Выплаты по договору ГПХ — это доход подрядчика, с которого вы как заказчик удерживаете НДФЛ и показываете его в 6-НДФЛ. В расчёт попадают и вознаграждение, и дата его фактической выплаты. Если вы ИП на спецрежиме и платите физлицу не за себя как работодателя, обязанности налогового агента может не быть — проверьте свой случай.
Кто и когда становится налоговым агентом
По договору ГПХ заказчик выступает налоговым агентом: он исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ с вознаграждения подрядчика. Это касается и организаций, и ИП, которые привлекают исполнителей. Обязанность возникает в момент выплаты дохода, а не в момент подписания акта.
Если подрядчик — ИП на спецрежиме и предъявил вам документы о своём статусе, НДФЛ с его вознаграждения не удерживается. Тогда и в 6-НДФЛ эта сумма не попадает. Держите копии подтверждающих документов в деле — при проверке они объяснят, почему выплаты не отражены.
Что попадает в расчёт, а что нет
В 6-НДФЛ включайте вознаграждение по договору подряда или оказания услуг, а также суммы, которые вы платите физлицу за работы и услуги. Аванс по договору ГПХ — тоже доход: НДФЛ удерживается при его выплате.
Не включайте в расчёт компенсацию расходов подрядчика, если она не является его доходом, и суммы, которые вы платите ИП. Отдельно проверьте ситуации, когда экономия на процентах или иная выгода может считаться доходом: по ст. 212 НК РФ отдельные виды материальной выгоды от экономии рассматриваются как доход, и правила здесь менялись с 2024 года. Если у вас есть такие выплаты, разберите каждый случай отдельно.
Как заполнить 6-НДФЛ по ГПХ
В разделе 1 показывайте НДФЛ, исчисленный и удержанный за период, с распределением по срокам перечисления. В разделе 2 отражайте дату фактического получения дохода и дату удержания налога. Для вознаграждения по ГПХ дата получения дохода — день выплаты, включая аванс.
Строку с суммой дохода заполняйте по каждому подрядчику. Если выплат не было, раздел 2 по этому человеку не заполняется. Сверяйте данные с расчётными документами: сумма в 6-НДФЛ должна совпадать с тем, что вы фактически перечислили.
Если подрядчик заявляет вычет, он делает это сам. По ст. 221 НК РФ при отсутствии налогового агента вычет предоставляется при подаче декларации по окончании налогового периода. Если вы как заказчик не являетесь налоговым агентом, вычет через вас не проходит.
Ошибки, которые видит инспекция
Первая ошибка — не отразить аванс по ГПХ. Налог с него удерживается при выплате, значит, и в расчёте он должен быть. Вторая — перепутать дату акта и дату выплаты: для 6-НДФЛ важна выплата.
Третья ошибка — удержать НДФЛ с выплаты подрядчику-ИП, который подтвердил статус. Четвёртая — не удержать налог с выплаты физлицу без статуса ИП. Пятая — указать в расчёте сумму, которая не совпадает с платёжными документами.
Отдельно следите за ситуацией, когда подрядчик не зарегистрирован как ИП, но ведёт предпринимательскую деятельность. По ст. 221 НК РФ правила о вычетах применяются и к таким лицам. Это влияет на их декларирование, но не отменяет вашу обязанность как налогового агента при выплате.
Последствия и что сделать заранее
За неудержание или неполное удержание налога налоговому агенту грозит ответственность по НК РФ. Точный размер штрафа и пени зависит от обстоятельств — уточняйте по актуальной редакции. Кроме того, инспекция может запросить пояснения по расхождению между 6-НДФЛ и банковскими выписками.
Что сделать заранее:
- Соберите по каждому подрядчику договор, акт и платёжный документ.
- Проверьте статус подрядчика: физлицо или ИП, есть ли подтверждающие документы.
- Зафиксируйте даты выплат, включая авансы.
- Сверьте расчёт с фактически перечисленным налогом до сдачи.
Если обнаружили ошибку после сдачи, подайте уточнённый расчёт. Это снимет часть рисков, но не отменяет обязанность доплатить налог и пени.
Частые вопросы
Нужно ли отражать в 6-НДФЛ выплаты подрядчику-ИП?
Нет, если ИП подтвердил свой статус документами. НДФЛ с его вознаграждения не удерживается, значит, и в расчёт сумма не попадает.
Включается ли аванс по договору ГПХ в 6-НДФЛ?
Да. Аванс — это доход подрядчика, НДФЛ с него удерживается при выплате, и он отражается в расчёте.
Что делать, если подрядчик не зарегистрирован как ИП?
Выплата ему — доход физлица, вы удерживаете НДФЛ как налоговый агент. Правила о вычетах по ст. 221 НК РФ применяются и к таким лицам, но вычет они заявляют сами.
Какая ответственность за ошибку в 6-НДФЛ по ГПХ?
Возможны штраф и пени по НК РФ, а также запрос пояснений от инспекции. Размер зависит от обстоятельств — сверяйтесь с актуальной редакцией.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.