Неудержанный НДФЛ в 6-НДФЛ показывают отдельно: в расчёте есть специальное приложение, где по каждому сотруднику указывают сумму дохода и сумму налога, который вы не смогли удержать. В обычных разделах расчёта эта сумма не «растворяется» — её нужно отразить так, как требует форма. Ниже — что это за ситуация, как действовать и где чаще всего ошибаются.
Когда НДФЛ становится неудержанным
Неудержанный налог — это НДФЛ, который вы начислили с дохода сотрудника, но не смогли удержать при выплате. Типичный случай — доход выдали не деньгами, а в натуральной форме или в виде материальной выгоды, и денежных выплат, из которых можно удержать налог, не хватило.
Закон прямо говорит, что экономия на процентах у работодателя фактически является материальной помощью либо формой встречного исполнения обязательства перед налогоплательщиком, в том числе оплатой за поставленные товары, работы или услуги (ст. 212 НК РФ). Проще говоря, если вы простили сотруднику долг, оплатили его покупки или дали беспроцентный заём, у него возникает доход. С него нужно исчислить НДФЛ.
Удержать налог можно только из денежных выплат. Если денег к выплате нет или их меньше суммы налога, остаток становится неудержанным. Это не значит, что налог «сгорел»: обязанность отчитаться по нему остаётся у вас как у налогового агента.
Что делать до заполнения расчёта
Сначала зафиксируйте сам факт: посчитайте доход в натуральной форме или материальную выгоду, определите дату получения дохода и сумму НДФЛ. Сделайте это по каждому сотруднику отдельно — расчёт по сотрудникам потом понадобится для приложения.
Затем проверьте, были ли в течение года денежные выплаты, из которых налог можно было удержать. Если да — удержите налог при ближайшей выплате. Если денежных выплат не было вовсе или их не хватило, остаток признаётся неудержанным.
После этого сообщите о неудержанном налоге в налоговый орган. Сделать это нужно в тот же срок, в который вы отчитываетесь по НДФЛ за год. В сообщении укажите сотрудника, сумму дохода и сумму неудержанного налога. Форму и порядок подачи уточняйте в актуальной редакции нормативных документов: они меняются, а устаревший бланк — частая причина отказа в приёме.
Как заполнить 6-НДФЛ
В расчёте 6-НДФЛ есть разделы, где показывают общие суммы, и приложение, где расписывают доходы и налог по каждому физическому лицу. Неудержанный налог попадает именно в приложение — по строкам конкретного сотрудника.
Порядок такой. В приложении по каждому сотруднику укажите сумму дохода, с которого налог исчислен, и сумму налога, который вы не удержали. Не пытайтесь «спрятать» эту сумму в общих разделах: там отражаются удержанный и перечисленный налог, и неудержанная сумма исказит картину.
Отдельно проверьте, что суммы в приложении сходятся с вашими регистрами налогового учёта. Если вы вели учёт по сотрудникам в таблице, сверьте каждую строку: расхождение на несколько рублей даёт ошибку в контрольных соотношениях, и расчёт вернут.
Если неудержанного налога нет, приложение по этому сотруднику не заполняется. Пустые строки с нулями не нужны.
Ошибки, из-за которых расчёт возвращают
Первая ошибка — показать неудержанный налог как удержанный. Тогда в расчёте появится сумма налога, которую вы фактически не перечисляли, и данные разойдутся с вашими платежами. Это прямой путь к вопросам от инспекции.
Вторая ошибка — не подать сообщение о неудержанном налоге. Расчёт сам по себе не заменяет это сообщение: это два разных документа, и обязанность по каждому возникает отдельно.
Третья ошибка — неверно определить дату получения дохода. Для дохода в натуральной форме и для материальной выгоды дата определяется по правилам ст. 212 НК РФ, и от неё зависит, в какой период попадёт доход. Если дата сдвинута, сумма уедет в чужой отчётный период.
Четвёртая ошибка — забыть про сотрудников, которые уволились. Обязанность отчитаться по их доходам не исчезает вместе с трудовым договором. Проверьте уволенных отдельно, особенно если расчёт с ними закрывали не деньгами.
Последствия и что сделать сейчас
Если не показать неудержанный налог, инспекция увидит расхождение между вашими выплатами и расчётом. Дальше — требование пояснить, вызов на комиссию и доначисление. Штрафы и пени начисляются по нормам НК РФ, поэтому точные суммы лучше уточнять по актуальной редакции.
Если ошибку уже нашли, подайте уточнённый расчёт за тот период, в котором она допущена. К уточнёнке приложите пояснение: что именно исправлено и почему. Такой порядок снижает риск, что инспекция посчитает ошибку умышленной.
Проверьте ноябрь и декабрь: именно в конце года чаще всего всплывают доходы в натуральной форме и прощённые долги. Соберите по каждому сотруднику сумму дохода и сумму налога, сверьте с выплатами и только потом заполняйте приложение. Если сомневаетесь в дате получения дохода, разберите конкретную операцию до подачи расчёта — переделывать уточнёнку дороже, чем проверить один документ.
Частые вопросы
Нужно ли показывать неудержанный НДФЛ, если сотрудник уже уволился?
Да. Обязанность отчитаться по его доходам остаётся у вас как у налогового агента. Покажите сумму в приложении по этому сотруднику за тот период, в котором возник доход.
Можно ли удержать налог из следующих выплат?
Да, если у вас есть денежные выплаты этому сотруднику. Удерживайте при ближайшей выплате, а неудержанным признавайте только остаток, который удержать не удалось.
Что будет, если не подать сообщение о неудержанном налоге?
Это отдельное нарушение. Расчёт 6-НДФЛ его не заменяет, поэтому инспекция может расценить ситуацию как непредставление обязательных сведений.
Нужно ли заполнять приложение, если неудержанного налога нет?
Нет. Приложение заполняется только по тем сотрудникам, у которых есть такие суммы. Пустые строки с нулями не нужны.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.