Инвентаризация перед годовой отчетностью — это сверка того, что записано в учете, с тем, что реально есть у компании: деньги, товары, материалы, оборудование, долги. Без нее годовая бухгалтерская отчетность может оказаться недостоверной. Провести ее нужно до того, как отчетность будет составлена и сдана.
Зачем инвентаризация перед годовой отчетностью
В учете отражаются операции, но остатки на складе, в кассе и в расчетах могут не совпадать с документами. Причины бывают разные: недостачи, пересортица, ошибки в накладных, неотраженные поступления, долги, которые уже погашены или, наоборот, стали безнадежными.
Инвентаризация показывает реальное положение дел. По ее результатам вы либо подтверждаете учетные данные, либо вносите исправления до составления годовой отчетности. Если этого не сделать, в отчетности появятся суммы, которых нет в действительности.
Отдельно стоит помнить о сроке сдачи самой отчетности. Годовую бухгалтерскую отчетность организация представляет не позднее трех месяцев после окончания отчетного года, если у нее нет обязанности сдавать ее в виде государственного информационного ресурса (ст. 23 НК РФ). Поэтому инвентаризацию нельзя откладывать на последние дни перед сдачей.
Что проверять в первую очередь
Начните с активов, которые легко пересчитать и сверить.
- Денежные средства. Сверьте кассу и остатки на расчетных счетах. По кассе снимите фактический остаток и сравните с учетным.
- Товары и материалы. Пересчитайте остатки на складе, сверьте с данными учета. Отдельно проверьте товары, отданные на реализацию или находящиеся на хранении у других лиц.
- Основные средства. Проверьте наличие оборудования, транспорта, техники. Убедитесь, что объекты, которые вы списали, физически отсутствуют, а числящиеся в учете — есть.
- Расчеты с контрагентами. Сверьте дебиторскую и кредиторскую задолженность. Запросите акты сверки у крупных поставщиков и покупателей. Проверьте долги, по которым истек срок исковой давности.
- Обязательства. Проверьте кредиты, займы, начисленные, но не выплаченные суммы.
Если у вас есть обособленные подразделения или склады в других местах, инвентаризацию проводят по каждому месту хранения отдельно.
Порядок действий
- Издайте приказ о проведении инвентаризации. Укажите состав комиссии, перечень имущества и обязательств, даты начала и окончания. Приказ подписывает руководитель.
- Определите фактическое наличие. Комиссия пересчитывает имущество, снимает остатки, осматривает объекты. Участие материально ответственных лиц обязательно.
- Оформите результаты. Составьте инвентаризационные описи или акты по каждому виду имущества. Записи делайте по фактическим данным, а не по учетным.
- Сравните с учетом. Составьте сличительные ведомости, где покажите расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета.
- Зафиксируйте расхождения. Оформите ведомость расхождений и объяснения материально ответственных лиц по недостачам.
- Отразите результаты в учете. Недостачи, излишки, пересортицу и долги с истекшим сроком отразите до составления годовой отчетности.
Все документы подписывают члены комиссии и материально ответственные лица. Без подписей описи не имеют силы.
Типичные ошибки
Инвентаризация только на бумаге. Описи заполняют по данным учета, не выходя на склад. Такая проверка ничего не показывает и не защищает от претензий.
Нет приказа и комиссии. Если проверку провел один человек без приказа, результаты легко оспорить. Оформляйте комиссию и приказ до начала работы.
Не проверены расчеты. Многие ограничиваются складом и кассой, забывая о долгах. А именно дебиторская задолженность часто искажает отчетность.
Расхождения не отражены в учете. Нашли недостачу или излишек, но не внесли исправления. Тогда в отчетности остаются неверные суммы.
Нарушены сроки. Инвентаризацию провели после того, как отчетность уже составлена. Исправлять что-либо в сданной отчетности сложнее.
Последствия
Если инвентаризацию не провести или провести формально, в годовой отчетности останутся недостоверные данные об активах и обязательствах. Это может привести к спорам с контрагентами, банками и проверяющими.
Недостачи и излишки, не отраженные в учете, искажают финансовый результат. Долги с истекшим сроком исковой давности, которые не списали, завышают активы. В результате собственник видит неверную картину бизнеса и принимает решения на основе ошибочных цифр.
Отдельно проверьте налоговые сроки. Декларацию по УСН организация подает не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Если вы платите НДС, декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог по общей ставке 22 % платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ, п. 3 ст. 164 НК РФ). Инвентаризация помогает сверить базу и не подать отчетность с ошибками.
Частые вопросы
Обязательна ли инвентаризация перед годовой отчетностью?
Да, если организация составляет годовую бухгалтерскую отчетность. Проверку проводят до ее составления, чтобы данные в отчетности соответствовали реальному имуществу и обязательствам.
Можно ли провести инвентаризацию только по складу?
Нет. Проверять нужно и деньги, и расчеты с контрагентами, и обязательства. Иначе часть данных в отчетности останется неподтвержденной.
Что делать, если нашли недостачу?
Оформите ведомость расхождений и объяснения материально ответственных лиц. Результаты отразите в учете до составления годовой отчетности.
Нужен ли приказ о проведении инвентаризации?
Да. Приказ фиксирует состав комиссии, перечень имущества и сроки. Без него результаты проверки легко оспорить.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.