Налоговые органы проверяют документы двумя путями: по декларациям у себя в инспекции (камеральная проверка) и с выездом к вам (выездная проверка). В обоих случаях у вас могут истребовать документы по ст. 93 НК РФ. Ваша задача — вовремя и в том виде, который требует инспекция, передать бумаги и не мешать проверяющим работать.
Камеральная проверка: документы смотрят в инспекции
Камеральная проверка идёт по месту нахождения налогового органа. Её проводят на основе ваших деклараций и расчётов, а также документов, которые вы представили, и других документов о вашей деятельности, которые уже есть у инспекции (ст. 88 НК РФ).
Отдельного визита инспектора при камеральной проверке нет. Но если по декларации есть вопросы, у вас могут истребовать пояснения и документы. Требование приходит в электронном виде или на бумаге, и от даты его получения считается срок на ответ.
Практический вывод для владельца: следите за входящими требованиями из инспекции. Пропущенное требование превращается в штраф, а не в «разберёмся потом».
Выездная проверка: что происходит в офисе
При выездной проверке вы обязаны обеспечить возможность должностных лиц налогового органа ознакомиться с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов (ст. 89 НК РФ). Документы, необходимые для проверки, истребуют в порядке ст. 93 НК РФ.
Ознакомление с подлинниками документов допускается только на вашей территории. Исключения — проверка по месту нахождения налогового органа и случаи, предусмотренные ст. 94 НК РФ. То есть вынести оригиналы за пределы офиса инспекторы просто так не могут.
Если инспектор пришёл к вам, требование о представлении документов передают руководителю или уполномоченному представителю организации либо самому ИП лично под расписку (ст. 93 НК РФ). Распишитесь — зафиксируйте дату. С этой даты и считайте срок.
Осмотр помещений и инвентаризация
При необходимости проверяющие могут провести инвентаризацию вашего имущества. Также они вправе осмотреть производственные, складские, торговые и иные помещения и территории, которые вы используете для извлечения дохода или которые связаны с содержанием объектов налогообложения (ст. 89 НК РФ). Порядок осмотра установлен ст. 92 НК РФ.
Что это значит на практике. Перед проверкой приведите в порядок склад и торговый зал: товар должен совпадать с учётом. Расхождения между фактическим наличием и документами инспекторы зафиксируют в протоколе, и объяснять их придётся уже в ходе проверки.
Филиалы и представительства
В рамках выездной проверки инспекция вправе проверять деятельность ваших филиалов и представительств (ст. 89 НК РФ). Возможна и отдельная самостоятельная проверка филиала — по вопросам правильности исчисления и своевременности уплаты региональных и местных налогов.
Здесь есть ограничения в вашу пользу. По одним и тем же налогам за один и тот же период две и более выездные проверки филиала не проводят. Более двух выездных проверок одного филиала за календарный год тоже быть не может. Срок самостоятельной проверки филиала — не больше одного месяца.
Что попадёт в акт проверки
Результаты оформляют по ст. 100 НК РФ. В акте указывают фамилии, имена и отчества проверяющих, их должности и наименование инспекции. Для выездной проверки — дату и номер решения руководителя о её проведении.
Также в акте фиксируют перечень документов, которые вы представили в ходе проверки, период проверки, наименование налога, даты начала и окончания, адрес организации или место жительства ИП. Для камеральной проверки указывают дату представления декларации и иных документов.
Проверьте акт на эти пункты. Если период или перечень документов указаны неверно, у вас есть основания для возражений.
Частые ошибки бизнеса
Первая — не ответить на требование. Документы нужно представить в срок, указанный в требовании, и в том виде, который запросили: копии или, если прямо указано, оригиналы для ознакомления.
Вторая — отдать оригиналы «просто посмотреть» без расписки. Ознакомление с подлинниками допускается на вашей территории, поэтому передавайте документы по описи и фиксируйте, кто и что получил.
Третья — пустить осмотр без подготовки. Инвентаризация и осмотр помещений проводятся в порядке ст. 92 НК РФ, и их результаты становятся частью доказательств.
Четвёртая — не вести учёт полученных требований. Заведите журнал: дата получения, что запросили, кто ответственный, дата отправки ответа. Это спасает при спорах о сроках.
Частые вопросы
Чем камеральная проверка отличается от выездной?
Камеральная идёт в инспекции на основе ваших деклараций и имеющихся у неё документов (ст. 88 НК РФ). Выездная проходит у вас, и в её рамках инспекторы знакомятся с подлинниками документов на вашей территории (ст. 89 НК РФ).
Обязан ли я пускать инспекторов в помещения?
Да, вы обязаны обеспечить возможность ознакомиться с документами по исчислению и уплате налогов. Кроме того, при необходимости проводится инвентаризация имущества и осмотр помещений, используемых для извлечения дохода (ст. 89 НК РФ).
Могут ли проверять мой филиал отдельно?
Да, возможна самостоятельная выездная проверка филиала или представительства по региональным и местным налогам. Но не более двух таких проверок филиала за календарный год и не по одним и тем же налогам за один период.
Что должно быть в акте проверки?
Фамилии и должности проверяющих, наименование инспекции, период проверки, наименование налога, даты начала и окончания, перечень представленных вами документов и адрес организации или ИП (ст. 100 НК РФ).
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.