Кадровый учет — это все документы и записи о ваших отношениях с работниками: кто принят, на какую должность, с какими условиями, когда переведен и когда уволен. Вести его обязана каждая компания и каждый предприниматель, у которого есть сотрудники. Порядок простой: оформляйте каждое событие с работником документом в тот момент, когда оно происходит, и храните эти документы.
Что входит в кадровый учет
Основа — трудовые договоры. В них фиксируются должность, место работы, условия оплаты и режим труда. К договору примыкают документы, которые вы оформляете при приеме: заявление работника, приказ о приеме, запись в трудовой книжке или сведения о ней, если книжка ведется в электронном виде.
Дальше идут документы по текущей работе. Это приказы о переводах, отпусках, поощрениях и взысканиях, график отпусков, табели учета рабочего времени, расчетные листки. Отдельный блок — локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, инструкции по охране труда.
Еще один блок — документы по увольнению и все, что связано с движением персонала. Здесь же хранятся личные карточки работников и основания для выплат. Если часть документов ведется в электронном виде, нужен порядок, по которому вы подтверждаете ознакомление работников с ними.
Порядок действий при приеме работника
Сначала определите условия будущей работы и зафиксируйте их письменно. Работник пишет заявление, вы заключаете трудовой договор в двух экземплярах и выдает один на руки. До подписания договора работник должен быть ознакомлен с локальными актами, которые касаются его работы, и с правилами внутреннего трудового распорядка.
Затем оформляется приказ о приеме. Работник знакомится с ним под подпись. После этого вносится запись в трудовую книжку, если она ведется на бумаге, либо подаются сведения в электронном виде. Проверьте, что должность в договоре, приказе и книжке совпадает буквально.
Отдельно заведите личную карточку и оформите допуск к работе. Если работа связана с материальной ответственностью, подпишите договор о ней. Если требуется медосмотр или инструктаж, оформите их до начала работы, а не задним числом.
Что делать в течение работы
Каждое изменение условий оформляйте документом. Перевод на другую должность, изменение оплаты, смена режима труда — все это требует согласия работника и приказа. Устные договоренности не защищают ни вас, ни работника.
Отпуска планируйте заранее: график отпусков составляется до начала года и обязателен для обеих сторон. Фактические отпуска оформляйте приказами и отмечайте в личной карточке. Больничные, отсутствие по другим причинам и отклонения от графика отражайте в табеле.
Табель ведите по факту, а не «по средней». Именно из него считаются выплаты, и расхождения между табелем и расчетными документами — частая причина споров. Расчетные листки выдавайте работникам в установленном вами порядке.
Увольнение и документы на хранение
При увольнении важен порядок. Сначала оформляется основание: заявление работника или документ, подтверждающий причину расторжения договора по инициативе работодателя. Затем издается приказ, работник знакомится с ним под подпись.
В последний рабочий день вы выдаете трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, производите расчет и выдаете документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника. Копии кадровых документов предоставляются по его запросу в установленном порядке.
Храните кадровые документы в течение сроков, установленных для каждого вида. Не выбрасывайте приказы, договоры и личные карточки после увольнения работника: они могут понадобиться при проверке, споре или запросе самого работника. Заведите опись дел, чтобы понимать, что и где лежит.
Частые ошибки владельца бизнеса
Первая ошибка — работать без документов «на доверии». Договор есть, а приказов, табеля и графика отпусков нет. При проверке или споре доказать свою позицию будет нечем.
Вторая — оформлять документы задним числом. Это видно по датам, подписям и последовательности событий. Такие документы вызывают больше вопросов, чем их отсутствие.
Третья — расхождения между документами. Должность в договоре одна, в приказе другая, в табеле третья. Любое несовпадение трактуется не в пользу работодателя.
Четвертая — отсутствие ознакомления работников с локальными актами. Если подписи нет, считается, что работник с документом не ознакомлен.
Пятая — кадровый учет ведет человек без полномочий. Приказом или договором должно быть определено, кто отвечает за кадровые документы и кто подписывает их от имени компании.
Последствия беспорядка в кадрах
Последствия бывают трех видов. Первый — претензии при проверке: отсутствие обязательных документов и неправильное оформление фиксируются как нарушения. Второй — трудовые споры: работник, у которого нет договора или приказа, легче доказывает свою версию. Третий — проблемы с выплатами и налогами: расхождения в табеле и расчетных документах приводят к пересчетам.
Отдельно стоит помнить о персональных данных. Сведения о работниках нужно собирать и хранить в том объеме, который нужен для работы, и не передавать их третьим лицам без основания. Для этого нужен локальный акт о работе с персональными данными и назначенный ответственный.
Навести порядок можно без сложных систем. Составьте перечень обязательных документов, проверьте по нему каждого работника, восстановите недостающие документы текущими датами и заведите папки по видам документов. Дальше достаточно правила: любое событие с работником оформляется документом в тот же день.
Частые вопросы
Нужен ли кадровый учет ИП без сотрудников?
Нет. Кадровый учет возникает тогда, когда вы принимаете работников. Пока сотрудников нет, вести трудовые договоры, приказы и табели не требуется.
Можно ли вести кадровый учет в электронном виде?
Да, часть документов можно вести в электронном виде. При этом нужно определить порядок ознакомления работников с документами и обеспечить возможность получить копию.
Что делать, если документы за прошлые периоды не оформлялись?
Восстановите обязательные документы по фактам, которые можете подтвердить, и оформите их текущими датами. Задним числом документы не составляйте.
Кто может отвечать за кадровый учет в небольшой компании?
Это может быть любой работник, которому вы поручите эту работу приказом или договором. Важно, чтобы полномочия подписывать кадровые документы были закреплены письменно.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.