Электронная сдача отчетности — это передача деклараций в налоговую по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. Вам нужны квалифицированная электронная подпись, договор с оператором и программа для отправки. По некоторым налогам бумажная декларация не считается сданной вовсе.
Когда без электронной отчетности не обойтись
По НДС декларацию подают только в электронной форме. Это прямо указано в ст. 174 НК РФ: декларация представляется по установленному формату по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. Если вы сдадите ее на бумаге, она не будет считаться представленной.
Для остальных деклараций бумажный вариант допустим не всегда. Ориентируйтесь на численность работников и вид налога. Если сомневаетесь, безопаснее сразу настроить электронную отправку по всем отчетам.
У электронной сдачи есть практическая выгода. Вы отправляете отчет из офиса, не стоите в очереди и получаете квитанцию о приеме. Квитанция подтверждает, что налоговая получила файл.
Что подготовить для подключения
Сначала оформите квалифицированную электронную подпись на руководителя или на сотрудника с доверенностью. Подпись выпускает удостоверяющий центр, без нее оператор не примет файлы.
Затем заключите договор с оператором электронного документооборота. Оператор передает ваши файлы в налоговую и возвращает квитанции. Уточните у него, какие программы нужны для вашей системы налогообложения и отчетности.
Проверьте, что в налоговой актуальны сведения о вашем адресе и контактах. Если данные устарели, квитанции и требования могут не дойти.
Порядок действий при отправке декларации
Сформируйте декларацию в программе или в личном кабинете. Проверьте суммы и коды, затем подпишите файл электронной подписью. Отправьте его через оператора.
Дождитесь квитанции о приеме. Это ваш документ, который подтверждает сдачу. Сохраните квитанцию и архивный файл декларации.
Соблюдайте сроки. Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Декларацию по НДС подают не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ).
Сроки уплаты и связь с отчетностью
Отчетность и уплата налога — разные действия. По НДС налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех месяцев, следующих за кварталом (ст. 174 НК РФ). Отправить декларацию вовремя и не заплатить налог — значит получить долг и возможные санкции.
По УСН базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Проверяйте, какая ставка и какой режим у вас применяются в текущем периоде.
Частые ошибки при электронной сдаче
Первая ошибка — отправить НДС на бумаге. Такая декларация не считается представленной, и у налоговой появляется повод для претензий.
Вторая ошибка — не сохранить квитанцию о приеме. При споре именно квитанция доказывает, что вы отправили отчет.
Третья ошибка — отправить файл в последний день и не проверить статус доставки. Если оператор не получил подтверждение, декларация может остаться непереданной.
Четвертая ошибка — устаревшая электронная подпись. Следите за сроком действия и заранее продлевайте.
Частые вопросы
Обязательно ли сдавать всю отчетность электронно?
Нет, не всю. По НДС электронная форма обязательна (ст. 174 НК РФ). По другим налогам смотрите на требования к вашей ситуации.
Чем подтверждается сдача декларации через интернет?
Квитанцией о приеме в электронной форме. Она приходит от оператора или через личный кабинет налогоплательщика (ст. 80 НК РФ).
Что будет, если отправить декларацию по НДС на бумаге?
Она не считается представленной (ст. 174 НК РФ). Отчетность придется отправить заново в электронной форме.
Можно ли сдать декларацию по УСН на бумаге?
Да, если для вас не установлена обязанность сдавать ее электронно. Срок для организаций — не позднее 25 марта, для ИП — не позднее 25 апреля (ст. 346.23 НК РФ).
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.