Регистры налогового учета — это сводные формы, в которых вы систематизируете данные для расчета налоговой базы. Их можно вести отдельно или дополнить регистры бухгалтерского учета нужными реквизитами. Порядок ведения вы устанавливаете сами и закрепляете в учетной политике для целей налогообложения, которую утверждает руководитель.
Что считается налоговым учетом и его регистрами
Налоговый учет по ст. 313 НК РФ — это система обобщения информации для определения налоговой базы на основе первичных документов. Проще говоря, это то, из чего складывается цифра налога: доходы, расходы, резервы, остатки убытков, задолженность перед бюджетом.
Аналитические регистры налогового учета по ст. 314 НК РФ — сводные формы систематизации данных за отчетный или налоговый период. Их группируют по требованиям НК РФ и не распределяют по счетам бухгалтерского учета. Данные налогового учета могут быть в разработочных таблицах, справках бухгалтера и других документах, где сгруппирована информация об объектах налогообложения.
Формирование данных предполагает непрерывность отражения операций в хронологическом порядке. То есть регистр — не разовая таблица к декларации, а рабочий документ, который ведется в течение периода.
Какие документы подтверждают данные налогового учета
По ст. 313 НК РФ подтверждением данных налогового учета служат три вещи:
1) первичные учетные документы, включая справку бухгалтера;
2) аналитические регистры налогового учета;
3) расчет налоговой базы.
Если налоговая инспекция запросит обоснование суммы в декларации, именно эта цепочка показывает, откуда взялась цифра. Первичный документ фиксирует операцию, регистр ее группирует, расчет выводит базу.
Содержание данных налогового учета, в том числе данных первичных документов, является налоговой тайной. Лица, получившие к ним доступ, обязаны ее хранить и несут ответственность за разглашение по действующему законодательству.
Обязательные реквизиты регистра
Формы аналитических регистров налогового учета, которые служат документами для налогового учета, должны содержать обязательные реквизиты по ст. 313 НК РФ:
- наименование регистра;
- период (дату) составления;
- измерители операции в натуральном выражении, если это возможно, и в денежном;
- наименование хозяйственных операций;
- подпись и расшифровку подписи лица, ответственного за составление регистра.
Если хотя бы одного реквизита нет, документ сложнее использовать как подтверждение. Проверьте свои таблицы: часто в них отсутствует графа с натуральными измерителями или подпись ответственного.
Как организовать ведение: пошаговый порядок
Система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно. Применяйте ее последовательно от одного налогового периода к другому — это принцип последовательности применения норм и правил налогового учета.
Шаг 1. Определите, каких данных не хватает в регистрах бухгалтерского учета для расчета налоговой базы. По ст. 313 НК РФ вы вправе дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учета.
Шаг 2. Выберите вариант: дополнять бухгалтерские регистры или вести самостоятельные регистры налогового учета. Оба варианта прямо предусмотрены ст. 313 НК РФ.
Шаг 3. Закрепите порядок ведения налогового учета в учетной политике для целей налогообложения и утвердите ее у руководителя. Это требование ст. 313 НК РФ, а не формальность: без утвержденного порядка неясно, по каким правилам вы считаете базу.
Шаг 4. Назначьте ответственного за составление регистров. Его подпись и расшифровка — обязательный реквизит по ст. 313 НК РФ.
Шаг 5. Проверьте, что данные налогового учета отражают порядок формирования доходов и расходов, порядок определения доли расходов, учитываемых в текущем периоде, сумму остатка расходов или убытков на следующие периоды, порядок формирования резервов и сумму задолженности по расчетам с бюджетом. Это перечень из ст. 313 НК РФ.
Ошибки, которые встречаются чаще всего
Первая ошибка — регистры есть, но в них нет обязательных реквизитов. Такая форма не соответствует ст. 313 НК РФ, и подтвердить по ней расчет сложнее.
Вторая — регистры ведутся не continuously, а собираются перед сдачей декларации. Это противоречит требованию непрерывности отражения операций в хронологическом порядке.
Третья — учетная политика для целей налогообложения не содержит порядок ведения налогового учета. Тогда неясно, какие формы вы применяете и кто их подписывает.
Четвертая — регистры не связаны с первичными документами и расчетом налоговой базы. Цепочка подтверждения из ст. 313 НК РФ рвется, и каждая цифра в декларации остается без опоры.
Последствие одно: при проверке или запросе пояснений вы не сможете быстро показать, как получилась сумма. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы налогового учета — формы вы определяете сами, но они должны содержать обязательные реквизиты и соответствовать вашему утвержденному порядку.
Отдельный случай: инвентаризация
Ст. 313 НК РФ предусматривает оформление результатов инвентаризации актом об итогах инвентаризации, который подписывает руководитель юридического лица. К акту прилагаются инвентаризационные описи. Акт с описями представляется в налоговый орган по месту нахождения в установленный срок.
Сведения инвентаризационных описей последующему уточнению налогоплательщиком не подлежат. Они являются начальными данными об объектах налогового учета с даты начала применения положений законодательства о налогах и сборах. Поэтому к заполнению описей стоит отнестись как к финальному документу, а не черновику.
Частые вопросы
Нужно ли вести отдельные регистры, если есть бухгалтерский учет?
Нет, отдельные регистры не обязательны. По ст. 313 НК РФ вы вправе дополнить применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами, если в них не хватает информации для налоговой базы.
Кто утверждает порядок ведения налогового учета?
Руководитель. По ст. 313 НК РФ порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой руководителем.
Можно ли использовать свои формы регистров?
Да. Налоговые органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы налогового учета. Но в ваших формах должны быть обязательные реквизиты по ст. 313 НК РФ.
Что будет, если в регистре нет подписи ответственного?
Документ не будет соответствовать требованиям ст. 313 НК РФ к составу реквизитов. Это ослабляет подтверждение данных налогового учета при запросе пояснений из инспекции.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.