Первичная документация — это документы, которыми вы оформляете каждую хозяйственную операцию: покупку, продажу, оплату, выдачу денег под отчёт. Именно на их основании вы ведёте бухгалтерский и налоговый учёт. Если документа нет, операция для учёта не существует, даже если деньги реально ушли.
Что относится к первичной документации
Первичный документ фиксирует событие: что произошло, когда, между кем и на какую сумму. Примеры, с которыми сталкивается почти любой бизнес:
- договор и счёт на оплату — сами по себе не всегда первичны, но задают условия сделки;
- акт выполненных работ или оказанных услуг;
- товарная накладная при передаче товара;
- кассовый чек при расчётах с покупателем;
- платёжное поручение и банковская выписка при безналичных расчётах;
- расходный кассовый ордер при выдаче денег из кассы;
- авансовый отчёт сотрудника о потраченных подотчётных суммах.
Список открытый. Значение имеет не название формы, а содержание: документ должен подтверждать конкретную операцию и содержать обязательные реквизиты.
Обязательные реквизиты
Без этих элементов документ не подтверждает операцию:
- наименование документа и дата его составления;
- название организации или ИП, от имени которых составлен документ;
- содержание операции;
- измерители операции в натуральном и денежном выражении;
- должности лиц, ответственных за операцию, их подписи с расшифровкой.
Если в документе нет суммы или подписи ответственного, при проверке его могут не принять. Тогда расход вычтут из затрат, а вычет по НДС снимут.
Как организовать работу с документами
Порядок простой, но требует дисциплины.
- Определите, кто оформляет каждый тип документа: менеджер — акт, кладовщик — накладную, бухгалтер — платёжку.
- Введите правило: документ создаётся в день операции или на следующий рабочий день. Не копите бумаги на конец месяца.
- Проверяйте документ до подписания: сумма, дата, реквизиты контрагента, подписи.
- Храните документы так, чтобы нужный можно было найти за пару минут: по датам, контрагентам или сделкам.
Отдельно про налоговый учёт. По ст. 313 НК РФ вы обязаны вести регистры налогового учёта, и в них указываются наименование операции и подпись с расшифровкой того, кто регистр составил. Данные налогового учёта, включая сведения из первичных документов, являются налоговой тайной. Тот, кто получил к ним доступ, обязан её хранить и отвечает за разглашение по закону.
Частые ошибки
- Документ подписан не тем человеком. Подпись должна стоять у лица, уполномоченного на это.
- Исправления замазаны или заштрихованы. Исправлять нужно корректно, с указанием даты и подписью того, кто внёс правку.
- Нет подтверждения оплаты. Акт есть, а платёжного документа нет — расход могут не признать.
- Документы от контрагента с опечатками в названии или ИНН. Такие бумаги лучше вернуть на переоформление сразу.
- Сделка оформлена только перепиской в мессенджере. Переписка помогает, но первичным документом не заменяет.
Последствия отсутствия документов
Если первичных документов нет, налоговая при проверке снимет расходы и вычеты. Налог доначислят, добавят пени и штраф. Спорить будет сложно: подтверждать операцию нечем.
Есть и вторая сторона. Если вы получили доступ к данным налогового учёта контрагента или сотрудника и передали их третьим лицам, это разглашение налоговой тайны с ответственностью по закону. Поэтому доступ к документам стоит ограничить теми, кому он нужен по работе.
Частые вопросы
Договор — это первичный документ?
Сам по себе нет. Договор задаёт условия сделки, а операцию подтверждает акт, накладная или платёжный документ.
Можно ли использовать свои формы документов?
Да, если в них есть все обязательные реквизиты. Название формы значения не имеет, значение имеет содержание.
Что делать, если контрагент не прислал документы?
Запросите письменно и не закрывайте операцию в учёте до получения. Без документа расход и вычет подтвердить не получится.
Сколько хранить первичные документы?
Сроки хранения зависят от типа документа и вида налога. Уточните их под свои операции, чтобы не выбросить бумаги раньше времени.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.