Проверить авансы контрагентам можно без знания проводок. Попросите бухгалтера показать, где в учёте числятся выданные авансы, как они соотносятся с договорами и закрывающими документами, и сравните это с тем, что вы знаете о работе с поставщиками. Если ответы расплывчаты или цифры не сходятся с документами, стоит разбираться глубже.
Почему авансы — удобная точка проверки
Аванс — это деньги, которые ушли поставщику, а товар, работа или услуга ещё не получены. В учёте такой платёж нельзя просто списать в расходы: он висит как долг контрагента перед вами, пока не закроется документом. Именно поэтому авансы быстро показывают качество учёта.
Если бухгалтер аккуратно ведёт авансы, он видит, кому и за что вы переплатили, где поставка задерживается, по какому договору документы так и не пришли. Если нет — деньги «растворяются» в расходах, а вы узнаёте об этом спустя месяцы.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте вопросы про конкретные договоры и платежи, а не про учёт в целом. Так ответ проверить проще.
- Покажите список контрагентов, которым на конец периода числятся выданные авансы. Сверьте его со своими планами закупок.
- По каждому крупному авансу назовите договор, дату платежа и что уже получено взамен.
- Спросите, как в учёте отражается частичное закрытие аванса: пришла часть товара — уменьшился ли долг поставщика.
- Уточните, что происходит с авансом, если договор расторгнут или поставка отменена. Долг должен быть возвращён или закрыт документом, а не остаться висеть.
- Попросите объяснить, как аванс связан с первичными документами: счётом, актом, накладной, универсальным передаточным документом.
Хороший признак — бухгалтер отвечает по существу и сам называет проблемные позиции. Плохой — отвечает общими словами и просит «не лезть в учёт».
Что владелец может проверить сам
Вам не нужен доступ к проводкам. Достаточно документов и здравого смысла.
Сверьте выписку по счёту с реестром авансов: каждый крупный платёж поставщику должен быть узнаваем в учёте. Посмотрите, нет ли авансов, которые висят давно, а поставок по ним вы не помните. Проверьте, совпадают ли суммы в реестре с договорами и счетами.
Отдельно пройдитесь по контрагентам, с которыми вы больше не работаете. Если по ним остались авансы, задайте вопрос: деньги вернули, зачли в счёт другой поставки или долг просто забыли?
Полезно раз в месяц смотреть короткую сводку: кому и сколько мы должны, кто должен нам, какие авансы не закрыты документами. Если бухгалтер готовит такую сводку без напоминаний — это хороший сигнал.
Тревожные сигналы в учёте авансов
- Авансы в сводке не разбиты по контрагентам и договорам, есть только общая сумма.
- Поставщик давно не отгружал, а аванс числится в полном объёме.
- Бухгалтер не может быстро связать платёж с договором и документом.
- Часть платежей поставщикам отражена как расходы, хотя товар или услуга не получены.
- На ваши вопросы отвечают «так настроена программа» или «это тонкости учёта».
- Сводка по авансам появляется только после вашей просьбы и каждый раз выглядит по-новому.
Один сигнал — повод уточнить. Несколько сразу — повод менять порядок работы с учётом.
Что делать при проблемах
Начните с письменной сверки с контрагентами. Акты сверки покажут, совпадает ли ваша картина долгов с картиной поставщика. Расхождения быстро вскрывают ошибки в учёте.
Затем попросите бухгалтера подготовить реестр авансов с разбивкой по контрагентам, договорам и датам. Обсудите каждую крупную позицию: что получено, какие документы есть, что делать с зависшими суммами.
Если ответы не устраивают, проверьте, кто отвечает за учёт и на основании каких документов он работает. Иногда проблема в том, что первичные документы не доходят до бухгалтера вовремя. Тогда достаточно наладить передачу документов.
В сложных случаях имеет смысл пригласить стороннего бухгалтера для проверки участка авансов. Это не замена текущему учёту, а взгляд со стороны на конкретные договоры и платежи.
Частые вопросы
Как часто проверять авансы контрагентам?
Регулярно, в привязке к вашим платежам и поставкам. Крупные авансы стоит держать на контроле с момента оплаты до закрытия документом.
Нужно ли мне разбираться в проводках?
Нет. Достаточно сверять реестр авансов с договорами, счетами и выпиской по счёту. Ваша задача — понимать, за что заплачено и что получено.
Что делать, если поставщик не вернул аванс?
Зафиксируйте долг в сверке с контрагентом и обсудите с бухгалтером, как он отражён в учёте. Дальше решайте вопрос с поставщиком: возврат денег, зачёт или поставка.
Можно ли поручить проверку авансов стороннему бухгалтеру?
Да, это обычная практика. Сторонний взгляд помогает найти зависшие суммы и ошибки в документах, не меняя текущий порядок учёта.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.