Формы регистров бухгалтерского учета, которые применяет ваша организация, нужно утвердить в учетной политике. Если готовых регистров не хватает для расчета налогов, вы вправе дополнить их своими реквизитами или вести отдельные регистры налогового учета. Основание — ст. 313 НК РФ.
Что такое регистры и зачем их утверждать
Регистр бухгалтерского учета — это сводная форма, в которой вы систематизируете данные первичных документов за период. Именно из регистров складывается информация о хозяйственных операциях, которая потом попадает в отчетность.
Налоговый учет в ст. 313 НК РФ описан как система обобщения информации для определения налоговой базы. Строится она на данных первичных документов, сгруппированных в установленном порядке. То есть первичка — фундамент, а регистры — способ ее разложить по полочкам.
Утвердить формы нужно по двум причинам. Первая: проверяющие должны видеть, откуда взялись цифры в декларации. Вторая: без утвержденных форм невозможно восстановить логику учета, если бухгалтер уволился или сменилась программа.
Какие формы можно взять за основу
Закон не требует применять единый обязательный набор. Организация сама решает, какие регистры ей нужны, и закрепляет решение в учетной политике.
На практике выбирают один из путей. Первый — использовать формы, которые предлагает ваша бухгалтерская программа: они уже связаны с планом счетов и отчетностью. Второй — разработать собственные таблицы под специфику бизнеса.
Для налогового учета ст. 314 НК РФ описывает аналитические регистры. Это сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный или налоговый период, сгруппированных по требованиям кодекса, без распределения по счетам бухгалтерского учета. Данные налогового учета могут фиксироваться в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах, группирующих информацию об объектах налогообложения.
Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения операций в хронологическом порядке. Это значит, что регистр должен заполняться по мере совершения операций, а не восстанавливаться задним числом перед сдачей отчетности.
Как утвердить формы: пошаговый порядок
Шаг 1. Составьте перечень хозяйственных операций, которые ведете. Выпишите, какие данные нужны для расчета каждого налога и для составления бухгалтерской отчетности.
Шаг 2. Проверьте, какие регистры уже формирует ваша программа. Сверьте их с перечнем из шага 1. Обычно часть операций покрыта, а часть — нет.
Шаг 3. Для недостающих участков добавьте реквизиты в применяемые регистры бухгалтерского учета. Ст. 313 НК РФ прямо разрешает налогоплательщику самостоятельно дополнять регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учета. Альтернатива — вести самостоятельные регистры налогового учета.
Шаг 4. Оформите приложение к учетной политике: перечень форм, кто их заполняет, в какие сроки, кто подписывает. Утвердите приказом руководителя.
Шаг 5. Проверьте, что из каждого регистра можно перейти к первичному документу. Если связь не прослеживается, добавьте графу с реквизитами основания.
Ошибки, которые дорого обходятся
Первая ошибка — регистры есть в программе, но не утверждены. Формально организация применяет формы, которых в ее учетной политике нет. При проверке это выглядит как несистематизированный учет.
Вторая — регистры утверждены, но не заполняются. Пустая форма не подтверждает ничего. Данные налогового учета должны отражаться непрерывно и хронологически, об этом говорит ст. 314 НК РФ.
Третья — в регистрах нет обязательных реквизитов первичного документа. Тогда непонятно, на каком основании в таблице появилась сумма. Восстановить картину по памяти или по выписке банка удается не всегда.
Четвертая — формы меняли в течение года без оформления. Любое изменение набора регистров фиксируйте приказом и приложением к учетной политике с даты, с которой оно действует.
Пятая — регистры ведут в разных файлах у разных сотрудников. Сведите учет в одну систему или хотя бы закрепите единые шаблоны и порядок их сдачи.
Что будет, если регистры не в порядке
Последствие первое — вопросы при проверке. Инспектор запрашивает регистры и первичку, чтобы сверить суммы. Если регистров нет или они не соответствуют декларации, объяснять расхождения придется вам.
Последствие второе — риск доначислений. Когда подтвердить расход или вычет нечем, налоговая база может быть пересчитана. Спорить в такой ситуации сложно: доказывать придется именно организации.
Последствие третье — потеря управляемости. Вы как владелец не увидите, из чего сложилась прибыль и почему налог вырос. Регистры — это не бюрократия, а способ проверить цифры до того, как их увидит инспекция.
Отдельно про инвентаризацию. Сведения инвентаризационных описей последующему уточнению налогоплательщиком не подлежат и являются начальными данными об объектах налогового учета с даты начала применения соответствующих положений законодательства о налогах и сборах. Это закреплено в ст. 313 НК РФ. Если вы начинаете вести учет с инвентаризации, зафиксированные в описях данные менять нельзя.
Как поддерживать порядок в документах
Назначьте ответственного за каждый регистр. Один участок — один человек, с подписью и датой.
Сверяйте регистры с первичкой перед каждой сдачей отчетности. Проверяйте не только итоговые суммы, но и то, что каждая строка имеет основание.
Храните регистры вместе с первичными документами, к которым они относятся. Так проверка займет минуты, а не дни.
Пересматривайте перечень форм раз в год. Если появился новый вид операций, добавьте регистр заранее, а не в момент сдачи отчетности.
Частые вопросы
Обязательно ли применять формы из программы или можно свои?
Можно свои. Закон не устанавливает единого обязательного набора. Главное — утвердить выбранные формы в учетной политике и фактически их заполнять.
Нужно ли вести отдельные регистры налогового учета?
Не всегда. Если в регистрах бухгалтерского учета достаточно информации для определения налоговой базы, отдельные формы не нужны. Если информации не хватает, вы вправе дополнить применяемые регистры дополнительными реквизитами или вести самостоятельные регистры налогового учета — это прямо указано в ст. 313 НК РФ.
Что делать, если регистры не утверждены, а учет уже ведется?
Опишите фактически применяемые формы, оформите приложение к учетной политике и утвердите приказом. Дальше заполняйте их последовательно, чтобы данные подтверждались первичными документами.
Можно ли менять формы регистров в течение года?
Можно, но оформите изменение приказом и укажите дату, с которой действует новый порядок. Не меняйте формы задним числом: это создает расхождения с уже сданной отчетностью.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.