Проверить сроки хранения можно без знания бухгалтерии. Достаточно посмотреть, как устроен архив, и задать бухгалтеру несколько прямых вопросов. Если документы лежат в порядке и никто не может удалить их в одиночку, риск преждевременного уничтожения низкий.
Что вообще значит «хранить документы правильно»
Правильное хранение — это не только папки на полке. Это понятный порядок: какие документы есть, где они лежат, кто отвечает за архив и по какому правилу решают, что документ пора уничтожить. Сроки хранения зависят от вида документа и от того, закончена ли по нему проверка или спор. Пока идёт спор или проверка, документы не уничтожают, даже если обычный срок вышел.
Владельцу не нужно помнить сроки по каждому документу. Ему нужно убедиться, что эти сроки где-то зафиксированы и что уничтожение не происходит по чьему-то устному решению.
Признаки, что с хранением всё в порядке
Хороший признак — у компании есть опись документов. В ней видно, что за документ, за какой период и до какого момента его держат. Опись может быть в таблице, главное, чтобы она существовала и обновлялась.
Второй признак — уничтожение оформляется письменно. Есть акт, в нём перечислено, что именно уничтожили и на каком основании. Такой акт подписывает не один человек.
Третий признак — доступ к архиву ограничен. Не любой сотрудник может удалить папку с документами или очистить электронную базу. Права на удаление есть у ограниченного круга лиц.
Четвёртый признак — документы есть не только в одном месте. Электронные копии хранятся отдельно от рабочего компьютера бухгалтера, а бумажные оригиналы — не в чьём-то личном шкафу.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с простого вопроса: где лежат документы за прошлые годы. Попросите показать архив или папку с электронными документами. Если вам не могут быстро показать документы за позапрошлый год, это повод разобраться.
Посмотрите, есть ли опись. Откройте её и найдите несколько документов, которые точно должны быть: договоры с крупными контрагентами, банковские выписки, документы по зарплате. Проверьте, что они на месте и что в описи указан срок хранения.
Спросите, как принимается решение об уничтожении. Попросите показать последний акт об уничтожении, если он был. В акте должно быть понятно, что уничтожили и почему это можно было сделать.
Проверьте, кто имеет доступ к удалению. Если бухгалтер работает один и сам решает, что удалить, попросите ввести простое правило: удаление только с вашего согласия.
Отдельно проверьте электронную часть. Спросите, делается ли резервная копия базы и где она хранится. Если копия есть только на одном компьютере, документы уязвимы.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и попросите короткие ответы. Так вы быстро увидите, есть ли система.
- Где хранится опись документов и когда её обновляли последний раз?
- По какому принципу вы решаете, что документ можно уничтожить?
- Кто подписывает акт об уничтожении, кроме вас?
- Что вы делаете с документами, по которым идёт спор или проверка?
- Где хранятся резервные копии электронных документов?
- Что произойдёт с архивом, если вы уйдёте или заболеете?
Последний вопрос особенно полезен. Если ответа нет, значит, архив держится на одном человеке, а не на порядке.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — документов за прошлые годы нет, а объяснение звучит как «мы всё почистили». Уничтожение без описи и акта — плохой признак.
Второй сигнал — нет описи вообще. Если никто не может сказать, какие документы есть и до какого момента их держат, порядок не контролируется.
Третий сигнал — документы хранятся в личной почте или на личном диске бухгалтера. При смене бухгалтера доступ к ним можно потерять.
Четвёртый сигнал — резервных копий нет или о них никто не знает. Потеря базы означает потерю документов, даже если формально их никто не уничтожал.
Пятый сигнал — на ваши вопросы отвечают общими словами и не показывают документы. Отказ показать архив говорит сам за себя.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте, что есть сейчас. Попросите составить опись документов и передать вам копию. Это простая задача, и по ней видно, готов ли бухгалтер навести порядок.
Затем введите правило: уничтожение документов только с вашего письменного согласия. Это одна строка в договоре или отдельная памятка, но она закрывает главный риск.
Дальше наладьте резервное копирование. Копия должна храниться отдельно от основного компьютера, и вы должны знать, где она.
Если документы уже уничтожены раньше времени, не пытайтесь восстановить картину по памяти. Соберите то, что осталось: выписки банка, документы от контрагентов, переписку. Дальше решайте вместе с бухгалтером, что можно восстановить.
Частые вопросы
Как понять, что документы уничтожают раньше времени?
Попросите опись и последний акт об уничтожении. Если в них не видно, что именно уничтожили и на каком основании, порядок под вопросом.
Обязательно ли хранить бумажные оригиналы?
Зависит от вида документа и от того, как у вас организован электронный документооборот. Этот вопрос задайте бухгалтеру и зафиксируйте ответ письменно.
Что делать, если бухгалтер отказывается показать архив?
Объясните, что архив — документы компании, а не личные файлы сотрудника. Если доступа нет, это повод менять порядок работы с документами.
Можно ли удалять документы, если по ним идёт спор?
Нет. Пока спор или проверка не закончены, документы сохраняют, даже если обычный срок хранения уже прошёл.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.