Сделки с иностранными контрагентами теряются в учёте чаще, чем кажется: они не похожи на привычные операции с российскими партнёрами, идут через валютный счёт и требуют отдельного набора документов. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках. Достаточно сверить, что каждая зарубежная сделка оставила след в учёте, в банке и в документах.
Начните с банковской выписки
Возьмите выписку по валютному счёту за период и пройдитесь по ней глазами. Каждое поступление и каждый платёж должны быть вам знакомы: за что заплатили, от кого получили, по какому договору. Если в выписке есть операция, которую вы не можете объяснить, — это первый сигнал.
Дальше сверьте выписку с тем, что отражено в учёте. Попросите бухгалтера показать, где в учёте видна конкретная валютная операция из выписки. Если операция находится быстро и с понятным описанием — хорошо. Если бухгалтер начинает искать, уточнять или отвечает «это не проведено, потому что не было документов», — сделка могла остаться за пределами учёта.
Отдельно посмотрите на конвертации. Если валюта приходила и менялась на рубли, в учёте должны быть видны обе операции, а не только итоговая сумма на рублёвом счёте.
Сверьте договоры и документы
Составьте простой список: контрагент, страна, предмет договора, сумма, дата. Такой список вы можете вести сами или запросить у бухгалтера. Дальше по каждому пункту проверьте, что есть договор и документы по сделке: счёт, акт или другой документ о выполнении, товарная накладная или её аналог, документы на перевозку, если была поставка.
Проблема обычно не в том, что документов нет совсем, а в том, что они лежат в разных местах и не связаны между собой. Спросите, где хранятся документы по конкретной сделке, и попросите показать их за пару минут. Если на это уходит полдня поисков, порядок стоит навести.
Проверьте и обратную ситуацию: нет ли в учёте сделок, которых не было на самом деле. Дубли, операции по закрытым договорам, платежи, проведённые дважды, — тоже признак слабого контроля.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Разговор лучше вести не про «качество учёта» вообще, а про конкретные сделки. Хорошие вопросы звучат так:
- Покажите, как в учёте отражена вот эта валютная операция из выписки.
- Какие документы вы запрашивали по этой сделке и что из них получили?
- Что осталось не закрыто: какие операции ждут документов или пояснений?
- Как вы отслеживаете, что все зарубежные сделки попали в учёт, а не только те, по которым пришли документы?
- Что мне нужно делать со своей стороны, чтобы вы получали документы вовремя?
Ответы на эти вопросы показывают больше, чем любые заверения. Если бухгалтер отвечает по существу, показывает записи и называет конкретные незакрытые места — это рабочий процесс. Если отвечает общими словами и переводит разговор на доверие, проверьте ещё раз сами.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — расхождение между выпиской и учётом. Валютные операции есть в банке, но не видны в учёте, или наоборот.
Второй — документы по сделкам собираются только к отчётности, а в остальное время их никто не проверяет. Тогда ошибки всплывают поздно, когда исправлять их сложнее.
Третий — вы не можете получить простой ответ, по какому договору прошёл платёж. Это значит, что связь между деньгами и сделкой держится на памяти одного человека, а не на документах.
Четвёртый — сделки с иностранными контрагентами обсуждаются отдельно от остального учёта, как «особая тема». В нормальной работе это такая же часть учёта, как и всё остальное, просто с большим набором документов.
Пятый — вам не показывают список незакрытых вопросов. Любой учёт время от времени упирается в недостающие бумаги. Нормально — знать об этом и видеть список. Плохо — узнавать о проблеме задним числом.
Что делать, если нашли проблему
Сначала зафиксируйте факты: какие операции не отражены, по каким сделкам нет документов, что именно расходится. Письменный список, даже короткий, помогает говорить предметно.
Затем обсудите с бухгалтером план: что нужно восстановить, какие документы запросить у контрагентов, в каком порядке закрывать пробелы. Договоритесь, как вы будете получать подтверждение, что работа сделана.
Если расхождения серьёзные и касаются уже сданной отчётности, стоит привлечь стороннего бухгалтера или аудитора для проверки. Это не обвинение в адрес текущего бухгалтера, а способ получить независимый взгляд на запутанную ситуацию.
И последнее: наладьте передачу документов. Чем быстрее документы по зарубежной сделке попадают к тому, кто ведёт учёт, тем меньше шансов, что сделка останется в стороне.
Частые вопросы
Как часто проверять сделки с иностранными контрагентами?
Регулярно, а не только перед отчётностью. Достаточно периодически сверять валютную выписку со списком сделок и смотреть, что осталось незакрытым.
Что делать, если бухгалтер говорит, что документов не было?
Попросите список: по каким сделкам и каких документов не хватает. Дальше решите, кто запрашивает их у контрагента — вы или бухгалтер, и зафиксируйте это.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в проводках?
Да. Сверка выписки со списком сделок и наличие документов по каждой сделке уже показывают многое, и для этого не нужно знать бухгалтерские счета.
Опасно ли, если сделка не отражена в учёте?
Да, это искажает отчётность и создаёт риск при проверках. Чем раньше найдено расхождение, тем проще его исправить.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.