Форма 6-НДФЛ за 9 месяцев — это тот же расчет, что и за первый квартал и полугодие: отдельного «осеннего» бланка не существует. Вы заполняете действующую форму расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, и подаете ее в налоговую инспекцию по месту учета. Отчетность за 9 месяцев — это расчет нарастающим итогом с начала года, а не только за июль — сентябрь.
Какой бланк брать и где его взять
Берите форму, которая действует на момент сдачи отчетности. Не скачивайте бланк с сайтов-агрегаторов и не сохраняйте прошлогодний файл: в форме могли измениться поля, штрафы и коды. Надежный источник — раздел отчетности на сайте налоговой службы и ваша программа учета, если она обновлена.
Проверьте, что в программе стоит актуальная версия формы. Если бухгалтер готовит расчет вручную, сверьте бланк с тем, что опубликован налоговой. Устаревший бланк — частая причина отказа в приеме.
Что попадает в расчет за 9 месяцев
Расчет строится нарастающим итогом: в нем отражаются доходы и налог с января по сентябрь включительно. Отдельно показываются суммы за последний квартал — июль, август, сентябрь. Поэтому данные за полугодие в расчете за 9 месяцев не «обнуляются», а увеличиваются на новый квартал.
В расчет попадают выплаты, которые вы как работодатель начислили и выдали сотрудникам: зарплата, премии, отпускные, больничные, доходы в натуральной форме. Если вы платили доходы по договорам подряда физическим лицам, они тоже отражаются в расчете.
Отдельно учтите доходы в виде материальной выгоды. По ст. 212 НК РФ экономия на процентах при получении заемных средств от работодателя признается доходом. Датой фактического получения такого дохода по ст. 223 НК РФ считается последний день каждого месяца в течение срока, на который выдан заем. Если вы выдавали сотруднику беспроцентный или льготный заем, проверьте, попал ли этот доход в расчет.
Когда и как перечислять налог
Сроки перечисления НДФЛ зависят от вида выплаты, а не от даты сдачи расчета. По зарплате налог удерживается при выплате и перечисляется в бюджет в установленный срок. По отпускным и больничным действует отдельный порядок.
Проверьте платежи за июль — сентябрь до подачи расчета. Суммы в разделе о налоге должны совпадать с тем, что вы фактически перечислили в бюджет. Расхождение между расчетом и платежами налоговая видит по данным из платежных документов.
Если сотрудник получил доход в натуральной форме или материальную выгоду, налог удержать не из чего. Тогда вы сообщаете о невозможности удержания в установленном порядке. Не оставляйте такие суммы «висеть» в расчете без пояснений.
Порядок действий перед сдачей
- Соберите все выплаты за январь — сентябрь: ведомости, договоры подряда, приказы на премии, листы по больничным.
- Сверьте доходы каждого сотрудника с данными учета. Особое внимание — тем, кто принят или уволен в третьем квартале.
- Проверьте статус получателей дохода: резидент или нерезидент. От этого зависит ставка налога.
- Сверьте исчисленный и удержанный налог с платежками в бюджет.
- Заполните расчет нарастающим итогом и проверьте контрольные соотношения.
- Сдайте расчет в налоговую и сохраните подтверждение приема.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — сдать расчет только за третий квартал. Это неверно: расчет всегда нарастающий с начала года. Вторая — взять прошлогодний бланк. Третья — не отразить доходы по договорам подряда с физлицами, которые не являются сотрудниками.
Еще одна частая ошибка — неверно указать дату фактического получения дохода. По ст. 223 НК РФ для командировочных это последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. Если дата стоит неверно, налог попадает не в тот период.
За ошибки в расчете и за просрочку сдачи налоговый агент отвечает: начисляются штрафы и пени, а инспекция может потребовать пояснения и уточненный расчет. Если обнаружили ошибку сами, сдайте уточненный расчет — это лучше, чем ждать требования из налоговой.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ за 9 месяцев, если в третьем квартале выплат не было?
Да, расчет сдается нарастающим итогом с начала года. Если выплат не было совсем, это тоже отражается в расчете.
Какой бланк использовать, если форма изменилась в середине года?
Берите форму, действующую на дату сдачи расчета. Скачайте ее заново с сайта налоговой или обновите программу учета.
Попадает ли в расчет за 9 месяцев беспроцентный заем сотруднику?
Да, экономия на процентах по ст. 212 НК РФ является доходом. Датой получения дохода по ст. 223 НК РФ считается последний день каждого месяца пользования займом.
Что делать, если нашли ошибку после сдачи расчета?
Подайте уточненный расчет за тот же период. Укажите верные суммы и приложите пояснения, если налоговая уже направила требование.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.