Налоговый учет предназначен для того, чтобы собрать полную и достоверную информацию о хозяйственных операциях за отчетный период и правильно рассчитать налог. Его ведет сама организация или ИП — на основе первичных документов. Порядок учета вы устанавливаете сами и закрепляете в учетной политике для целей налогообложения, которую утверждает руководитель.
Что именно решает налоговый учет
По ст. 313 НК РФ налоговый учет — это система обобщения информации для определения налоговой базы. Основа — данные первичных документов, сгруппированные по правилам Налогового кодекса. Бухгалтерский учет и налоговый учет решают разные задачи: первый показывает финансовое положение бизнеса, второй — сколько налогов вы должны бюджету.
Результат налогового учета нужен не только вам. На его данных строится отчетность, которую проверяют налоговые органы: они контролируют правильность исчисления, полноту и своевременность уплаты налога. Если учет ведется небрежно, расхождения всплывут при проверке или при сверке показателей.
Отдельно про регистры. Если в регистрах бухгалтерского учета не хватает информации для расчета налоговой базы, вы вправе дополнить их своими реквизитами — так получаются регистры налогового учета. Второй вариант — вести самостоятельные регистры налогового учета. Выбор за вами, но он должен быть зафиксирован.
Кто ведет учет и что для этого нужно
Систему налогового учета налогоплательщик организует самостоятельно. Это значит, что типового обязательного бланка вам никто не выдаст: налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета. Разрабатывать формы и порядок заполнения придется вам — или тому, кому вы это поручите.
Порядок действий для владельца бизнеса выглядит так:
- Определите, какие налоги вы платите и какие показатели нужно считать для базы по каждому из них.
- Проверьте, хватает ли вам обычных бухгалтерских регистров. Если нет — дополните их нужными реквизитами или заведите отдельные регистры налогового учета.
- Опишите порядок ведения налогового учета в учетной политике для целей налогообложения.
- Утвердите учетную политику у руководителя.
- Назначьте ответственного за ведение учета и хранение документов.
Учетная политика — не формальность. Это документ, по которому можно проверить, что вы считали налог по своим же правилам, а не произвольно. Если порядок учета в ней не описан, спорить с проверяющими будет нечем.
Главное правило: последовательность
Налоговый учет применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Нельзя менять правила расчета каждый месяц или квартал: выбранный порядок действует, пока не появится основание его пересмотреть.
Менять порядок учета отдельных операций или объектов можно при изменении законодательства о налогах. Это единственное основание, которое прямо названо в ст. 313 НК РФ. Любое изменение оформляйте документом и вносите в учетную политику — иначе получится, что фактически вы считаете по-новому, а по документам — по-старому.
Практический совет: заведите привычку сверять учетную политику с реальной работой хотя бы раз в год. Если бухгалтер уже считает иначе, чем написано в политике, приведите документы в соответствие.
Ошибки, которые дорого стоят
Учет «в голове». Пока бизнес небольшой, кажется, что достаточно таблицы. Но налоговый учет должен опираться на первичные документы, а не на память. Без документов и регистров вы не докажете ни один показатель.
Нет учетной политики. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике, утверждаемой руководителем. Если документа нет, вы фактически не выполнили требование ст. 313 НК РФ.
Скачанный шаблон без привязки к бизнесу. Чужая политика описывает чужие операции. Проверьте, что в ней есть именно ваши налоги, ваши объекты и ваш порядок расчета.
Регистры не дополнены. Если бухгалтерских регистров не хватает, а вы ничего не добавили, база по налогу может оказаться неполной. Это риск и для расчета, и для отчетности.
Смена правил без оформления. Перешли на другой порядок учета, но не зафиксировали это — получили расхождение между документами и фактическим расчетом.
Последствие у всех ошибок общее: при контроле правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налога вам придется объяснять цифры, которые вы сами не можете подтвердить. Это лишняя работа, споры и доначисления.
Как проверить свой учет за один вечер
Возьмите учетную политику для целей налогообложения. Проверьте, что она утверждена руководителем и что в ней описан порядок ведения налогового учета. Дальше посмотрите, какие регистры вы фактически используете: бухгалтерские с дополненными реквизитами или отдельные налоговые. Убедитесь, что список в политике совпадает с тем, что заполняет бухгалтер.
Затем выберите любую крупную операцию за последний квартал и пройдите по цепочке: первичный документ — регистр — показатель в отчетности. Если цепочка сходится, база считается по документам. Если где-то разрыв, это и есть место, которое нужно закрыть.
И последнее: проверьте, что порядок учета не менялся в течение года без оформленного основания. Это самая частая незаметная ошибка.
Частые вопросы
Для чего предназначен налоговый учет простыми словами?
Чтобы правильно посчитать налог. Он собирает данные первичных документов в систему, из которой видно, как сформировалась налоговая база за период.
Кто обязан вести налоговый учет?
Сам налогоплательщик — организация или ИП. Систему учета он организует самостоятельно, а порядок ведения закрепляет в учетной политике, которую утверждает руководитель.
Можно ли использовать только регистры бухгалтерского учета?
Можно, если в них достаточно информации для расчета налоговой базы. Если нет — вы вправе дополнить их нужными реквизитами или вести самостоятельные регистры налогового учета.
Как часто можно менять порядок налогового учета?
Основание для изменения — изменение законодательства о налогах. Учет применяется последовательно от одного налогового периода к другому, поэтому произвольная смена правил недопустима.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.