет оригинал и никто этого не замечает.
- Бухгалтер просит «дослать потом», а потом не напоминает, и операция остаётся без подтверждения.
- Вы получаете отчёты, но не можете найти документы, на которых они построены.
- Документы подписаны только с одной стороны, а вторая сторона так и не вернула экземпляр.
- Электронный документ получен в виде картинки или письма, а не файла в согласованном формате.
- При увольнении бухгалтера выясняется, что архив неполный или его нет.
- На вопрос о конкретной операции бухгалтер отвечает «это было давно» или «посмотрю в переписке».
Каждый сигнал по отдельности ещё не катастрофа. Но несколько сразу означают, что учёт держится на хрупкой основе.
Что делать, если признаки есть
Сначала наведите порядок у себя. Заведите место для оригиналов: папку, ящик, электронное хранилище с понятной структурой по периодам и контрагентам. Договоритесь с бухгалтером, какие документы вы передаёте в оригинале и в каком виде.
Затем попросите бухгалтера провести сверку: какие операции за период не имеют полного комплекта документов. Получите список и закройте пробелы — запросите у контрагентов недостающие экземпляры, восстановите подписи, сохраните файлы.
Если выяснится, что часть документов утрачена, обсудите с бухгалтером, как восстановить подтверждения: через контрагентов, через дубликаты, через переписку и согласования. Не откладывайте: чем больше времени прошло, тем сложнее получить документы.
И последнее. Если бухгалтер не может объяснить, как устроен документооборот, и не готов менять порядок, стоит задуматься о смене подхода к учёту. Качественная работа начинается с того, что видно, на чём она стоит.
Частые вопросы
Это нормально, что бухгалтер просит присылать фото документов?
Как способ быстро передать информацию — да. Как единственный канал — нет. Оригиналы или их электронные equivalents должны существовать отдельно и храниться у вас или в согласованном месте.
Как быстро понять, что документов не хватает?
Возьмите одну крупную операцию за месяц и попробуйте собрать по ней полный комплект. Если не получается — есть пробел. Повторите с двумя-тремя операциями разных типов.
Что делать, если оригиналы остались у контрагента?
Запросите свой экземпляр или дубликат. Сохраните переписку, в которой вы его запрашивали. Если контрагент не отвечает, зафиксируйте это и обсудите с бухгалтером, чем подтвердить операцию.
Можно ли вести учёт только по электронным документам?
Да, если документы получены в согласованном формате и сохранены у вас, а не пересланы картинкой. Обсудите с бухгалтером, какие форматы вы используете и где храните файлы.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.