Формы бухгалтерской отчетности закрепляют в учетной политике, чтобы бухгалтер каждый год составлял один и тот же набор таблиц. В политике перечисляют состав отчетности и указывают, кто ее подписывает. Дальше — что именно прописать и какие сроки не пропустить.
Зачем фиксировать формы в учетной политике
Учетная политика — внутренний документ, по которому вы работаете весь год. Если в ней перечислены формы отчетности, бухгалтер не выбирает каждый раз заново, что сдавать. Проверяющий тоже видит: состав отчетности утвержден вами, а не придуман задним числом.
Формы удобно оформить приложением к политике. В самом тексте дайте ссылку на приложение, а в приложении — перечень таблиц. Так при изменении форм вы правите одно приложение, а не весь документ.
Что включить в перечень форм
Начните с состава годовой отчетности: какие таблицы вы составляете и в каком виде. Опишите, кто подписывает — руководитель, а при необходимости и главный бухгалтер. Укажите, в каком виде сдаете: на бумаге или электронно.
Отдельно пропишите, как храните формы и куда их сдаете. Если у организации нет обязанности представлять годовую отчетность в государственный информационный ресурс, это тоже стоит отразить. По ст. 23 НК РФ такая организация сдает годовую бухгалтерскую отчетность не позднее трех месяцев после окончания отчетного года. Исключение — случаи, когда организация не обязана вести бухучет.
Порядок действий: как закрепить формы
- Проверьте действующую политику: есть ли там раздел про отчетность и приложение с формами.
- Составьте перечень форм, которые вы реально сдаете.
- Оформите перечень приложением и поставьте ссылку на него в тексте политики.
- Утвердите изменения приказом руководителя.
- Ознакомьте бухгалтера с новой редакцией под подпись.
Изменения в политику вносите с начала года. Если меняете формы посреди года, зафиксируйте дату, с которой действует новая редакция. Иначе будет непонятно, по какой форме составлен отчет за период.
Сроки, которые нельзя пропустить
Срок зависит от налогового режима и вида отчетности. По ст. 346.23 НК РФ декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом. Эти даты стоит вписать в политику или в приложение к ней, чтобы бухгалтер видел их в одном документе.
Если вы плательщик НДС, по ст. 174 НК РФ декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев. Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ), базовая ставка УСН на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ).
Частые ошибки
Первая ошибка — перечень форм есть, а ссылки на него в тексте политики нет. Приложение теряется, и бухгалтер составляет отчетность по своему усмотрению.
Вторая — формы утверждены задним числом. Если проверка увидит, что приказ датирован позже отчетности, к документу будет много вопросов.
Третья — в политике перечислены формы, которые вы не сдаете. Лишние таблицы путают бухгалтера и создают риск, что он составит отчет не по той форме.
Четвертая — политику обновили, а бухгалтера с ней не ознакомили. Тогда ссылаться на документ при разборе ошибки сложно.
Последствия, если формы не закреплены
Самого штрафа за отсутствие перечня форм в политике нет. Но последствия практические. Бухгалтер может составить отчетность не в том составе, и вы получите замечание от проверяющих или от банка.
Если отчетность не сдана в срок, по ст. 23 НК РФ это нарушение обязанности налогоплательщика. Поэтому сроки из политики должны совпадать с реальными датами сдачи. Проверьте их перед началом года.
Частые вопросы
Нужно ли закреплять формы отчетности в учетной политике?
Да, это удобно: бухгалтер работает по одному утвержденному перечню, а вы видите, что именно сдается. Отдельной обязанности иметь такой перечень нет, но без него состав отчетности нигде не зафиксирован.
Можно ли менять формы в течение года?
Лучше вносить изменения с начала года. Если меняете посреди года, укажите дату, с которой действует новая редакция, и утвердите изменения приказом.
Что будет, если формы в политике не совпадают с фактической отчетностью?
Проверяющие увидят расхождение между документом и сданной отчетностью. Это повод задать вопросы к учету, поэтому перечень форм стоит сверять с реальностью перед сдачей.
Где указать сроки сдачи отчетности?
Впишите их в политику или в приложение к ней. По ст. 346.23 НК РФ декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.