Доверенность нужна, когда отчетность в налоговую сдает не сам владелец бизнеса, а другой человек или компания. Полномочия представителя должны быть подтверждены документами, которые есть у налогового органа. Без этого обязанность по сдаче отчетности может считаться неисполненной.
Когда без доверенности не обойтись
Руководитель ООО подписывает отчетность своей электронной подписью. Если он передает это право главбуху, внешнему бухгалтеру или другому сотруднику, нужен документ о полномочиях.
У ИП ситуация похожая. Предприниматель может сам сдавать декларации или поручить это помощнику. В обоих случаях налоговая должна видеть, что у представителя есть право действовать от имени бизнеса.
Отдельный случай — сдача отчетности через уполномоченного представителя, который получает документы от налогового органа. Здесь действует правило ст. 23 НК РФ: обязанность получить документы считается исполненной, только если в налоговом органе есть документы, подтверждающие полномочия владельца квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.
Какие документы подтверждают полномочия
Если представитель — физическое лицо, ему нужна доверенность от владельца бизнеса. В ней указывают, кому и на что даны полномочия: подписывать и сдавать декларации, получать документы из налоговой.
Если представитель — юридическое лицо, документов больше. По ст. 23 НК РФ в налоговом органе должны быть документы, подтверждающие полномочия физического лица — владельца сертификата ключа проверки электронной подписи. Исключение — когда это физическое лицо является законным представителем такой организации.
Проще говоря: налоговая должна однозначно понимать, кто именно действует за бизнес и на каком основании. Если цепочка полномочий не подтверждена, документы от налоговой могут не считаться полученными.
Порядок действий
Сначала определите, кто будет сдавать отчетность: сотрудник, внешний бухгалтер или компания. От этого зависит набор документов.
Затем оформите доверенность. В ней пропишите конкретные действия: сдача декларации по УСН, декларации по НДС, получение требований и других документов из налоговой. Чем точнее формулировка, тем меньше вопросов.
После этого передайте в налоговый орган документы, подтверждающие полномочия представителя. Если представитель действует по электронной подписи, проверьте, что в налоговом органе есть документы на владельца сертификата.
Отдельно проверьте сроки. Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ). Если доверенность оформлена с ошибкой, срок будет пропущен.
Электронная подпись и доверенность
При электронной сдаче отчетности доверенность не заменяет электронную подпись. Представитель подписывает документы своим сертификатом, а его полномочия подтверждаются доверенностью.
Здесь чаще всего и возникают сбои. В налоговом органе нет документов на владельца сертификата — и обязанность по получению документов от налоговой не считается исполненной по ст. 23 НК РФ. В результате требования и уведомления формально не доставлены, а бизнес узнает о них с опозданием.
Проверьте заранее, что в налоговом органе есть и доверенность, и документы на владельца квалифицированного сертификата. Если представителем выступает юридическое лицо, нужны документы и на физическое лицо — владельца сертификата.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — доверенность «на все» без конкретных действий. Инспектор может не принять отчетность, если из документа непонятно, вправе ли представитель ее подписывать.
Вторая ошибка — доверенность есть, а документов на владельца электронной подписи в налоговом органе нет. По ст. 23 НК РФ в этом случае обязанность получить документы от налоговой не исполнена. Требования и решения считаются неполученными, сроки на ответ проходят.
Третья ошибка — представитель сменился, а документы в налоговой не обновили. Старый сотрудник уже не работает, новый сдает отчетность, но полномочий в налоговом органе не подтверждено.
Последствия касаются сроков и штрафов. Пропуск срока сдачи декларации по УСН или НДС — это нарушение, за которое наказывают. Кроме того, бизнес может не узнать о требовании налоговой и пропустить срок ответа.
Что проверить перед сдачей отчетности
Сверьте, кто именно будет подписывать декларацию и чьим сертификатом электронной подписи она будет подписана. Убедитесь, что доверенность описывает это действие.
Проверьте, что в налоговом органе есть документы, подтверждающие полномочия владельца сертификата. Если представитель — юридическое лицо, проверьте документы и на физическое лицо, которое подписывает отчетность.
Уточните сроки по каждому налогу. По НДС налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Если доверенность оформлена неправильно, под угрозой окажутся и сроки сдачи, и сроки платежей.
Частые вопросы
Нужна ли доверенность, если отчетность сдает главбух?
Да, если главбух не является законным представителем бизнеса. Его полномочия должны быть подтверждены документами, которые есть в налоговом органе.
Можно ли оформить доверенность на внешнюю бухгалтерскую компанию?
Да. Но если представителем выступает юридическое лицо, по ст. 23 НК РФ в налоговом органе должны быть документы, подтверждающие полномочия физического лица — владельца сертификата ключа проверки электронной подписи.
Что будет, если документов на владельца электронной подписи нет в налоговой?
Обязанность получить документы от налогового органа не считается исполненной по ст. 23 НК РФ. Бизнес может не узнать о требовании и пропустить срок ответа.
Какие сроки сдачи отчетности проверить вместе с доверенностью?
Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля (ст. 346.23 НК РФ). Декларацию по НДС — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ).
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.